Estrategias para implementar sistemas integrados de gestión

Estrategias para implementar sistemas integrados de gestión

Estrategias para implementar sistemas integrados de gestión

Estrategias para implementar sistemas integrados de gestiónSon varios los especialistas que han formulado estrategias para implementar sistemas integrados de gestión, con diferentes orientaciones y de acuerdo con diversos grados de integración.

Aunque algunas de estas estrategias para implementar sistemas integrados de gestión se basan en la preexistencia de sistemas individuales ya implementados, y otras se basan en un enfoque generalizado de implementación, lo cierto es que conocerlas representa una gran ayuda para las organizaciones que eligen este modelo de gestión.

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En total son doce las estrategias para implementar sistemas integrados de gestión que hemos recopilado, con el ánimo de proporcionar una mejor comprensión de lo que es este modelo de gestión y de lo que requieren las organizaciones para culminar la tarea con éxito, aún bajo diferentes contextos.

Estrategias para implementar sistemas integrados de gestión

De una u otra forma, en algún momento del proceso, los profesionales encargados se enfrentan a la disyuntiva de elegir una entre varias estrategias para implementar sistemas integrados de gestión.

Las variables a considerar son muchas: ¿hay sistemas individuales ya implementados?, ¿a qué nivel se desea la integración?, ¿se presentan problemas o restricciones regulatorias que dificulten la integración?…

De ahí la importancia de conocer los diferentes escenarios que pueden aparecer y las estrategias para implementar sistemas integrados de gestión que se utilizarán en cada uno de ello. Estos son los doce que hemos identificado:

1. Alineación

Se basa en el establecimiento de paralelos comparativos entre los diferentes sistemas a integrar, identificando y aprovechando sus similitudes. El propósito es construir procesos separados, pero documentados en un solo lugar.

2. Integración

Se integran todos los procedimientos y las instrucciones relevantes.

3. Integración de sistemas ya implementados

Usualmente, el Sistema de Gestión de la Calidad ya se encuentra implementado, y es cuestión de agregar Medio Ambiente y Seguridad y Salud en el Trabajo. Sin embargo, es probable que los tres sistemas ya estén implementados de forma independiente. Así la tarea será más fácil.

4. Secuencia de integración

Se plantean dos diferentes secuencias de integración: la primera, contempla introducir sistemas individuales, seguida de la integración de sistemas originalmente separados. La segunda, se basa en el desarrollo de un Sistema de Gestión Integrado desde el inicio.

5. Integración de un Sistema de Sistemas

La integración de dos sistemas o más sistemas, implica vincularlos de forma que se elimine la independencia de cada uno de ellos. Esto conduce a un Sistema robusto y sólido.

6. Enfoque del sistema para la integración

Este es un enfoque holístico que pretende evitar la baja optimización de un componente del sistema, en favor de otro. Lo que se pretende es construir un sistema funcional para cada función, dependiendo de las partes interesadas y los objetivos.

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7. Enfoque basado en cuatro niveles de integración

Los cuatro niveles que se consideran son:

  • Sistemas de gestión individuales integrados en cada función, de modo que los requisitos relacionados con la calidad estén cubiertos por el SGC, los requisitos medioambientales por el SGA y los requisitos de salud y seguridad cubiertos por el SST.
  • Integración de los estándares: ISO 9001, ISO 14001 e ISO 45001.
  • Integración de los tres sistemas, con otros sistemas certificados.
  • Integración total de sistemas certificados y no certificados.

8. Integración por niveles jerárquicos

Se establecen tres diferentes niveles de integración, con base en la mayor o menor compatibilidad y con la cultura de integración. Estos niveles son:

  • Correspondencia: esfuerzos realizados para aumentar la compatibilidad de los sistemas, esencialmente utilizando referencias cruzadas entre documentos, lo que conduce a una menor carga de documentos, procedimientos e instrucciones de trabajo simples, facilitando la tarea y la práctica de auditorías.
  • Coordinación y coherencia: integración a nivel de las actividades de gestión, por lo que hay un enfoque en las interrelaciones, sinergias y compensaciones. Los objetivos y metas se establecen, coordinan y equilibran y las responsabilidades organizativas se definen en un solo lugar.
  • Integración estratégica: incluye el cambio a nivel cultural que fomenta el trabajo en equipo y la participación de todos los grupos de interés.

9. Sinergia multinivel

La integración se produce en tres niveles organizacionales, así:

  • Sinergia estratégica.
  • Sinergia institucional, estructural, cultural y de recursos.
  • Sinergia de documentación.

10. Enfoque de dos frentes

La integración se realiza mediante un enfoque de dos vertientes. El primero, se refiere a la implementación de un sistema genérico para respaldar la integración. El segundo se limita a un sistema para auditorías genérico.

11. Integración a través del enfoque de calidad total

Se trata de utilizar recursos integrados, como Recursos Humanos, financieros, tecnológicos, documentos, formación, para alcanzar la satisfacción total de todas las partes interesadas, desde un enfoque de calidad total.

12. Integración mediante ascensión, aumento y asimilación

Los sistemas existentes y futuros, pueden ser integrados por tres mecanismos diferentes:

  • Ascensión: por ejemplo, cuando una empresa previamente registrada en ISO 9001 quiere ir más allá a un Modelo de Excelencia Empresarial.
  • Aumento: una organización puede requerir agregar un sistema existente para desarrollar una comprensión más profunda. Por ejemplo, aumento de ISO 14001 por las directrices de desempeño de ISO 14031.
  • Asimilación: la organización puede asimilar un sistema interno para que funcionen como un Sistema Integrado.

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