Una checklist de auditoría siempre está presente en la caja de herramientas del auditor interno ISO 9001. Sin embargo, algunos auditores se apegan al contenido de ella, en tanto que otros solo acuden a este documento ocasionalmente al ejecutar su labor.
Las razones de esto son varias. Una de ellas es que el uso de un checklist de auditoría genera cierta controversia entre el gremio de auditores. Algunos encuentran muchas ventajas en su uso, mientras que otros no dejan de resaltar sus desventajas.
Hemos considerado poner bajo la lupa esta herramienta de auditoría y presentar sus ventajas y desventajas, con el ánimo de aclarar dudas en profesionales de la calidad que han elegido el área de auditoría como su especialidad.
Checklist de auditoría bajo lupa
En primer lugar, es preciso dejar claro que el empleo de este tipo de listado de verificación no es obligatorio. Si remitimos a la norma de los auditores, ISO 19011, notamos que la cláusula 6.3.4, habla de la posibilidad de utilizar esta herramienta.
Para ser exactos, el extracto del apartado indica: “Los miembros del equipo auditor deben recopilar y revisar la información relevante para su asignación de auditoría y preparar documentos de trabajo, según sea necesario, para referencia y para registrar evidencia de auditoría. Dichos documentos pueden incluir lo siguiente”: y menciona, entre otros, la checklist de auditoría.
Entonces, nuestra primera conclusión es que el uso de la lista de verificación en auditoría interna a la norma ISO 9001, no es obligatorio. Sin embargo, se trata de una de las herramientas útiles que siempre tiene a su disposición, según su criterio, el auditor interno.
Así, lo procedente es pasar a reseñar las ventajas y las desventajas del uso de esta herramienta. La decisión final es del auditor, de acuerdo con las condiciones muy particulares de cada auditoría.
Ventajas de la checklist de auditoría
La experiencia de muchos auditores y los textos especializados a disposición de los profesionales de la calidad, señalan que las ventajas de utilizar listas de verificación en auditoría son las siguientes:
- Facilitan la planificación de la labor de auditoría.
- Garantizan una ruta para seguir y un enfoque coherente cuando se trata de varios auditores.
- Sirven como herramienta para crear un cronograma de trabajo.
- Evitan que el auditor olvide abordar algún tema, hacer alguna pregunta o revisar un proceso.
- Sirven para añadir notas importantes para la elaboración de los informes finales.
- Proporcionan asistencia al auditor con poca experiencia.
- Garantiza que la tarea se desarrolle de manera sistemática e integral, y que se recaude la evidencia adecuada.
- Proporcionan una estructura sólida y una continuidad que garantiza llegar al final siempre centrándose en el objetivo principal.
- Pueden ser utilizados como evidencia y como referencia para futuras auditorías.
- Proporciona evidencia de que se realizó la tarea paso a paso.
- La lista permanece como registro de que se examinó a fondo el SGC.
Las desventajas de la checklist de auditoría
Por supuesto, no todos los auditores tienen la misma opinión. Las desventajas que encuentran algunos de ellos son las siguientes:
- Pueden intimidar al auditado, que se siente interrogado y cuestionado, antes que entrevistado.
- Puede limitar la visión del auditor, y evitarle seguir el camino que le indiquen su intuición y su experiencia.
- Obligan a una planificación única y no siempre la mejor de la auditoría.
- Resultan restrictivas cuando se utilizan como guía única de la tarea.
- Cuando el auditado conoce las listas de verificación, puede manipular a un auditor novato, ocultando problemas graves de calidad.
- Puede, eventualmente, hacer incurrir a los auditores en tareas repetitivas y duplicadas.
- En determinadas industrias, o en sectores altamente regulados, es probable que la lista no responda a las expectativas de la auditoría.
- Algunas listas son estrechas, no permiten profundizar en base a la respuesta del auditado y no permiten asumir otros enfoques sobre la marcha.
Hay ventajas y desventajas. Es evidente que una lista de auditoría es un apoyo muy útil, pero ha de usarse con flexibilidad e inteligencia para evitar sus limitaciones y añadir valor al proceso.
En cualquier caso, concluimos que la decisión de usarla o no depende de muchos factores entre los que podemos mencionar el tamaño y la complejidad de la auditoría, la experiencia de los auditores, el sector en el que opera la organización auditada, el propósito de la auditoría y el criterio del auditor.
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