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Un enfoque de sentido común para las auditorías internas de sistemas integrados

auditorías internas de sistemas integrados

Para llevar a cabo auditorías internas de sistemas integrados de gestión, los auditores líderes afrontan ciertas dificultades que, a veces, conllevan a que el proceso no alcance los resultados esperados. Por ello, para superar de modo satisfactorio los posibles obstáculos que se presentan, se hace necesario incorporar un enfoque de sentido común para este tipo de auditorías.

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Introducir este enfoque dentro del proceso de auditorías internas de sistemas integrados requiere de 6 pasos que exponemos a continuación. Seguirlos facilitará en gran medida la tarea a la que nos enfrentamos.

Cómo incorporar un enfoque de sentido común en las auditorías internas de sistemas integrados

En primer lugar, se hace necesario aclarar que, aunque una organización no haya integrado sus sistemas de gestión de la calidad, el medio ambiente y la seguridad y la salud en el trabajo, es posible realizar una auditoría integrada. De hecho, tampoco es necesario que la organización posea las tres certificaciones, sino que pueden faltarle una o dos. Lo requerido es que estos sistemas se encuentren implementados.

Hecha esta precisión, pasamos a comentar los 6 pasos necesarios para adoptar un enfoque de sentido común en las auditorías internas de sistemas integrados:

1. Formar y capacitar auditores internos

La organización debe lograr que sus auditores internos estén perfectamente capacitados para su tarea. El sentido común nos dice esto se consigue a través de programas formativos de alto nivel, interesantes y, si se puede, hasta entretenidos. De este modo, el estudio resulta más gratificante y provechoso, especialmente cuando incluye casos prácticos. Además, somos conscientes de que una organización que, por ejemplo, se dedica a producir y vender zapatos, probablemente tenga poca experiencia en las áreas de formación y pedagogía.

Teniendo esto en cuenta, las recomendaciones son dos: establecer las necesidades de formación para auditores internos y elegir un proveedor de programas de formación de alta calidad que, cuando sea posible certifique a los alumnos, y ofrezca contenidos actualizados y de valor.

2. Diseñar un calendario de auditoría razonable y concordante con la complejidad de la tarea

Una de las funciones del auditor y su equipo es determinar el cronograma y los calendarios de las auditorías. Esto significa que, al empezar el año, el equipo debe analizar todas las áreas, determinar cuáles son críticas y definir el calendario de auditorías internas de sistemas integrados.

Además, tanto el calendario general del año como los cronogramas para cada una de las auditorías deben tener en cuenta, lógicamente, el número de empleados que se entrevistarán, la complejidad del área a evaluar y el nivel de riesgo. El objetivo es que los días de auditoría y el número de auditores dispuestos sean suficientes.

3. Planificación de la auditoría

El proceso de planificación comienza con la lista de verificación. Ésta debe ser flexible y fácil de utilizar, para que no se convierta en una camisa de fuerza para el auditor. Si los cronogramas y los calendarios han sido bien elaborados, la agenda será adecuada.

Dentro de la planificación, el auditor tendrá que identificar algunas acciones cerradas en alguna auditoría anterior, para comprobar si continúan vigentes. Asimismo, tiene que abordar cualquier otra acción correctiva que se haya derivado de actividades que no sean de auditoría.

Resulta muy recomendable emplear una matriz que contenga las cláusulas relativas a los tres sistemas. Debemos saber cuáles son obligatorias, cuáles son aplicables y cuáles han sido ya revisadas. La idea es que se examinen al menos 9 cláusulas de cada área (3 por sistema de gestión) que todavía no hayan sido revisadas.

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4. La auditoría

El objetivo de la auditoría es garantizar procesos seguros, que deriven en la mejora de la calidad, la seguridad y la salud de los trabajadores, y la adecuada gestión ambiental.

Por ello, en la auditoría, en la práctica, es cuando más debemos focalizar en el sentido común. Hay que observar con capacidad crítica las situaciones que se evidencian, más allá de la documentación. De no ser así, es probable que el auditor se conforme con unos documentos muy bien elaborados, conservados y exhibidos de forma oportuna, pero ignore un problema real que no se está contemplando y debería ser atajado.

5. Informes de auditoría

Algunos auditores sienten la tentación de redactar el informe de auditoría reproduciendo la lista de verificación. A la alta dirección y al auditor externo, esta información les será de poco interés. Ellos quieren ver lo que está mal y lo que está bien. Nuevamente el sentido común debe imperar.

En un informe de auditoría no necesitamos plasmar pequeñas fallas coyunturales, errores de ortografía, o el cumplimiento de una cláusula que ya se ha evidenciado y corroborado en varias auditorías anteriores. El informe debe ser un documento breve y conciso que proporcione los hechos clave, las observaciones de mejora y capture la evidencia de lo que se examinó.

6. Revisión de la auditoría

El camino de la auditoría no se acaba con la presentación del informe. Es necesario realizar reuniones de seguimiento que deben ser programadas, según lo ya recomendado,  durante el resto del año. En estas reuniones se analizarán los comentarios surgidos desde cualquier auditoría externa que se hubiese presentado, se hará seguimiento a las acciones correctivas propuestas, así como a las observaciones hechas por el auditor sobre cualquier tema relativo a calidad, medio ambiente y salud y seguridad en el trabajo.

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