Tras mucho trabajo, mucho aprendizaje y una alta dosis de nerviosismo, llega el momento de asegurar que el Sistema de Gestión de la Calidad implementado funciona y se puede certificar. Es hora de enfrentar la auditoría externa de certificación. Pero esta etapa culminante del proceso, aunque genera ansiedad y puede parecer un poco desalentadora, puede ser aprovechada por la organización y obtener beneficios de ella.
Durante una auditoría externa de certificación, el auditor verificará que la organización y sus documentos cumplen con los requisitos de ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, etc. Por lo general, uno o más auditores visitarán la organización para revisar el cumplimiento, aunque algunos lo pueden hacer de forma remota.
Consejos para aprovechar al máximo la auditoría externa de certificación
Involucrar a los trabajadores
Es indispensable que los trabajadores comprendan la importancia de aprobar la auditoría externa de certificación. Para ello, recomendamos que se comunique a todos de forma sencilla y objetiva los resultados de las auditorías internas, los indicadores, los hallazgos encontrados y las acciones correctivas implementadas para superarlos.
Es importante hablar sobre las debilidades y lo que requiere mejora, pero también poner en evidencia los puntos fuertes del sistema y recalcar la importancia de la participación y el compromiso de cada uno de ellos en el logro del objetivo final.
Preparar a los responsables de procesos
Es fundamental que los responsables de procesos se preparen en lo relativo a la actitud y la forma de actuar ante los auditores. Algunos profesionales no saben cómo actuar frente al auditor, se ponen nerviosos y terminan equivocándose en cosas muy básicas de su día a día.
Por supuesto, el concepto no es ocultar evidencia al auditor. A esta altura del proyecto, su organización seguro está lista para obtener la certificación. Los representantes de la Alta Dirección, o los profesionales responsables del Sistema de Gestión, deben orientar a todos los auditados en todas las áreas, explicando que no hay motivo para nerviosismo, pues cada uno conoce su trabajo y lo hace de forma correcta, según las normas y los procedimientos implementados.
Identificar y solucionar problemas
Uno de los beneficios de obtener la certificación ISO es que fomenta la agilidad dentro de los equipos de trabajo, más aún cuando se trata de identificar problemas potenciales y notificar de ello a sus responsables.
Estos problemas que afectan el funcionamiento del Sistema de Gestión, son conocidos como “no conformidades”, y se producen cuando existe una diferencia entre el proceso documentado y el experimentado. Identificar estos problemas en forma oportuna, significa actuar con rapidez, hallar la raíz del problema y solucionarla mediante una acción correctiva efectiva.
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La Alta Dirección y los encargados del Sistema de Gestión deben conocer las implicaciones de la auditoría externa de certificación para hacer los preparativos necesarios por adelantado. Saber a qué personas entrevistará el auditor y qué documentos y sistemas querrá examinar con detenimiento, permitirá tener todo listo para que la auditoría fluya sin problemas.
¿Qué quiere hacer el auditor? La respuesta a esta pregunta nos ayuda a entender los requerimientos de la auditoría y, por ende, las personas y los documentos que deben estar listos para la visita:
- El auditor necesita comprender el funcionamiento de los procesos actuales..
- Probar y observar los procesos en su día a día.
- Redactar un informe documentado sobre sus hallazgos.
Disponer los recursos de la auditoría externa de certificación
La fluidez de la auditoría externa de certificación dependerá en gran parte de la asignación oportuna y correcta de los recursos humanos, técnicos, documentales y financieros. Para ello, es preciso considerar algunos elementos:
- ¿El auditor examinará toda la documentación y todos los procesos, o solo muestras aleatorias?
- ¿Se han identificado los empleados o los miembros del equipo que el auditor entrevistará?
- ¿El auditor requiere un espacio específico para trabajar, con equipos de comunicaciones y tratamiento de la información?
- ¿El auditor debe contar con un guía que lo acompañe a las diversas locaciones, departamentos o áreas de la organización?
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Nadie conoce mejor las expectativas y las necesidades de un auditor durante la auditoría externa de certificación que el auditor interno de la organización. Es él, el que ha verificado y avalado la capacidad de la organización y del sistema para afrontar la última prueba antes de obtener la certificación.
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