Sistemas de gestión antisoborno ISO 37001 (requisitos con orientación para su aplicación)

Sistemas de gestión antisoborno ISO 37001

Sistemas de gestión antisoborno ISO 37001 (requisitos con orientación para su aplicación)

Sistemas de gestión antisoborno ISO 37001La norma sobre Sistemas de Gestión Antisoborno ISO 37001 es un estándar internacional que ayuda a las organizaciones a luchar contra la corrupción, el fraude y el soborno, adoptando las mejores prácticas éticas y conductuales.

Los Sistemas de Gestión Antisoborno ISO 37001 están definidos por requisitos y orientaciones necesarios para configurar, implementar, mantener, revisar y mejorar la gestión anticorrupción.

Así la norma incorpora principios contra el soborno, aplicables en todos los países del mundo y todas las industrias. Los Sistemas de Gestión Antisoborno ISO 37001 promueven una compresión estandarizada de procesos que tienen como objetivo principal prevenir conductas impropias y lesivas para la organización.




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¿Qué son los Sistemas de Gestión Antisoborno ISO 37001 y cuáles son los requisitos para su aplicación?

Sistemas de Gestión Antisoborno ISO 37001

Recapitulando, ISO 37001:2016 es un estándar que especifica requisitos y proporciona orientaciones necesarias para implementar, mantener, inspeccionar, revisar, auditar y mejorar un Sistema de Gestión Antisoborno, antifraude y anticorrupción.

El Sistema puede ser autónomo o puede integrarse con otros sistemas existentes. De una u otra forma, ISO 37001 aborda aspectos tan importantes como:

  • Soborno en organizaciones del sector público, privado y sin fines de lucro.
  • Soborno al interior de una organización.
  • Soborno por parte de empleados de una organización que actúan en nombre de la empresa o en su nombre propio.
  • Soborno por parte de socios, aliados comerciales, personas u organizaciones que actúan en nombre de la organización o en su beneficio.
  • Soborno de la organización.
  • Soborno del personal de la organización en relación con actividades de la misma.
  • Soborno directo e indirecto ofrecido o aceptado a través de o por un tercero.

Orientación para la aplicación de Sistemas de Gestión Antisoborno ISO 37001

ISO 37001 establece requisitos y proporciona orientaciones para implementar Sistemas de Gestión Antisoborno eficaces para prevenir, detectar y responder antes el soborno, el fraude y la corrupción, de tal forma que sea posible responder efectivamente ante la presencia de este tipo de conductas, y cumplir con las leyes y regulaciones sobre la materia.

Es importante aclarar que el estándar no se enfoca ni contiene requisitos para tratar ciertas conductas comerciales discutidas pero no ilegales, hasta cierto punto, como la cartelización, el monopolio o la competencia desleal. Sin embargo, es potestativo para la organización incluir estas conductas en su gestión de riesgos y, así, hacer que ellas formen parte de sus Sistemas de Gestión Antisoborno ISO 37001.

Los requisitos del estándar son genéricos y están destinados a ser aplicados en todo tipo de organizaciones, o en algunas áreas de ellas, sin considerar el tamaño, la complejidad o la naturaleza de sus negocios.

Requisitos de los Sistemas de Gestión Antisoborno ISO 37001

El propósito implícito de un Sistema de Gestión Antisoborno es garantizar que cualquier tipo de infracción sea identificada a tiempo, evitando las repercusiones e infracciones que se derivarían de ella.

ISO 37001 es un estándar internacional que utiliza la estructura de Alto Nivel que caracteriza a las más recientes publicaciones de ISO, facilitando así la implementación y la integración con otros Sistemas de Gestión.

Así, los requisitos están contenidos en diez capítulos que similares a otros estándares como Calidad, Gestión Ambiental, Seguridad y Salud en el Trabajo, Seguridad de la Información y Cumplimiento, por mencionar algunos de los más utilizados. Recordemos cuál es esta estructura de requisitos:

  1. Alcance.
  2. Referencias normativas.
  3. Términos y definiciones.
  4. Contexto de la organización.
  5. Liderazgo.
  6. Planificación del Sistema.
  7. Apoyo.
  8. Operación.
  9. Evaluación del desempeño.
  10. Mejora continua.

Con más detalle, la aplicación en la práctica de los anteriores requerimientos de la norma hacen referencia a:

Cláusula 4: Contexto de la organización

Esta cláusula está dividida en cinco secciones y describe lo que es importante saber sobre la organización y la implementación del Sistema de Gestión Antisoborno.

Para implementar el Sistema de Gestión Antisoborno debemos comprender la organización y su contexto; entender las necesidades y expectativas de los grupos de interés; determinar el alcance del Sistema de Gestión Antisoborno; implementar, mantener, revisar continuamente y, cuando sea necesario, mejorar el Sistema de Gestión Antisoborno; así como realizar una evaluación del riesgo de soborno de forma continua.

Cláusula 5: Liderazgo

Para demostrar liderazgo y compromiso con respecto al Sistema de Gestión Antisoborno, la Alta Dirección u órgano de gobierno designado debe:

  • Aprobar las políticas antisoborno de la organización.
  • Asegurar que la estrategia de la organización y la política contra el soborno estén alineadas.
  • Revisar informes del funcionamiento del sistema de forma periódica.
  • Asegurar la asignación de recursos para que el Sistema de Gestión Antisoborno funcione de forma eficaz.
  • Asegurarse de que las acciones de investigación y reparación apropiadas se llevan a cabo y se documentan de forma efectiva.
  • Asegurar que los requerimientos del sistema se integran con los procesos organizativos.
  • Comunicar internamente la importancia de una gestión eficaz contra el soborno y promover una cultura de lucha contra la corrupción y de mejora continua.
  • Impulsar el empleo de procedimientos y canales de denuncia.
  • Asegurarse de que ningún empleado sufra represalias o medidas discriminatorias o disciplinarias por denuncias realizadas de buena fe o por negarse a participar en sobornos.
  • Asignar la responsabilidad de gestionar el sistema a una o varias personas con la competencia, el estatus, la autoridad y la independencia apropiados.
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Cláusula 6: Planificación

Al planificar un sistema de gestión antisoborno, la organización debe prestar atención a:

  • Factores externos e internos determinados en el contexto de la organización.
  • Requisitos de las partes interesadas.
  • Evaluación del riesgo de soborno y su control efectivo.
  • Oportunidades para mejorar.

Las organizaciones deben planificar acciones para abordar estos riesgos y oportunidades de soborno y determinar cómo integrar e implementar estas acciones en el sistema de gestión así como evaluar la efectividad de estas acciones.

En la práctica implica determinar qué objetivos se lograrán, qué recursos se necesitarán, quién será responsable, cuándo se espera alcanzar los objetivos y cómo se evaluarán e informarán los resultados.

Cláusula 7: Soporte

La organización debe proporcionar los recursos necesarios para el establecimiento, implementación, mantenimiento y mejora continua del Sistema de Gestión Antisoborno. Además, la organización debe determinar las personas competentes para implantar las políticas dentro de la organización, y proporcionar capacitación y concienciación adecuada al personal, incluidos los socios comerciales.

Cláusula 8: Operación

La organización debe planificar, implementar, monitorear y controlar los procesos necesarios para cumplir con los requisitos del Sistema de Gestión Antisoborno e implementar acciones para abordar los riesgos y oportunidades del soborno. Los controles también se deben aplicar para cualquier cambio planeado o no planeado. E implementar procedimientos que impidan la aceptación de obsequios o beneficios que puedan percibirse como soborno.

La norma proporciona orientación sobre los controles en las secciones de debida diligencia (8.2), controles financieros y no financieros, transacciones, proyectos o actividades y relaciones (8.3 y 8.4) y organizaciones controladas por la organización y los socios comerciales (8.5).

Cláusula 9: Evaluación del desempeño

La organización debe monitorear, medir, analizar y evaluar las políticas anti-soborno. Sin embargo, antes de completar eso, la organización debe determinar:

  • Qué necesita ser monitoreado.
  • ¿Qué métodos se utilizarán para garantizar resultados válidos?
  • Cuándo se debe realizar el seguimiento y la medición.
  • Cómo se debe documentar.

En consecuencia, se llevará a cabo una auditoría interna con el fin de proporcionar información sobre si el Sistema Antisoborno se ajusta a los requisitos de la organización y los requisitos de la regulación vigente.

Cláusula 10: Mejora

La organización debe reaccionar ante cualquier no conformidad que se produzca tomando medidas para controlar, corregir y hacer frente a las consecuencias. Además, se deben evaluar qué acciones llevar a cabo para eliminar las causas de las no conformidades y determinar si existen no conformidades similares.

Las acciones correctivas deben ser apropiadas a los efectos de las no conformidades encontradas y se debe retener información documentada como evidencia de la naturaleza de la no conformidad.

Con la mejora continua, la organización aumenta la efectividad del sistema operativo y logra sus objetivos más fácilmente.

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