Auditorías de sistemas de gestión integrados: planificación y gestión

Auditorías de sistemas de gestión integrados

Auditorías de sistemas de gestión integrados: planificación y gestión

Auditorías de sistemas de gestión integradosLas auditorías de sistemas de gestión integrados representan uno de los beneficios que más atrae a las organizaciones que optan por este modelo de gestión. Operaciones y toma de decisiones optimizadas, documentación simplificada, racionalización de los recursos y reducción de costes son, entre otros, argumentos que explican la preferencia por los Sistemas Integrados de Gestión.

Sabemos que todos los Sistemas de Gestión ISO, pero específicamente los de Calidad, Medio Ambiente y Seguridad y Salud en el Trabajo – que son los que en primera instancia se integran -, requieren de las auditorías internas como el camino más indicado para alcanzar la conformidad con el requisito de mejora continua.

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Las auditorías de sistemas de gestión integrados se desarrollan con base en principios y procesos particulares, teniendo en cuenta que serán, en el caso que nos ocupa, tres los estándares a evaluar.

A continuación, explicamos cómo llevar a cabo la planificación y la forma en que se realizan las auditorías de sistemas de gestión integrados.

Auditorías de sistemas de gestión integrados – ¿Qué es?

ISO 19011, estándar internacional que ofrece directrices para la práctica de auditorías a Sistemas de Gestión basados en normas ISO, nos dice que una auditoría de sistemas de gestión integrados es la tarea que realiza un solo auditor o un solo equipo de auditores, a un único auditado – organización -, para comprobar la conformidad de dos o más Sistemas de Gestión.

ISO 19011 también explica los aspectos esenciales en auditorías de sistemas de gestión integrados, destacando estos tres:

Teniendo en cuenta estos aspectos, las auditorías de sistemas de gestión integrados siguen el siguiente proceso:

Auditorías de sistemas de gestión integrados – El proceso

Las auditorías de sistemas de gestión integrados siguen los mismos principios básicos y procesos formales que una auditoría interna a un solo sistema. Sin embargo, en la etapa de planificación y específicamente en la elaboración de un calendario de gestión, es preciso tener en cuenta:

Duración de la auditoría integrada

Las auditorías de Sistemas Integrados ofrecen una reducción de tiempo de hasta un 20% en el tiempo de realización, en comparación con la misma tarea en sistemas individuales. Este ahorro puede ser optimizado cuando:

  • Se alcanza un grado muy alto de integración de los sistemas evaluados, especialmente en el campo de la documentación.
  • El auditado y sus empleados clave, tienen capacidad para responder preguntas sobre los sistemas auditados.
  • Los auditores tienen un conocimiento profundo acerca de las normas auditadas.

La planificación

Es claro que debe existir un único plan de auditoría. Pero esto no significa que no podamos determinar objetivos ambientales, por una parte, y de calidad, por otra. Incluso se podría perseguir algunos objetivos en determinadas áreas específicas. Lo importante es que el plan incluya todos los procesos, para los sistemas auditados, y que se compruebe la conformidad con los requisitos exigidos por las normas correspondientes.

Los auditores verificarán que no se presente duplicidad de documentos, siempre que sea posible con un solo documento, alcanzar la conformidad al mismo requisito en los estándares auditados.

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La gestión

En las auditorías en las que es preciso conformar un equipo, liderado por un auditor principal, es necesario comprobar la capacidad de los miembros del equipo para abordar múltiples sistemas de gestión.

Con el plan en la mano, de acuerdo al ítem anterior, la auditoría debe desarrollarse por áreas de procesos y no según las cláusulas de cada una de las normas. Recordemos que la integración de sistemas se da a nivel de procesos y no de requisitos.

Otro punto importante es contar con las listas de verificación y formularios adecuados para el modelo integrado, que varía sustancialmente de los mismos instrumentos en una auditoría individual.

Los informes integrados

Por supuesto, una vez concluida la tarea sobre el terreno, es preciso producir el informe de auditoría, que debe ser uno solo. Esto no implica que las no conformidades, los hallazgos sobre oportunidades o las recomendaciones sobre acciones de mejora, no deban identificarse con absoluta claridad, dentro del informe, informando el sistema al que pertenecen, el requisito y el proceso involucrado.

Las indicaciones sobre acciones correctivas deben tener en cuenta que es posible que al implementarla, se alcance la conformidad esperada pero, de una u otra forma, se genere una no conformidad en alguno de los demás sistemas que forman parte de la integración.

Diplomado en Sistemas Integrados de Gestión

Las auditorías integradas requieren auditores especializados en sistemas integrados. ISO promueve la integración de todos sus estándares, y esto se refleja en la estructura común de sus publicaciones recientes.

Calidad, Medio Ambiente y Seguridad y Salud en el Trabajo son en primera instancia los estándares que naturalmente se integran. El Diplomado en Sistemas Integrados de Gestión, es el programa de excelencia ideal para proveer a las organizaciones de los profesionales idóneos para integrar, implementar, certificar, mantener, auditar y mejorar Sistemas Integrados de Gestión.

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