Cerrar las brechas en el sistema de calidad es parecido a emprender un viaje. Se sabe a dónde se quiere ir, pero se necesita un plan que muestre los pasos que hay que seguir para llegar a destino. A veces, cerrar esas brechas es fácil, y ese itinerario del que hablamos, se escribe solo. Otras veces, sin embargo, las brechas apuntan a problemas muy complejos de calidad, que requieren de trabajo adicional para resolverlos.
Es en ese punto en donde algunos equipos se estancan y no logran cerrar las brechas en el sistema de calidad. Afrontando las prioridades cotidianas, en ocasiones los profesionales de la calidad se apresuran a convertir sus planes en proyectos y se olvidan de los pasos importantes que hay en el medio.
La historia suele terminar con presupuestos agotados, tareas incumplidas, plazos extendidos, y otros problemas para el equipo de calidad. Y lo más significativo es que el objetivo de cerrar las brechas no llega a cumplirse.
¿Qué ha fallado? No elaborar un plan escalonado y preciso para cerrar las brechas en el sistema de calidad. Y es precisamente lo que vamos a abordar con los siguientes 7 pasos.
Plan de 7 pasos para cerrar las brechas en el sistema de calidad
Uno de los objetivos primordiales al elaborar un plan para cerrar las brechas en el sistema de calidad es obtener una asignación racional de recursos para el sistema. El exceso de recursos, aunque no lo creamos, representa un problema. Hace que se desperdicie tiempo y, por supuesto, dinero.
Los profesionales de la calidad deben comprender qué recursos necesita el proyecto y cuáles ya están disponibles. Para ello, puede seguir los siguientes pasos:
1. Dividir el plan en etapas centradas en tareas
Es preciso dividir el plan en una serie de tareas y sub-tareas que se puedan medir en horas de trabajo. Existen muchas técnicas que se pueden utilizar para distribuir las cargas de trabajo dentro de las personas del equipo, pero específicamente para proyectos destinados a cerrar las brechas en el sistema de calidad, una descomposición de tareas o desglose de trabajo, suele ser el ideal.
Así, cada paso cuenta con unas directrices que seguir y además proporciona una representación visual del proyecto para saber qué recursos se deben asignar, dónde y cuándo.
2. Estimar los tiempos para el cumplimiento de cada tarea
No existe forma para determinar con precisión cuánto tiempo lleva cada tarea. Pero podemos estimar su duración potencial basándonos en la experiencia pasada, el conocimiento de los miembros más experimentados del equipo o la orientación de consultores expertos.
El método de ruta crítica, ampliamente utilizado en gestión de proyectos, ayuda a los equipos a ilustrar visualmente la estructura del proyecto, establecer hitos y calcular la duración de las tareas, incluyendo las interdependencias que existan.
3. Identificar recursos internos cualificados y calcular su disponibilidad
Es en este punto en donde obtenemos una estimación del alcance del proyecto y en donde la atención se centra en los recursos. Hay que evaluar las habilidades y capacidades de los miembros del equipo de calidad en relación con las tareas que se les han asignado.
Es necesario asegurarse de que estas personas cuentan con la capacitación requerida y están disponibles durante el tiempo que se necesita. Si se identifican riesgos para seguir la programación, se pueden mitigar a través de un plan de contingencia de recursos. Como en el paso anterior, es recomendable utilizar datos de proyectos anteriores para formular sus estimaciones.
4. Destine tiempo para la gestión de proyectos
Antes de concluir la evaluación de recursos necesarios para cerrar las brechas en el sistema de calidad, hemos de tener en cuenta el tiempo que los miembros del equipo necesitan para hacer el trabajo. En general, como precaución, el tiempo destinado debe ser al menos un 15 % adicional del inicialmente estimado para cada tarea. Por supuesto, el líder del proyecto puede variar este porcentaje en función de la naturaleza del proyecto y otros factores.
Cerrar las brechas en un #SistemaCalidad es una tarea exigente que requiere elaborar un plan. ¿Cómo hacerlo? Lo aprendemos hoy. Clic para tuitear5. Determinar las necesidades de recursos externos
A medida que las habilidades y competencias se asocian con los nombres, y los nombres se asocian con las tareas del proyecto, podemos encontrar necesidades que deben ser suplidas a través de un recurso contratado.
Es preciso identificar y destacar las áreas en donde los recursos internos no están cualificados o no están disponibles debido a conflictos de programación. En cada una de estas áreas, podemos considerar algunas preguntas críticas para escoger a alguien externo al equipo:
- ¿Qué operaciones específicas necesitan apoyo?
- ¿Qué habilidades, capacidades o experiencia son esenciales para garantizar que esas operaciones puedan recibir un soporte adecuado?
- ¿Qué requisitos específicos existen para el proceso, el equipo o el proyecto en cuestión?
- ¿Qué cualidades, capacidades o experiencia específicas debe tener un especialista para satisfacer estos requisitos?
- ¿Qué actividades de capacitación e incorporación serán necesarias para este especialista antes de que pueda comenzar a trabajar?
- ¿Se ajusta este especialista al cronograma y al presupuesto?
- ¿Se ha contabilizado la capacitación y la incorporación en en el presupuesto y en los plazos?
6. Revisar las estimaciones totales y ajustar en los puntos en que sea necesario
Cuando estamos seguros de disponer del esfuerzo necesario para llevar a cabo cada tarea, debemos hacer una estimación general, para ver si algo no parece correcto y regresar sobre ello. Si el líder del equipo tiene la impresión de que la estimación es demasiado alta y no se siente cómodo argumentándola, tiene más trabajo por hacer. Hay que conseguir que el plan parezca razonable y que todas las cifras se puedan defender y argumentar.
7. Reunir todos los elementos en un plan de gestión de recursos
Cuando las estimaciones sean confiables y verificadas, es preciso organizar todas las cifras y la información en un plan de gestión de recursos. Este debe permitir que la información resulte digerible para todos los miembros del equipo.
Con estos pasos, un plan para cerrar las brechas en el sistema de calidad adecuado ayuda a convencer a las partes interesadas para que aprueben los presupuestos requeridos y tiene altas garantías de llegar a buen fin.
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Como vemos, las organizaciones necesitan profesionales con determinadas habilidades, conocimientos y competencias para cerrar brechas de calidad. Estas necesidades de capacitación se pueden conseguir en el Curso Metodologías Implementación y Certificación ISO 9001:2015.
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