ISO 9001:2015 es una herramienta indispensable en el día a día de cualquier organización. El ciclo PDCA en ISO 9001, es una de las metodologías más utilizadas en la gestión de la calidad; y es empleada, entre otras cuestiones, para planificar la ejecución de las actividades, estandarizar y controlar procesos y centrarse siempre en la satisfacción del cliente.

Cuando se pregunta a la Alta Dirección de cualquier organización acerca de la expectativa que tiene con respecto a la implementación de un sistema de gestión de la calidad, la respuesta es unánime: “proporcionar productos y servicios de calidad”. El ciclo PDCA en ISO 9001, es la herramienta más eficaz en el cumplimiento de este propósito.

Muchos conocen los requisitos impuestos por la norma. Sin embargo, no ven más allá de la burocracia documental necesaria para alcanzar esos requisitos. Los buenos gerentes de calidad saben exactamente cuáles son los beneficios de aplicar un enfoque sistemático, conocido como ciclo PDCA.

Los orígenes del ciclo PDCA en ISO 9001

Este modelo fue popularizado por el Dr. Edwards Deming, considerado por muchos como una de las personas que más ha aportado en el tema de gestión de la calidad en tiempos modernos.

El ciclo PDCA en ISO 9001 se ha implementado con éxito en industrias de gran renombre, que utilizan sistemáticas modernas de gestión de la calidad. Este es un enfoque que se puede implementar para cualquier tipo de organización y para cualquier tipo de proceso.

Las etapas del ciclo PDCA

Para entender un poco mejor cómo funciona este ciclo, podemos señalar que tiene cuatro etapas que se repiten continuamente por un periodo indeterminado. De esta forma, la mejora de los procesos nunca tiene fin, lo que es ampliamente conocido en el medio de la calidad como mejora continua.

Este enfoque alienta a la organización a planificar lo que se ha de realizar y posteriormente verificar, generando a partir de ello una comparativa, que será fundamental para mejorar el sistema.

Planificación (Plan)

La primera etapa es la etapa de planificación, donde se establecen los objetivos que la organización desea alcanzar con la implementación de un determinado proceso. En esta etapa, también se define la forma en que se realizarán las actividades, los recursos necesarios para lograrlo, los responsables de la ejecución y los plazos para concluir esas acciones.

Esta etapa es de fundamental importancia y debe ser muy bien trabajada para que las metas propuestas se alcancen y no generar frustraciones en la implementación del método.

Es importante también definir qué indicadores se utilizarán durante la ejecución del proceso, para que se generen datos consistentes y relevantes que permitan comparar lo planeado con lo ejecutado.

Ejecución (Do)

La ejecución es la realización de la actividad propiamente dicha. Es aquí donde todo lo que fue planeado en la etapa anterior debe ser realizado. Es importante seguir el plan. Solo de esta forma el ciclo podrá ofrecer resultados, pues a partir de la detección de los fallos en la planificación surgen oportunidades para la mejora.

En este momento, es fundamental recoger los datos que se han decidido en la planificación de manera correcta, para que estos se comparen con las metas propuestas. La comparativa de la realidad ofrecida por esos datos con las metas es lo que permite la implementación de una acción eficaz para resolver los problemas encontrados.

Verificación (Check)

Ha llegado el momento de contrastar todo aquello que fue planeado con lo que realmente se ejecutó. De ahí, la importancia de recoger datos de forma correcta y de establecer métricas que puedan ser comparadas con lo planeado.

Es probable que todo lo que fue planeado no se haya alcanzado. Esto resulta natural, pues durante la ejecución de las actividades, surgen adversidades que no fueron previstas en la planificación.

Actuar, acción correctiva (Act)

Según el ciclo PDCA en ISO 9001, ahora tenemos que centrar nuestra atención en lo que pudo incidir para no alcanzar la meta o el objetivo propuesto, y definir acciones que permitan solucionar el problema asegurando que no se presente nuevamente. La definición de los problemas no se puede realizar de manera empírica. Existen diversos métodos de cuantificación y cualificación para la solución de problemas, como, por ejemplo, el diagrama de Pareto, el diagrama de Ishikawa, brainstorming, el método de los 5 porqués…

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