Antes de la emergencia sanitaria las auditorías remotas ISO 9001 ya eran recomendadas por muchas razones, entre ellas, costes y practicidad, especialmente cuando de alcanzar ubicaciones distantes o de difícil acceso se trata.
Hoy, además de la comodidad, la reducción de costes y el alcance prácticamente ilimitado, las auditorías remotas ISO 9001 se presentan como una solución a los problemas de desplazamiento y distanciamiento que aparecen como consecuencia de la emergencia sanitaria.
Aunque existe un manual para preparar y realizar auditorías remotas ISO 9001, y, además, contamos con lo que al respecto nos indica ISO 19011, vale la pena conocer algunas recomendaciones adicionales, producto de nuestra experiencia, para llevar a cabo auditorías remotas ISO 9001 con seguridad y eficiencia.
Auditorías remotas ISO 9001 – Algunas recomendaciones
Las auditorías remotas ISO 9001, y todo tipo de mecanismos de comprobación y verificación que se practican a distancia, han ganado mucha popularidad durante la emergencia sanitaria. De hecho, podemos afirmar que hoy son la norma, y no la excepción.
Este tipo de auditorías está previsto en ISO 19011, estándar que ofrece directrices para auditar sistemas de gestión. Aunque las auditorías remotas han ganado terreno debido a las limitaciones propias de la pandemia, hoy son muchos los profesionales y directores de organizaciones que encuentran en ellas suficientes beneficios como para convertirlas, después de la emergencia, en la norma y no en la excepción.
Es por eso que bien vale la pena conocer algunas recomendaciones útiles para realizar auditorías remotas ISO 9001, online, de forma exitosa, y sin comprometer la calidad y la integridad de la información y de la evidencia recopilada:
La preparación de la auditoría
La preparación para una auditoría remota es clave para el resultado de la tarea. Es importante que el auditor conozca al auditado con antelación, y que reciba de este la documentación necesaria para preparase para la auditoría. Esto puede incluir manuales de calidad, organigramas, manuales de funcionamiento, políticas, etc.
Paralelo a ello, es necesario considerar la conformidad con requisitos y regulaciones de privacidad de datos y tratamiento de la información – en Europa GDPR -, tanto de orden nacional, como continental e internacional.
El auditor, por otra parte, debe sostener una charla previa con los auditados, o un número representativo de ellos, para explicar la mecánica de la actividad en la práctica y la forma en que se compartirán ciertos documentos, especificando la solución tecnológica que se utilizará.
En todo caso, el intercambio de documentos tendrá que cumplir con las regulaciones de privacidad de datos locales y globales. Es igualmente necesario garantizar el uso de tecnología eficaz y probada, para realizar recorridos virtuales y videoconferencias.
Esto incluye el envío de invitaciones a tiempo para cada uno de los participantes, para que estos puedan planificar su participación. El recorrido virtual es la mejor forma que encuentra el auditor para recrear la experiencia que se produce en la auditoría presencial. Por ello, se debe contar con las herramientas necesarias.
En cuanto al tiempo, este será el necesario para realizar recorridos virtuales por las instalaciones. No existe una razón válida para que una auditoría remota se extienda más tiempo del que se utiliza para una auditoría presencial.
Las #AuditoríasRemotas #ISO9001 son hoy un requerimiento impuesto por las condiciones de la nueva normalidad. Aprende cómo practicarlas. #SGC Clic para tuitearDurante las auditorías remotas ISO 9001
Las auditorías remotas se pueden dividir en tantas secciones como sean requeridas, cada una de ellas con una duración de tiempo suficiente como para que el auditado conteste las preguntas del auditor, recopile y transmita los documentos solicitados y, el auditor pueda tomar notas y hacer recomendaciones verbales.
Al igual que en la auditoría presencial, el auditor querrá realizar una sesión de apertura con la presencia de todos los auditados, utilizando la herramienta de videoconferencia definida con anterioridad.
El auditor podrá solicitar un recorrido virtual por la planta o las instalaciones, durante o después de realizar las demás actividades propias de la auditoría. Lo ideal es que los documentos requeridos estén con anticipación disponibles en la cuenta de correo electrónico definida para tal efecto. Esto no exime al auditado de obtener y transmitir otros documentos que el auditor considere necesarios, durante la práctica de la auditoría.
Las preguntas, entrevistas o solicitudes excepcionales, se pueden realizar a través de plataformas de chat o videoconferencia. Es probable que algunos documentos, muestras de productos, u otro tipo de evidencia, tenga que ser enviada por correo físico cuando la auditoría remota concluya.
Clausura y finalización de la auditoría
Para la reunión de clausura también se puede utilizar la misma herramienta de videoconferencia dispuesta hasta el momento. Es importante que esta actividad se programe y comunique con suficiente antelación, para asegurar la presencia de las personas clave.
Es importante que el equipo auditor y los auditados entiendan que la tarea que se ha realizado tiene la misma importancia y el mismo carácter que la auditoría in situ. Si existe alguna inconformidad o duda, es el momento apropiado para presentarla y que así quede consignada en los informes que los auditores presentarán.
Auditorías remotas ISO 9001 – La importancia de contar con auditores especializados
La formación como auditor interno ISO 9001 siempre ha sido necesaria para los profesionales del área de calidad y para las organizaciones que necesitan practicar auditorías internas reglamentarias o puntuales. Ahora, además de requerir auditores expertos en el estándar internacional de calidad, las organizaciones necesitan disponer de profesionales que conozcan los métodos de auditorías remotas.
Aunque se trata de una especialidad, dentro de otra muy específica, lo cierto es que existe el programa ideal que reúne la formación como auditor interno de calidad, con los conocimientos necesarios para practicar auditorías remotas.
Experto en Auditoría Interna ISO 9001:2015 SGC + Método de Auditorías Remotas de Sistemas de Gestión
Las auditorías internas son un requisito de ISO 9001. Requisito que es factor de mejora continua para el Sistema de Gestión de la Calidad. Hoy, además de contar con auditores expertos, la organización debe asegurar que estos profesionales conozcan los métodos para la realización de auditorías remotas a Sistemas de Gestión basados en normas ISO.
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