ISO 9001, en su cláusula 8.4, solicita a las organizaciones determinar y aplicar criterios para la evaluación, selección y calificación de proveedores externos. De lo anterior se infiere que la organización debe establecer asociaciones de proveedores beneficiosos en ISO 9001, para satisfacer el requisito de la norma.
Se entienden como proveedores externos aquellos que la organización necesita para realizar sus procesos, productos y servicios, en conformidad con los requisitos de la norma, atendiendo los requisitos de calidad de sus clientes. Crear asociaciones de proveedores beneficiosos en ISO 9001 puede ser un desafío muy positivo, ya que evitará que se generen problemas más adelante. Veamos cómo debe hacerse.
Establecer asociaciones de proveedores beneficiosos en ISO 9001 parte de la calificación
Las organizaciones certificadas buscan otras organizaciones que también lo están para establecer asociaciones de proveedores beneficiosos en ISO 9001. La calificación de los proveedores es el primer paso en el camino de la creación de esta colaboración.
Al realizar la calificación de los proveedores, es importante tener en cuenta que no basta con evaluar unos documentos. El contexto que la norma describe es mucho más complejo. Parte de un proceso de selección inicial, llegando hasta el seguimiento y la evaluación del desempeño.
En el proceso de calificación, previo a la creación de asociaciones de proveedores beneficiosos en ISO 9001, podemos considerar tres etapas principales:
1. Evaluación inicial del proveedor
Por regla general, es importante solicitar toda documentación que garantice la ejecución de las actividades del proveedor de acuerdo con los requisitos legales, estatutarios y los que solicita ISO 9001. Algunos ejemplos de información solicitada pueden ser:
- Datos de registro.
- Licencia de operación, o equivalente en cada país.
- Certificaciones ISO.
En este momento es usual pedir al proveedor que responda algunos cuestionarios. Estos sirven para verificar el historial de suministro y aportan datos muy útiles para la evaluación inicial.
Debemos siempre analizar los posibles impactos que un determinado proveedor puede tener sobre el producto o servicio de la organización. En muchos casos, realizar una visita a las instalaciones del proveedor resulta imprescindible para identificar posibles problemas que no se puedan hallar en un análisis documental.
La evaluación inicial, aunque arroje resultados altamente satisfactorios, no basta para asegurar que no se presentarán problemas. Lo importante es tener herramientas de prevención. Así, durante el ciclo de vida de asociaciones de proveedores beneficiosos en ISO 9001, la supervisión y el monitoreo constante son fundamentales.
2. ¿Qué debemos monitorear?
Entre otros aspectos, es preciso monitorear:
- El cumplimiento de los plazos de entrega.
- Si existe concordancia entre la orden de pedido y la factura.
- La calidad del producto o servicio recibido.
Elementos como precio, atención, garantía, soporte, posición en el mercado, localización, también tienen impacto importante y deben ser monitoreados de forma constante.
3. La reevaluación
Las reevaluaciones son esenciales para demostrar si los documentos y las certificaciones del proveedor siguen respaldando su calidad y si los controles y el monitoreo han sido efectivos.
Generalmente, estas reevaluaciones se producen con una periodicidad predeterminada: anual o semestral. Sin embargo, cada organización define estos parámetros para cada proveedor, de acuerdo con su trayectoria e historial de cumplimiento.
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