En el complejo mundo empresarial actual, la implementación y el mantenimiento de Sistemas de Gestión ISO son esenciales para garantizar la calidad, la eficiencia y la mejora continua. La Auditoría de los Sistemas de Gestión ISO se erige como un pilar fundamental en este proceso, asegurando que las organizaciones cumplan con los rigurosos estándares definidos por la Organización Internacional de Normalización (ISO). Desde ISO 9001 para la Gestión de Calidad hasta ISO 14001 para la Gestión Ambiental e ISO 27001 para la Seguridad de la Información, estas auditorías son vitales para evaluar la conformidad y la eficacia de los sistemas implementados.
En este artículo exhaustivo, exploraremos a fondo la práctica de la Auditoría de los Sistemas de Gestión ISO, proporcionando una guía completa de requisitos y mejores prácticas.
¿Qué solicita ISO para la Auditoría de los Sistemas de Gestión?
Los estándares ISO más utilizados comparten la estructura de Alto Nivel – Anexo SL -. ISO 9001, ISO 45001, ISO 14001 e ISO 27001, son algunos ejemplos. Por eso, los requisitos sobre Auditoría de los Sistemas de Gestión son comunes a estas y otras normas de reciente publicación.
Dependiendo de las circunstancias, el momento cronológico de la implementación o los objetivos específicos, es posible definir algunos tipos de Auditoría de los Sistemas de Gestión:
1. Auditoría interna
Realizada al interior de la organización con el objetivo de verificar la conformidad de todos los requisitos, el cumplimiento de los requisitos de mejora continua o simplemente ejecutando un programa de auditorías anuales. Aunque es interna, puede ser practicada por un consultor o profesional externo.
2. Auditoría de partes interesadas
Suele ser practicada por clientes, proveedores, inversores, bancos, aseguradoras, organismos reguladores, proveedores, entre otros. El objetivo es verificar la implementación y correcta operación de uno o varios estándares, como un paso previo al establecimiento de una relación comercial.
3. Auditoría de terceros
Se conoce como auditoría de terceros la que practica un organismo certificador, para avalar un Sistema o renovar la acreditación. Es el tipo de Auditoría de los Sistemas de Gestión ISO más complejo, profundo y exigente.
¿Cuáles son los requisitos para Auditoría de los Sistemas de Gestión ISO?
Las cláusulas sobre Auditoría de los Sistemas de Gestión ISO aparecen en el capítulo 9, que, en términos generales habla de los mecanismos que utilizará la organización para medir y monitorizar el rendimiento del Sistema. Veamos cuáles son esas cláusulas y que solicitan:
1. Cláusula 9.2.1
En esta cláusula se expresan las generalidades que rigen la Auditoría de los Sistemas de Gestión ISO. Entre otras se encuentran:
- La organización practicará auditorias programadas, planificadas y dosificadas a intervalos de tiempo adecuados.
- La auditoría buscará evidencia de la conformidad con los requisitos de la norma respectiva.
- La auditoría comprobará que el sistema ha sido implementado y es mantenido con efectividad.
2. Cláusula 9.2.2
En la cláusula 9.2.2 se profundiza sobre el requisito de programación y planificación de auditorías, contenido en la cláusula anterior. La organización necesita crear un programa de Auditoría Interna, en el que se especifique la frecuencia con la que se evaluará el Sistema, los métodos de auditoría que se utilizarán, las responsabilidades, la planificación, los informes, la implementación de las acciones correctivas y el monitoreo y seguimiento.
El programa de auditoría entonces contendrá como mínimo:
- Periodicidad y fechas para las auditorías.
- Selección de auditores (dentro de la organización o consultores externos).
- Responsabilidades.
- Recursos humanos, financieros y tecnológicos.
Las organizaciones que han implementado soluciones para digitalizar y automatizar sus sistemas de gestión encuentran mayores facilidades para auditarlos, y, a la vez, obtienen mejores resultados para potenciar la mejora continua.
¿Qué se necesita para realizar una Auditoría de los Sistemas de Gestión ISO efectiva?
Los requisitos de los diferentes estándares ISO, que utilizan la estructura de Alto Nivel, indican qué debe hacerse. La forma de hacerlo bien, o muy bien, depende de la adopción de las mejores prácticas de auditoría.
Varios elementos ayudan a lograr un resultado ágil y productivo, especialmente para obtener una mejora continua evidente y sostenible en el tiempo. Algunos elementos esenciales son:
1. Disponibilidad de auditores cualificados
Además de cualidades y habilidades necesarias para ocupar la posición de auditor, estos profesionales necesitan competencias específicas. Competencias que se obtienen con procesos de formación que aporten conocimientos relevantes sobre el estándar, sus requisitos y la gestión de calidad, medio ambiente o seguridad y salud en el trabajo, según sea el caso.
La formación como auditor es indispensable. No solo por el conocimiento puntual del estándar y del área de gestión: el auditor necesita conocimientos prácticos, técnicos y de procedimiento, de acuerdo con el estándar para Gestión de Auditorías ISO 19011, pero también sobre la práctica de auditorías remotas.
2. Cronograma de Auditoría de los Sistemas de Gestión ISO
El cronograma de auditoría tiene en cuenta los tiempos necesarios para implementar acciones correctivas, monitorizar su desempeño, producir informes y reiniciar el ciclo que es el que promueve la mejora continua.
El cronograma de Auditoría de los Sistemas de Gestión ISO, además de fechas y espacios de tiempo, considera:
- Alcance y objetivos.
- Disponibilidad de los empleados.
- Plan de auditoría (reunión de apertura, entrevistas, documentos…).
- Objetivos específicos.
3. Recursos
Las auditorías, aunque generosas en beneficios, son un factor de alteración y paralización de la operación en muchos casos. Es necesario prever los recursos que se necesitarán con la debida anticipación:
- Disponibilidad de personas clave.
- Salones o espacios reservados.
- Documentos.
- Tecnología, especialmente en la práctica de auditorías remotas.
- Ejecución de procesos que deben ser presenciados por el auditor.
4. Informes de auditoría
Los informes de auditoría son responsables de una buena parte del éxito de la tarea. Es importante entender que esos informes se dirigen a la Alta Dirección. Entonces, necesitan ser concisos, precisos y resumidos.
El auditor necesita proporcionar información precisa sobre No Conformidades, problemas, riesgos no identificados, pero también de oportunidades, fortalezas y puntos favorables del Sistema.
Finaliza el informe con las sugerencias y comentarios del auditor, las acciones correctivas que indica para solucionar problemas y No Conformidades.
5. Seguimiento
El trabajo del auditor no termina con la presentación de los informes. El buen auditor verifica el avance de la implementación de acciones correctivas, monitoriza su efectividad, hace seguimiento de la evolución del Sistema y confirma que sus comentarios y sugerencias han sido tenidas en cuenta.
Descubre los requisitos y las mejores prácticas para el desarrollo de la #auditoría de los #SistemasGestiónISO. Consulta la guía completa #AuditorISO Clic para tuitear¿Auditor Interno o externo?
Los auditores internos, no siempre pertenecen a la organización. Pueden ser consultores o asesores externos. Son las dos opciones que encuentra la organización para ejecutar el programa de Auditoría de los Sistemas de Gestión.
Los auditores internos, de la organización, siempre están disponibles. Además, pueden ser un factor de transmisión del conocimiento. Son también un elemento definitivo en el propósito de hacer seguimiento después de la presentación de los informes de auditoría.
En el caso de los auditores externos, los costes son menores y el conocimiento de la industria está asegurado. Como puntos en contra aparecen la posible falta de independencia, interferencia con actividades propias del profesional que se desempeña como auditor y posibles conflictos de intereses.
¿Cuáles son los mejores programas de formación para auditores de Sistemas de Gestión ISO?
La formación en auditoría interna es un área de alta especialización. Los mejores programas son los que se enfocan en áreas específicas, como Calidad, Medio Ambiente, Seguridad de la Información…
La Escuela Europea de Excelencia cuenta con una amplia oferta formativa en todo el espectro de normas ISO. En el área de auditoría se destacan:
1. Curso Auditor Interno ISO 27001. Sistemas de Gestión Seguridad de la Información
Los profesionales que toman el Curso Auditor Interno ISO 27001. Sistema de Gestión de Seguridad de la Información, encuentran interesantes ofertas laborales en un contexto profesional que se preocupa cada vez más por la protección de datos y la seguridad de la información de los consumidores. Tómalo aquí.
2. Curso Auditor Interno ISO 9001. Sistemas de Gestión de la Calidad
El Curso Auditor Interno ISO 9001. Sistemas de Gestión de la Calidad, es el programa más reconocido en este campo de la Escuela Europea de Excelencia. Este curso, profundiza en los requisitos de auditoría del estándar de Gestión de la Calidad. Inicia tu formación aquí.
3. Curso Auditor Interno ISO 37301. Sistemas de Gestión de Compliance.
La Gestión de Cumplimiento, además de ser una tendencia en el mundo corporativo moderno, es una necesidad de orden regulatorio. El Curso Auditor Interno ISO 37301. Sistema de Gestión de Compliance ofrece una formación exhaustiva en las prácticas de auditoría interna específicas para el cumplimiento normativo. Diseñado para profesionales y empresas que buscan garantizar la integridad y la ética en sus operaciones, este curso proporciona conocimientos detallados sobre los requisitos de la norma ISO 37301 y las mejores prácticas en el ámbito del compliance. Inscríbete ahora.
4. Curso Auditor Interno ISO 45001. Sistemas de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo
Para la formación de auditores expertos en el estándar ISO 45001, el Curso Auditor Interno ISO 45001. Sistemas de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo es óptimo. Los alumnos adquieren las competencias necesarias para comprobar la eficacia del sistema, pero también el cumplimiento de las exigencias regulatorias, cada vez más estrictas en esta área. Tómalo aquí.
5. Curso Método de Auditorías Remotas de Sistemas de Gestión
Finalizamos con un programa transversal, útil par todos los profesionales que piensan especializarse en Auditoría de los Sistemas de Gestión ISO. El Curso Método de Auditorías Remotas de Sistemas de Gestión.
Estos programas formativos sobre auditoría, además de entregar la titulación como Auditor Interno especializado en cada una de las áreas, allanan el camino para que el alumno obtenga el certificado ERCA – Registro Europeo de Auditores Certificados -, que amplía la expectativa laboral a todos los países del continente europeo y de América Latina.
