Planificar auditorías internas de sistemas de gestión ISO es una necesidad y una obligación. Los beneficios que aportan las auditorías internas explican la necesidad. La obligación parte del requisito contenido en el capítulo IX de los estándares que utilizan la estructura de Alto Nivel.
El alcance de la auditoría ISO 9001 difiere del alcance del Sistema de Gestión de la Calidad o del alcance de la certificación. Se trata de tres tipos de alcance que están relacionados, pero que no son iguales.
Antes de la emergencia sanitaria las auditorías remotas ISO 9001 ya eran recomendadas por muchas razones, entre ellas, costes y practicidad, especialmente cuando de alcanzar ubicaciones distantes o de difícil acceso se trata.
Hoy, además de la comodidad, la reducción de costes y el alcance prácticamente ilimitado, las auditorías remotas ISO 9001 se presentan como una solución a los problemas de desplazamiento y distanciamiento que aparecen como consecuencia de la emergencia sanitaria.
La cláusula 8.4 de ISO 9001:2015 se titula “Control de procesos, productos y servicios proporcionados externamente». Para cumplir con este requisito es preciso auditar proveedores externos en ISO 9001.
Cuando se habla de proveedores, se incluyen actividades de compra y recepción de productos, adquisición de servicios o tercerización de procesos. Auditar proveedores externos en ISO 9001 implica verificar los productos y servicios proporcionados, de tal manera que se asegure que satisfacen los requisitos de ISO 9001.
La auditoría remota en ISO 9001 es una tendencia que gana adeptos con rapidez. Los beneficios que propone permiten entender por qué crece su popularidad y por qué las organizaciones implementan estructuras tecnológicas que facilitan a los auditores internos compartir información, recibir datos, hacer entrevistas y formular observaciones desde cualquier punto, sin tener que efectuar un desplazamiento de varias horas hacia el lugar en que se encuentran los auditados.
Una checklist de auditoría siempre está presente en la caja de herramientas del auditor interno ISO 9001. Sin embargo, algunos auditores se apegan al contenido de ella, en tanto que otros solo acuden a este documento ocasionalmente al ejecutar su labor.
Las razones de esto son varias. Una de ellas es que el uso de un checklist de auditoría genera cierta controversia entre el gremio de auditores. Algunos encuentran muchas ventajas en su uso, mientras que otros no dejan de resaltar sus desventajas.
El proceso de auditoría de calidad necesita que la organización destine recursos humanos, tecnológicos y financieros. En respuesta, se espera que este proceso de auditoría de calidad agregue valor real a la gestión y a la marca. Aunque por definición, toda auditoría debería ofrecer valor, sabemos por experiencia que este no es siempre el caso.
Pero, ¿qué se entiende por valor agregado? Es importante entender con precisión este concepto. Por supuesto, a lo que nos referimos con él es a obtener la mejora del sistema de gestión de la calidad de modo evidente y sostenible.
Muchos auditores tienen dificultades para definir los niveles de hallazgos de auditoría interna en relación con el Sistema de Gestión de la Calidad o los criterios de auditoría generalmente aceptados. De ello depende si el auditor ordena implementar una acción correctiva o tan solo emite una recomendación.
Los niveles de hallazgos de auditoría interna deben definirse para determinar su importancia, y priorizar aquellos que lo ameriten. La asignación de estos niveles de hallazgos de auditoría interna es una facultad potestativa del auditor, quien es, en última instancia, quien puede decidir si se justifica o no emprender un proceso de acción de mejora.
Cuando una organización afronta un proceso de auditoría de ISO 9001, es preciso programarlo y conocer cuánto tiempo será necesario para llevarlo a cabo. Los días de auditoría estarán determinados por el tamaño de la organización, el número de empleados, la complejidad, la naturaleza de la organización y los riesgos a los que está expuesta.
Los días de auditoría están definidos de acuerdo con los parámetros dispuestos por el IAF (Foro Internacional de Acreditación). Mientras las auditorías internas pueden ser flexibles en este punto, las auditorías externas deben ser más rigurosas.
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