Planificar los recursos para subsanar las brechas de calidad

subsanar las brechas de calidad

Planificar los recursos para subsanar las brechas de calidad

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Tras determinar brechas de cumplimiento en el sistema de gestión, debemos subsanar las brechas de calidad. Para ello es preciso dimensionar los recursos que demanda el proyecto y planificar la tarea de acuerdo con ellos.

La asignación de recursos humanos ha de tener en cuenta factores tan importantes como la disponibilidad, el tiempo o las competencias, factores que no se observan al asignar otro tipo de recursos. Por ello, nos centramos en la planificación de los mismos.




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Pero a pesar de esta complejidad, muchas organizaciones, en su afán por subsanar las brechas de calidad en el menor tiempo posible, se aventuran a iniciar la tarea de inmediato tras la elaboración del análisis GAP. Y piensan en ir disponiendo recursos sobre la marcha, sin asignar responsabilidades ni desarrollar un plan.

Sin embargo, tanto la asignación insuficiente de recursos humanos, como el exceso, pueden hacer que el plan para cerrar brechas no culmine con el éxito esperado. Para que esto no suceda, definimos una estrategia de 8 pasos al planificar los recursos necesarios para subsanar las brechas de calidad.

8 pasos al planificar los recursos humanos necesarios para subsanar las brechas de calidad

Está claro que un plan para cerrar brechas de calidad requiere de la planificación de recursos humanos. Pero los profesionales de la calidad  a veces creen que las tareas solo pueden ser desarrolladas por ellos y su equipo. Sin embargo, en esta estrategia entendemos que los recursos humanos se pueden encontrar en cualquier área de la organización.

Paso 1: determinar con precisión el alcance

Si tenemos una dimensión exacta del proyecto y su alcance, tendremos más detalles e información para asignar los recursos. Un proyecto de altas dimensiones, necesita tiempo y personas en esa misma proporción.

Paso 2: determinar horas-persona para cada actividad

Esto se puede hacer utilizando diferentes técnicas, entre ellas, una descomposición de tareas. El objetivo es desglosar el plan para subsanar las brechas de calidad, determinando qué se debe hacer, y cuándo se debe hacer. Al margen, se establecen las habilidades y las capacidades que se requerirán y en qué punto.

Paso 3: estimar la duración de las tareas

Este paso requiere la participación y la experiencia de quienes han intervenido en un proyecto similar en el pasado, o bien la orientación de un consultor externo. Existe un método llamado de “ruta crítica” que permite asociar tiempos a las tareas e identificar la estructura del proyecto que permite completar actividades concatenadas del modo más corto. Así será posible calcular el tiempo total estimado con mayor precisión.

Paso 4: identificar recursos internos cualificados y su disponibilidad

Determinadas las necesidades horarias, lo procedente es identificar los empleados que cuenten con las habilidades y capacidades necesarias. Si existe un equipo de calidad, lo ideal es indagar en su interior antes de expandir la búsqueda en todas las áreas de la organización. Pero también es necesario asegurar la disponibilidad durante el periodo que se estima para la ejecución del proyecto.

Paso 5: agregar tiempo de gestión del proyecto

Para determinar las horas-persona que demanda el proyecto, no basta con sumar la estimación de duración de cada tarea. El proyecto en general, demanda tiempo de gestiónSumar un 15% del total de horas consideradas da un valor más aproximado.

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Paso 6: determinar las necesidades de formación

Pronto se comprende que existen deficiencias que requieren ser subsanadas con formación y capacitación. Aunque la alternativa puede ser contratar consultores externos, un programa de capacitación asegura la transferencia de conocimiento para la organización. Es preciso buscar qué puntos de cada área requieren apoyo y las habilidades, las capacidades, la experiencia y los requisitos específicos de cada una de las tareas que aún no están cubiertas.

Paso 7: calcular el esfuerzo total, y ajustar según sea necesario

En este punto, la sumatoria de los tiempos puede parecer alta o baja. Si la estimación no parece la correcta, es preciso revisar y ajustar en los puntos en que los tiempos no parezcan razonables.

Paso 8: unir todas las piezas y elaborar un plan de gestión de recursos

Un plan de gestión de recursos ayuda a obtener la participación de los empleados, aprobar presupuestos, determinar las necesidades de recursos físicos, y el coste estimado total del proyecto.

La siguiente tabla ayuda a entender mejor qué debe incluir este plan de gestión de recursos:

Concepto Descripción
Identificación de recursos Tipo de personas necesarias; una vez identificadas, su nombre, título, fuente (si está contratado) y el equipo del proyecto asignado.
Requisitos de recursos Información relevante sobre los recursos disponibles, incluso cuando están disponibles, las condiciones de esa disponibilidad y la duración de su disponibilidad.
Roles y responsabilidades Funciones específicas que los empleados realizarán para el proyecto. Esta información puede contener el grado de  autoridad de los recursos, incluida la autoridad para la toma de decisiones y aprobación.
Coste de recursos Coste de recursos directo o estimado (si está contratado).
Cantidad de recursos Cantidad de este tipo de recursos (por ejemplo, la cantidad de horas de trabajo).
Estado de recursos Estado actual del recurso (planificado, solicitado, aprobado, denegado, asignado, confirmado).
Ubicaciones de recursos Dónde se encuentra el recurso, incluidos los recursos virtuales y los equipos que comparten el edificio.
Organización de recursos Visualización del equipo del proyecto y su relación con otros recursos.
Calendario de recursos Días laborables programados, las horas de turno, las fechas de inicio y finalización para diferentes hitos del proyecto y días festivos programados.
Registro de problemas de recursos Información sobre los desafíos de planificación de recursos, por ejemplo, en la adquisición de recursos cualificados y los pasos de resolución de problemas que han funcionado para mantener en marcha los planes de recursos del proyecto.

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Una de las  necesidades habituales de capacitación corresponde a las metodologías de análisis asociadas a las brechas de calidad. El Curso Metodologías, Implementación y Certificación ISO 9001:2015 es una solución a estas necesidades que además ayuda a las organizaciones en su transición a la versión 2015 de la norma.

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