En el entorno corporativo actual, las organizaciones se encuentran bajo una presión constante para demostrar un mejor desempeño en sus operaciones y en cómo cumplen con las expectativas de las partes interesadas. En respuesta a estas demandas, la implementación de un Sistema Integrado de Gestión les permite contar con un marco de gestión empresarial único e integrado para maximizar y sustentar la creación de valor.
En muchas organizaciones, se han implantado sistemas de gestión por separado por falta de recursos o tiempo. Sistemas operados de forma independiente que tienen el potencial de causar ineficiencias debido a la duplicidad de tareas y al desarrollo de requerimientos que pueden ser contradictorios. Y que son complejos de gestionar para alcanzar la mejora continua de forma integrada.
Así, la implementación de un Sistema Integrado de Gestión permite a las organizaciones trabajar con un conjunto formalizado de procesos y elementos interrelacionados para definir de una manera simple y clara sus operaciones diarias, que sus empleados puedan entender fácilmente y que, al mismo tiempo, satisfaga todos los requisitos de negocio, de los clientes, así como los de otras partes interesadas como agencias reguladoras o inversores.
Además, las revisiones recientes de los estándares ISO, que utilizan el Anexo SL como base, respaldan y facilitan el desarrollo y la implementación de un Sistema Integrado de Gestión para mejorar el rendimiento y la gestión de riesgos organizacional.
Con el objetivo de apoyar a las organizaciones en su transición a un modelo integrado de gestión, a continuación, explicamos qué pasos seguir para planificar de forma adecuada la implementación de un Sistema Integrado de Gestión.
Implementación de un Sistema Integrado de Gestión – Paso a paso para planificar y ejecutar con éxito
Una integración eficaz de los sistemas de gestión existentes requiere un enfoque planificado y metódico. Un proyecto de implementación de un Sistema Integrado de Gestión incluiría los pasos que se enumeran a continuación. Varios de estos pasos podrían resumirse o eliminarse en función de la madurez y el estado de los sistemas de gestión actuales.
1. Obtener el apoyo y el compromiso de la Alta Dirección
El primer paso en cualquier proyecto de alcance corporativo es conseguir el compromiso organizacional para proporcionar los recursos y la estructura para establecer, implementar y mantener el sistema integrado de gestión.
Por lo general, para conseguirlo, es necesario contar con el apoyo e implicación de la Alta Dirección.
2. Definir el alcance y los objetivos
En este paso es importante determinar qué operaciones/ubicaciones se gestionarán bajo un enfoque integrado así como documentar formalmente qué objetivos se espera alcanzar con la integración.
Los sistemas de Calidad, Medio Ambiente y Seguridad y Salud en el Trabajo son tradicionalmente los primeros en integrarse. Pero otras áreas como la Seguridad de la Información o el Cumplimiento Normativo y Legal cada vez tienen mayor peso en la estrategia corporativa. Por lo que, las organizaciones comienzan a considerarlos a la hora de integrar estrategias, procesos y operaciones.
3. Realizar un análisis de brechas
Realizar una evaluación de brechas de los sistemas actuales permite identificar las áreas donde se requieren más cambios para lograr la integración, los riesgos y oportunidades de la integración y aquellos procesos actuales que sí pueden aprovecharse en la implementación de un Sistema Integrado de Gestión.
4. Desarrollar un plan de trabajo
Identificando las tareas y las actividades necesarias para cerrar las brechas detectadas en el paso anterior. También se deben definir con precisión los recursos necesarios y asignar responsabilidades y plazos.
El plan servirá para administrar el proyecto y para monitorear e informar sobre el progreso.
5. Definir el contexto de la organización
Cuando se trata de integrar sistemas que ya han operado de forma separada, podría ser cuestión de reunir el contenido del respectivo documento elaborado para cada uno. Cuando se integran sistemas que apenas se están implementando, la tarea requiere identificar todos los problemas internos y externos que podrían afectar la capacidad para alcanzar los logros en cada área, así como los del Sistema Integrado.
Conoce qué pasos seguir para realizar la implementación de un Sistema Integrado de Gestión de forma eficaz #SIG #SitemasIntegrados #NormasISO Clic para tuitear6. Establecer políticas, objetivos y compromisos
Se trata de recoger de forma documentada los compromisos de la organización a través de políticas y definir las metas y acciones para alcanzar los objetivos.
También es importante establecer cómo se van a gestionar los riesgos y las obligaciones de cumplimiento relevantes.
Igualmente, se puede realizar generando un nuevo documento o compilando la información previa de la que se dispone.
7. Elaborar los documentos necesarios
En la implementación de un Sistema Integrado de Gestión también es necesario desarrollar la documentación requerida para operar los procesos de forma efectiva y eficiente.
Una recomendación para abordar este paso es utilizar los aspectos ambientales significativos, el análisis de peligros laborales, las evaluaciones de riesgos, las obligaciones de cumplimiento y la información documentada que tengan carácter obligatorio para priorizar el desarrollo de documentación.
8. Diseñar e implementar controles operativos y protocolos de seguimiento
Es necesario determinar lo que se debe monitorear y medir, los métodos que se utilizarán y los indicadores que se evaluarán.
Y, para ello, se deben determinar controles para monitoreo, medición, evaluación, pero también para prevención de riesgos.
9. Diseñar e implementar planes de respuesta a emergencias
El enfoque en los sistemas de gestión modernos es hacia la prevención y la gestión de riesgos. Sin embargo, es necesario contar con planes de contingencia con base en la información obtenida en los pasos anteriores.
10. Establecer necesidades de capacitación y formación
Con base en una evaluación de competencias de todos los empleados, pero particularmente de los que tendrán funciones en cada una de las áreas de gestión integradas, es recomendable establecer un programa de capacitación y formación para cada nivel de la organización.
11. Comunicar a todas las partes interesadas
Todas las partes interesadas consideradas en el capítulo 4.2, de cualquiera de los estándares integrados, deben conocer y comprender que ahora se trata de un Sistema Integrado de Gestión, con los cambios que ello implica, pero también con los beneficios que ofrece.
12. Definir un programa de auditorías y comprobar la mejora continua
La implementación de un Sistema Integrado de Gestión no estará completa si no se comprueba la eficacia y el alcance de los objetivos, y esto se hace con inspecciones, revisiones, evaluaciones, pero, ante todo, con la auditoría interna.
Finalmente, es preciso realizar una revisión de toda la tarea que involucra la implementación de un Sistema Integrado de Gestión, para verificar que se cumple con el requisito de mejora continua solicitado en la cláusula 10 de todos los estándares integrados.
Dentro de los diversos recursos que solicita la implementación de un Sistema Integrado de Gestión, adquieren especial relevancia los relacionados con formación y capacitación.
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