Un análisis GAP ISO 9001 es una herramienta para verificar que el sistema de gestión de la calidad cumple con los requisitos de la norma. Su propósito es ayudar a la organización a determinar las brechas de cumplimiento con respecto a lo solicitado por el estándar.
El análisis GAP ISO 9001 se realiza como paso inicial en el proceso de certificación. Es un punto de partida porque resalta con claridad las áreas en las que la organización requiere mejoras importantes. Bien hecho, el análisis GAP ahorra tiempo, dinero y recursos.
Son muchos los tipos de brechas que se detectan al utilizar un análisis GAP ISO 9001, pero dos de ellos sobresalen por su recurrencia. Sobre ellos hablamos hoy.
Dos brechas de cumplimiento recurrentes en el análisis GAP ISO 9001
En un primer lugar, bien vale la pena aclarar que una brecha sintomatiza una deficiencia subyacente de recursos y/o en uno o varios procesos. Esta carencia definitivamente requiere atención y subsanación, y probablemente asignación de mayores recursos.
Veamos cuáles son dos de las brechas más comunes:
Retrasos
Los atrasos son evidencia de que existe un problema en un proceso, en la asignación de recursos o una mezcla de las dos deficiencias. Los profesionales de la calidad deben prestar especial atención a algunos tipos de retrasos que terminan por generar problemas serios.
Uno de ellos corresponde a la acumulación de documentos propios del sistema en ciertas fases. Esta es una señal inequívoca de que hay atrasos en algunos procesos, o existen empleados que por alguna razón no pueden entregar sus tareas a tiempo. Esto es típico en áreas con exceso de trabajo y escasez de personal.
Otro ejemplo que denota un problema son las investigaciones que se alargan en el tiempo. Análisis que se demoran, auditorías incompletas, informes que se entregan tarde obstaculizan la mejora del sistema. La causa de este tipo de retrasos no sorprende. Se trata de equipos con demasiadas responsabilidades y escasez de asignación de recursos.
Otro aspecto a tener en cuenta son los atrasos en tareas de supervisión o en atención a las quejas de los clientes. Estos son especialmente críticos, ya que conducen a riesgos graves que comprometen la calidad del producto y su seguridad.
Por último, las acciones correctivas que son tan fundamentales después de un análisis GAP ISO 9001 u otra evaluación del sistema de calidad son a menudo exactamente donde se cortan los procesos.
Los análisis GAP #ISO9001 revelan dos brechas de cumplimiento recurrentes. ¿Cuáles son y cómo cerrarlas? Lo aprendemos hoy. Clic para tuitearLos procedimientos no se aplican en la práctica
Esperamos que los procedimientos sean la teoría que se lleva a la práctica en el día a día de la organización. Pero no siempre lo que se ha documentado coincide con lo que ejecutan los empleados en la práctica.
Cerrar la brecha aquí requiere un poco de investigación para determinar cuál es exactamente el problema. El consejo mejor y más universal en este punto es comenzar a hacer las preguntas que revelan la causa raíz, el motivo por el que el procedimiento no es seguido:
- ¿El procedimiento todavía está en uso?
- ¿El procedimiento está desactualizado?
- ¿El procedimiento es considerado innecesario o no se corresponde con el contexto en el que debe ejecutarse?
- ¿El procedimiento es poco claro, complicado o difícil de entender?
- ¿Es difícil encontrar o localizar el procedimiento?
- ¿Los empleados conocen la existencia del procedimiento y la importancia de seguirlo?
- ¿El procedimiento está actualmente controlado o no controlado?
- ¿Es el procedimiento demasiado genérico, general o simplista?
- ¿El procedimiento es incorrecto o está mal escrito?
- ¿El procedimiento está mal diseñado o es difícil de ejecutar?
- ¿Es el procedimiento inconsistente en cuanto a su formato?
Una vez hallada la causa por la que el procedimiento no se lleva a la práctica, solventar el problema resulta posible. Probablemente con una revisión del mismo y de la forma en que es comunicado, pueda ser suficiente. Pero también puede ser que los motivos que llevan a un incumplimiento del procedimiento tengan que ver con una carencia de tiempo, de materiales u otros recursos.
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