La cláusula 8.4 de ISO 9001:2015 se titula “Control de procesos, productos y servicios proporcionados externamente”. Para cumplir con este requisito es preciso auditar proveedores externos en ISO 9001.
Cuando se habla de proveedores, se incluyen actividades de compra y recepción de productos, adquisición de servicios o tercerización de procesos. Auditar proveedores externos en ISO 9001 implica verificar los productos y servicios proporcionados, de tal manera que se asegure que satisfacen los requisitos de ISO 9001.
El control se puede realizar a través de inspecciones, informes, evaluación de indicadores de rendimiento del proveedor, visitas a las instalaciones del mismo y, por supuesto, auditorías.
Es precisamente la tarea de auditar proveedores externos en ISO 9001 la que analizamos y sobre la que profundizamos aquí.
¿Cómo auditar proveedores externos en ISO 9001?
Auditar proveedores externos en ISO 9001 no significa hacer una auditoría interna al SGC del proveedor, lo cual representaría una tarea de características monumentales, sobre todo en organizaciones que cuentan con cientos de proveedores.
La auditoría, para cumplir con lo exigido por la norma, ha de restringirse a aspectos específicos, y tiene más bien que ver con las acciones que están bajo el control de la organización que adquiere los productos y servicios:
- Información documentada actualizada sobre los proveedores externos aprobados.
- Informes sobre proveedores externos que satisfacen las expectativas de calidad y especificaciones técnicas.
- Datos obtenidos de actividades de monitoreo y seguimiento al desempeño de los proveedores.
- Revisión a los controles implementados para que se cumplan los requisitos especificados.
Para cada uno de estos elementos, los auditores verifican que se haya aplicado el pensamiento basado en el riesgo. Esto puede ser suficiente para algunos proveedores. Pero para otros, será preciso continuar con el proceso.
Auditar el proceso de adquisición
El proceso de adquisición responde a ciertos requerimientos que deben ser considerados al diseñarlo e implementarlo. Estos son los elementos que deben ser evaluados:
- El proceso es el resultado de un trabajo diseño y desarrollo de un producto, en el que tienen en cuenta las especificaciones necesarias.
- Los proveedores se eligen tras mantener debates con las distintas áreas de la organización, en las que se habla de costes, calidad, especificaciones, capacidad de entrega…
- Los requisitos de compra especificados son correctos y han sido verificados antes de ser comunicados al proveedor.
- Se consideran los requisitos legales y reglamentarios.
- Se ha evaluado el riesgo vinculado al proveedor, al producto o servicio suministrado o a uno de sus componentes.
En la práctica, el auditor debe confirmar que las especificaciones incluidas en una orden de compra son iguales a las que requiere el diseño del producto y a las que caracterizan al producto o servicio recibido por la organización. Pero también necesita saber si se presentaron o no discusiones entre el proveedor y la organización sobre la capacidad para cumplir con estas especificaciones.
Finalmente, el auditor conocerá el proceso de aprobación de las especificaciones, desde su inclusión en el diseño hasta su confirmación al proveedor, así como la exigencia de algún requisito legal o reglamentario incluido en la orden de compra.
Auditar proveedores externos en #ISO9001 es un requisito de la norma. Hoy conocemos algunos pasos para hacerlo con éxito. Clic para tuitearAuditar la cadena de suministro
Para muchas organizaciones, la auditoría a sus proveedores puede llegar hasta aquí. Otras pueden requerir ir un poco más atrás en la cadena de suministro. En este último caso, debe considerarse:
- En base a qué criterios se han escogido los proveedores. Si ha sido teniendo en cuenta su capacidad para suministrar de manera consistente, considerando un incremento eventual de la producción o si el precio fue el único factor evaluado para la toma de la decisión.
- Se tuvieron en cuenta los procesos que el proveedor terceriza y se aplicaron controles concordantes con la importancia de esos procesos.
- Los proveedores se incluyen en listas aprobadas, con base en un estándar de calidad reconocido.
- La recurrencia de rechazo de productos al proveedor, y la recurrencia de la reversión de esos rechazos para convertirlos en aceptaciones.
- El número de concesiones que la organización ha tenido que hacer a sus proveedores para aceptar productos que inicialmente han sido rechazados.
Para un auditor experimentado, esto puede ser suficiente para certificar que un proceso de adquisición garantiza la conformidad con los requisitos de ISO 9001:2015. En algunas ocasiones muy particulares, algún auditor puede valorar si se necesita investigar más. Esto depende de las características específicas del sector y del producto.
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La auditoría interna, que incluye auditar a los proveedores, es un elemento esencial de un sistema de gestión de la calidad basado en ISO 9001. De ahí la importancia que tiene el auditor interno especializado y cualificado dentro de la organización.
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