Auditoría remota en ISO 9001: beneficios y limitaciones

Auditoría remota en ISO 9001

Auditoría remota en ISO 9001: beneficios y limitaciones

Auditoría remota en ISO 9001

La auditoría remota en ISO 9001 es una tendencia que gana adeptos con rapidez. Los beneficios que propone permiten entender por qué crece su popularidad y por qué las organizaciones implementan estructuras tecnológicas que facilitan a los auditores internos compartir información, recibir datos, hacer entrevistas y formular observaciones desde cualquier punto, sin tener que efectuar un desplazamiento de varias horas hacia el lugar en que se encuentran los auditados.




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La más reciente versión de ISO 19011, la norma de los auditores, ya incluye directrices para realizar una auditoría remota en ISO 9001. Si bien se trata de una buena idea, la auditoría remota en ISO 9001 también ofrece algunas limitaciones. Conocer los beneficios y las limitaciones permite al equipo de calidad y a los auditores decidir si optar o no por este modelo en un determinado caso.

Los beneficios de la auditoría remota en ISO 9001

Las organizaciones que acaban de comenzar el camino del cumplimiento con la norma ISO 9001, requieren por obligación realizar auditorías in situ. Por supuesto, la auditoría de certificación no puede ser remota.

Pero una vez se ha implementado la norma y se ha obtenido la certificación, la auditoría remota en ISO 9001 presenta interesantes beneficios en muchos casos:

Eficiencia en tiempo y coste

Los auditores jóvenes y talentosos se preguntan por qué tienen que ir a una ubicación lejana y de difícil accesibilidad para recaudar datos que podrían estar disponibles en una ubicación en la nube.

Esto implica asumir costes de dinero y tiempo para viajes que podrían evitarse. Aun si se trata de utilizar técnicas como realizar entrevistas o formular observaciones, esto se puede realizar a través de aplicativos como Skype.

Acceso a ubicaciones difíciles

No siempre el coste y el ahorro de tiempo son los únicos factores a considerar. Lugares en donde el ruido y el fragor de la producción interrumpen o dificultan la labor del auditor, por ejemplo, resultan mucho más apropiados para una auditoría remota.

En algunos países, también es preciso considerar las condiciones de seguridad o de comodidad de los auditores, sobre todo cuando la tarea puede llevar días o semanas.

Aprovechar las funcionalidades de la tecnología

Las organizaciones hacen una inversión en tecnología que tiene un coste importante. El objetivo es, por supuesto, obtener el máximo beneficio de esa inversión.

Estas organizaciones utilizan sistemas de videoconferencia para mantenerse en contacto con sus sucursales, en algunos casos en el exterior, en temas relacionados con estrategia comercial o el giro ordinario de los negocios.

Del mismo modo, aprovechan las bondades del almacenamiento en la nube para compartir información de forma inmediata. En algunas organizaciones, incluso, se utilizan drones para realizar inspecciones remotas o inventarios a distancia.

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Comodidad de auditores y auditados

Cuando se sugiere una auditoria remota en ISO 9001, los auditados apoyan la idea porque esto representa no perder una sala de conferencia para destinarla a los auditores durante una semana, o no tener que disponer de una logística de alimentación y alojamiento que se puede obviar con la auditoría remota.

Las limitaciones de la auditoría remota en ISO 9001

Hasta este punto, todo indicaría que la auditoría remota es una gran opción. Pero existen limitaciones que también es preciso considerar. Conozcamos las más importantes:

Algunos organismos de acreditación no reconocen auditorías remotas

Como ya hemos indicado, las organizaciones que trabajan para obtener su certificación no deberían recurrir para ello a este tipo de auditorías. Los organismos de certificación consideran que no es posible recopilar evidencia de auditoría confiable en las auditorías remotas.

Los requerimientos tecnológicos pueden ser un problema para pequeñas organizaciones

Conexiones de red deficientes, ausencia de almacenamiento en la nube o falta de confiabilidad en la información recibida, pueden dificultar la tarea o generar dudas insalvables en los auditores. Si una entrevista se interrumpe tras una pregunta crítica, el auditor puede pensar que el entrevistado ha tenido problemas para dar una respuesta veraz.

Auditores tradicionales en el equipo

No siempre es posible elegir al auditor o a sus asistentes. Por ello, un auditor tradicional, formado a la antigua, puede ofrecer resistencia a desarrollar la tarea en forma remota.

Falta de capacitación o experiencia del auditor

La auditoría remota en ISO 9001 requiere de un auditor experimentado y capacitado. Y es crucial que el equipo de auditores tenga los conocimientos necesarios para realizar la auditoría haciendo uso de la tecnología.

Para determinadas ocasiones la auditoría remota puede no ser lo recomendable, para otras puede suponer ventajas muy interesantes. Por ello, es aconsejable tener presente que existe esta opción.

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La auditoría interna es un requisito obligatorio en un sistema de gestión de la calidad, y se encuentra en la cláusula 9.2 de la norma ISO 9001. Así, muchas organizaciones deben contar con uno o varios auditores cualificados, dependiendo de su tamaño y su complejidad.

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