Cuando una organización afronta un proceso de auditoría de ISO 9001, es preciso programarlo y conocer cuánto tiempo será necesario para llevarlo a cabo. Los días de auditoría estarán determinados por el tamaño de la organización, el número de empleados, la complejidad, la naturaleza de la organización y los riesgos a los que está expuesta.
Los días de auditoría están definidos de acuerdo con los parámetros dispuestos por el IAF (Foro Internacional de Acreditación). Mientras las auditorías internas pueden ser flexibles en este punto, las auditorías externas deben ser más rigurosas.
¿Cómo se determina el número de días de auditoría necesarios para una organización?
A continuación, ofrecemos la tabla ISO 17021, conforme a las pautas del IAF para el cálculo del tiempo de auditoría según el número de empleados de una empresa:
| Número de empleados | Tiempo de auditoría inicial (días de auditoría) |
Factores de aditivos y sustractivos |
Auditoría Tiempo total |
| Nota 1 | Notas 2 + 3 | ||
| 1-10 | 2 | ||
| 11-25 | 3 | ||
| 26-45 | 4 | ||
| 46-65 | 5 | ||
| 66-85 | 6 | ||
| 86-125 | 7 | ||
| 126-175 | 8 | ||
| 176-275 | 9 | ||
| 276-425 | 10 | ||
| 426-625 | 11 | ||
| 626-875 | 12 | ||
| 876-1175 | 13 | ||
| 1176-1550 | 14 | ||
| 1551-2025 | 15 | ||
| 2026-2675 | 16 | ||
| 2676-3450 | 17 | ||
| 3451-4350 | 18 | ||
| 4351-5450 | 19 | ||
| 5451-6800 | 20 | ||
| 6801-8500 | 21 | ||
| 8501-10700 | 22 | ||
| > 10700 | Seguir la progresión para arriba |
En esta tabla, observamos una estructura que se puede utilizar en un proceso de planificación de auditoría. Partiendo del número de empleados, los días de auditoría se ajustan de acuerdo con el valor que se asigne a los factores aditivos y sustractivos, tales como factor de riesgo, complejidad, naturaleza de la organización, entre otros.
Los #DíasAuditoría se determinan según el número de empleados. Pero existen otros factores que inciden. Conózcalos aquí. Clic para tuitearConsideraciones sobre los días de auditoría calculados según la tabla IAF
Los empleados
El término empleados, empleado en esta tabla, hace referencia a todos los individuos cuyas actividades dan soporte al campo de actuación de la certificación, conforme a la descripción utilizada en el sistema de gestión de la calidad.
Por tanto, el número de empleados incluye a los equipos no permanentes, estacionales, temporales o subcontratados, que tendrán que estar presentes durante los días de auditoría determinados por el auditor.
El tiempo de auditoría
Los días de auditoría corresponden al tiempo empleado por el auditor, o el equipo de auditores, en la planificación, la interacción con la alta dirección, con los directores de área y con el personal en general, los registros, la revisión de documentación y la elaboración de informes.
Los días de auditoría usados para tareas de planificación, así como los que se empleen en la redacción de los informes, no deben reducir el tiempo de auditoría real a menos del 90%. El tiempo requerido por el auditor para desplazamientos, no se incluye en el cálculo de días de auditoría.
El tiempo de auditoría mencionado en la tabla IAF, se considera en términos de “días de auditoría”, de modo que un típico día de auditoría consiste en un día normal de trabajo de 8 horas. Además, el número de días dispuesto no debe reducirse programando jornadas de trabajo más largas.
Ejemplos de factores que podrían aumentar o disminuir el número de días de auditoría
Una logística compleja, que implique visitar más de un edificio o lugar para realizar las tareas de auditoría, o cuando los auditores no hablan la lengua de los auditados y deben acudir a los servicios de un intérprete, son dos ejemplos claros de factores que incrementan el número de días de auditoría. Otros ejemplos son:
- Imposibilidad de los auditores para hacer un trabajo independiente.
- Área muy grande para el número de funcionarios (área forestal, por ejemplo).
- Demasiados reglamentos o regulaciones, como suele ocurrir en la industria alimentaria, farmacéutica, sanitaria, la industria aeroespacial, nuclear…
- Sistemas que abordan procesos de gran complejidad o un número relativamente grande de actividades.
- Procesos en los que se combina hardware, software, procesos y servicios.
Por el contrario, los siguientes factores podrían ser sustractivos del número de días de auditoría:
- Procesos de bajo o ningún riesgo.
- Conocimiento previo del sistema de la organización, caso usual en organizaciones ya certificadas anteriormente por el mismo organismo.
- Área muy pequeña para el número de empleados.
- Alto grado de preparación del auditado.
- Procesos que involucran una única actividad general.
- Madurez del sistema de gestión.
- Alto número de empleados realizando actividades sencillas e idénticas.
Aunque considerando estos factores puede ajustarse el número de días de auditoría, es poco probable que como resultado se modifique más allá del 30 % el cálculo elaborado según el número de empleados, con base en la anterior tabla.
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Determinar el tiempo de una auditoría, como podemos apreciar, implica cierta complejidad. Pero no es el único factor que merece atención a la hora de auditar un sistema de gestión de la calidad.
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