En un programa de gestión anticorrupción el proceso de debida diligencia es la fuente primaria y más importante de información sobre un tercero. De la profundidad y minuciosidad que se aplique en la debida diligencia, dependerá la relevancia y calidad de la información que se recopile sobre el tercero y el conocimiento real que la organización tenga sobre él.
La formación en compliance es percibida como una obligación regulatoria que representa costes adicionales y, además, resta horas de trabajo productivo para los empleados. En algunas organizaciones, la formación en compliance se programa en horarios fuera del espacio laboral diario del empleado, lo que genera en él una reacción adversa al verlo como trabajo extra no remunerado.
El conflicto de intereses es fácil de detectar en los demás, pero difícil de advertir para los mismos afectados o involucrados. Para muchas personas, el conflicto de intereses es un problema de otros, y no de ellos o mucho menos algo que comprometa el cumplimiento legal de la organización.
Piensan, estos empleados, que ellos siempre podrán conservar la imparcialidad y seguir las normas, aunque un amigo o un familiar forme parte de un proceso comercial o de contratación con la organización en la que trabajan.
Obtener la certificación antisoborno ISO 37001 es mucho más fácil de lo que se suele creer. El tamaño, la complejidad de la organización, el compromiso de la Alta Dirección y aspectos como la formación de los profesionales encargados y el apoyo tecnológico con el que cuente el proyecto, son elementos que inciden en la velocidad con la que se llegue a la certificación.
Para algunas organizaciones, el camino será mucho mas rápido. Esto dependerá del avance que hayan hecho en la implementación del programa anticorrupción. Pero, un programa no es lo mismo que un Sistema de Gestión.
Para llegar a la certificación antisoborno ISO 37001 es preciso implementar un Sistema de Gestión que cumpla con los requisitos de la norma. Esto implica atravesar por varias etapas que, si bien no son tan difíciles, requieren seguir una guía y una buena dosis de planificación.
ISO 37001 es el primer estándar internacional diseñado y publicado con el objetivo esencial de tratar y prevenir los riesgos de fraude y corrupción, y, a la vez, facilitar a las organizaciones cumplir con exigencias regulatorias relacionadas, por ejemplo, en países de la Unión Europea.
ISO 37001 es un estándar que aborda todas las posibles fuentes de corrupción: empleados, socios, inversores, proveedores, clientes, organismos estatales, sucursales en otros países, entre las más recurrentes.
ISO 37001 pretende ayudar a evitar actos de corrupción, pero, a la vez, generar cultura de ética y transparencia en todos los estamentos de la organización.
La certificación antisoborno ISO 37001 hace que las organizaciones demuestren y comprueben su compromiso con la transparencia, la adopción de las mejores prácticas comerciales y el respeto por las leyes y las normas en todo el mundo.
Para alcanzar la conformidad con los requisitos de la norma, y así obtener la certificación antisoborno ISO 37001, las organizaciones necesitan promulgar políticas, capacitar empleados, crear procedimientos de debida diligencia, auditar el Sistema… Para hacerlo es importante contar con una guía que lleve a los profesionales encargados por un camino seguro.
La estructura de Alto Nivel de ISO 37001, común a otros estándares ampliamente implementados como ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001 o ISO 45001, facilita la tarea de implementación en las organizaciones que ya trabajan con uno o algunos de ellos.
Esto hace que algunas tareas sean mucho más fáciles de llevar a cabo:
Con el Sistema implementado, la organización está lista para emprender el camino final hacia la certificación antisoborno ISO 37001. Este se desarrolla en siete etapas:
Con el Sistema implementado, las políticas creadas, publicadas y comunicadas y los procesos en funcionamiento, se puede pensar en iniciar el proceso hacia la certificación. Este proceso requiere contar con un organismo certificador y con auditorias internas. Estas son las tareas que se planifican y prospectan en esta primera etapa.
ISO ha delegado la facultad de certificar a las organizaciones, en cada uno de sus estándares, a diferentes organismos certificadores en cada país del mundo. Como mínimo, la organización encontrará dos organismos en su país. En algunos, pueden llegar a ser cinco o siete. Es importante conocer las condiciones económicas y de tiempo de cada uno de ellos, para avanzar en la planificación.
Con el organismo elegido, es bueno realizar una primera reunión de acercamiento, que puede convertirse, eventualmente, en una pre-auditoría. Es la oportunidad para saber qué espera realmente el auditor y en qué puntos puede mejorar la organización antes de enfrentar la auditoría de certificación. Es importante aprovechar estos acercamientos, ya que cualquier observación será informal y no tendrá el trato procesal que tiene un hallazgo o una No Conformidad dentro de una auditoría de certificación.
Es el momento para aprovechar y realizar todas las auditorías internas que sean posibles, antes de llegar a la auditoría de certificación ISO 37001. Los auditores internos pueden ser consultores externos. Contar con auditores internos propios ofrece una gran ventaja: se pueden realizar muchas auditorías, guardando la debida reserva.
Este es el punto culminante en el camino hacia la certificación antisoborno ISO 37001. Si se ha hecho una buena labor, esto se reflejará en el informe del auditor. Puede haber algunas observaciones que lleven a una nueva auditoría, lo cual no es grave. Muchas organizaciones deben pasar por dos o tres auditorías, en las que deben enmendar pequeñas deficiencias que no son tan graves como para reiniciar el proceso.
El auditor produce un informe que es evaluado por una Junta de Certificación dentro del Organismo Certificador. El resultado de este informe es, usualmente, la certificación antisoborno ISO 37001, con reconocimiento internacional.
Las certificaciones ISO tienen una validez de tres años. Esto significa que, durante este periodo de tiempo, la organización debe vigilar su Sistema, auditarlo, mejorarlo y prepararse para una nueva auditoría en los próximos tres años.
Las organizaciones que cuenten con profesionales expertos en el estándar y su implementación, encontrarán un camino más fácil para llegar a la certificación antisoborno ISO 37001.
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La debida diligencia es una de las tareas más importantes que se realizan desde el departamento de gestión anticorrupción y cumplimiento corporativo. Es esencial para garantizar el cumplimiento y, por tanto, los responsables del área siempre deben pensar en cómo hacer que el proceso de debida diligencia sea más preciso y más eficiente.
En términos generales, la debida diligencia es el proceso de examinar los antecedentes de una persona o socio comercial para identificar cualquier riesgo potencial de hacer negocios con esa parte. Llevar a cabo la debida diligencia permite a las organizaciones tomar decisiones más informadas sobre con quién hacen negocios. La debida diligencia también es esencial para que las organizaciones comprendan su posible responsabilidad en virtud de las leyes anticorrupción y otras leyes.
Las señales de alerta contra el fraude se refieren a situaciones o condiciones indeseables que contribuyen constantemente al fraude, el despilfarro y el abuso de recursos.
Todas las organizaciones se enfrentan al riesgo de fraude, que puede ser interno o externo. Los riesgos internos provienen de personas dentro de la organización que pueden usar su posición para enriquecerse mediante la apropiación indebida de recursos y activos, propiedad de la organización. Por otro lado, los riesgos externos provienen de funcionarios gubernamentales, clientes y contratistas que pueden tratar de obtener dinero ilegalmente.
En un mundo donde los clientes de las empresas están literalmente en todo el mundo, es fundamental cumplir con todas las leyes que se aplican a su área de negocio. Un programa anticorrupción de ética y cumplimiento corporativo ayuda a lograrlo con éxito.
Implementar un programa anticorrupción de ética y cumplimiento muestra la intención de una empresa de estar al tanto de las leyes aplicables, y su capacidad e inclinación para tomar medidas razonables para seguir cumpliendo con esas leyes.
Existen diferentes razones por las que, en la actualidad, las organizaciones necesitan más que nunca implementar un programa contra el soborno y la corrupción.
Los programas para combatir el soborno y promover la ética empresarial son necesarios, en primer lugar, para frenar el incremento sin precedentes que el coste de la corrupción y otras prácticas similares representa para las organizaciones. Coste que, según los expertos, ya se acerca a los 3 billones de dólares por año. En segundo lugar, por el consecuente aumento del marco regulatorio asociado al cumplimiento corporativo, particularmente estricto en Europa.
La certificación de la norma ISO 37001 demuestra que la organización que la obtiene cuenta con políticas, procesos, procedimientos y una cultura eficaz para prevenir o eliminar los riesgos de corrupción, soborno y otras conductas que van contra la ética y las mejores prácticas de negocio.
ISO 37001 es el estándar creado por ISO para ayudar a las organizaciones en todo el mundo a luchar contra la corrupción y el soborno. Desde este punto de vista, el estándar es apropiado y recomendable para todas las organizaciones, de cualquier tamaño, complejidad o industria.
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