Durante la emergencia sanitaria y después, en esta denominada nueva normalidad, las auditorías ISO deben cumplir con los estándares requeridos, aunque para ello sea preciso desarrollar procedimientos alternativos para recopilar evidencia de auditoría suficiente y apropiada.
Muchos auditores encuentran en las auditorías ISO a distancia desde una oficina en casa, un concepto novedoso de gran utilidad. Otros presentan algunas dudas, como sucede con toda innovación, y piensan que la auditoría presencial no puede ser sustituida virtualmente. Pero lo cierto es que cuando se conocen las técnicas apropiadas, garantizar la evidencia y la seguridad es tan posible como ocurre en el proceso tradicional y las auditorías virtuales pueden traer muchos beneficios.
Eso sí, las auditorías ISO realizadas de forma remota precisan de la tecnología apropiada y, también, contar con auditores bien formados para desarrollar la tarea. Pero, además, será necesario seguir algunas pautas.
¿Cómo efectuar auditorías ISO en la nueva normalidad?
Está claro que las condiciones de la nueva normalidad representan limitaciones para los auditores, limitaciones que el auditor debe subsanar apoyándose en la tecnología y en lo que le indique la norma de auditoría por antonomasia: ISO 19001.
De acuerdo con ello, se espera que para las auditorías ISO en la nueva normalidad, el auditor ponga en práctica las siguientes recomendaciones:
1. Utilizar la gestión de riesgos para definir el alcance de las auditorías ISO
La agenda de auditoría puede incluir muchas ubicaciones y áreas geográficas, algunas de ellas fuera del país. Una adecuada evaluación de riesgos ayuda a establecer qué es lo realmente importante para ser auditado.
Incluso tras limitar el alcance a dos o tres ubicaciones, todavía se podrá priorizar el trabajo a los procesos que suponen un alto riesgo o son especialmente complejos.
2. Programar una agenda prescriptiva y detallada
En algunas áreas o ubicaciones, el enfoque se debe dirigir hacia el control de documentos. Entonces, lo más adecuado es solicitar al auditado la evidencia objetiva y específica que se requiere antes de llegar a la reunión virtual en la que se tratará. Así, el auditado tiene tiempo suficiente para seleccionar un documento que haya hecho el transito de aprobación o que haya sido archivado por obsolescencia. Cuanto más detallada y prescriptiva sea la agenda, mejores oportunidades tendrá el auditado de presentar la evidencia que necesita el auditor.
Finalmente, sobre este punto, es importante que las sesiones no excedan las dos horas. Así, el auditado contará con la flexibilidad necesaria para trabajar con su equipo en la preparación de la evidencia que solicita el auditor.
Las #AuditoríasISO en la nueva normalidad encuentran en la virtualidad el camino para alcanzar objetivos. ¿Cómo? Clic para tuitear3. Recorrer los procesos de producción
La virtualidad no impide que el auditor haga un recorrido por el proceso productivo. El auditado, cámara en mano, puede guiar al auditor a través del proceso en directo, respondiendo preguntas que el auditor haría si estuviera en el sitio. Incluso cabe la posibilidad de emplear cámaras dirigidas por el propio auditor a través de drones.
4. Aprovechar las posibilidades de la vídeo conferencia
La vídeo conferencia es una poderosa herramienta para la práctica de auditorías remotas, ya que permite desarrollar tareas como si los participantes se encontrasen “cara a cara”. Además, permite participar a diferentes personas en una misma charla, incluso encontrándose en ubicaciones muy lejanas.
Muchos proveedores de este servicio ofrecen la posibilidad de grabar las sesiones, conservando así un registro documental que puede ser muy valioso en el futuro.
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