Cómo escribir un buen informe de Auditoría Interna de Calidad

El informe de auditoría interna

Para aquellas organizaciones que han certificado e implementado la norma ISO 9001, el proceso de auditoría interna es quizá la forma más importante con la que cuentan para asegurarse de que su Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) está funcionando correctamente y de manera eficiente. Ahora bien, ¿cuál es el papel del informe de auditoría interna en este proceso?

Algunas personas que no tienen un conocimiento avanzado sobre las auditorías internas o el SGC no comprenden bien la importancia que tiene un informe de auditoría interna. Vamos a revisarlo (si quieres profundizar en este tema puedes revisar el artículo Cómo convertirte en Auditor Interno ISO 9001)

¿Cuál es la importancia de un informe de auditoría interna?

Un informe de auditoría interna es el registro oficial de una auditoría – el único registro oficial. Todas las notas tomadas por los auditores, todas las observaciones formuladas por los empleados durante la auditoría, toda la información tomada de los propietarios de los procesos durante la auditoría y todas las declaraciones hechas durante la reunión de cierre no equivalen a algo oficial. Si algo no está registrado en el informe de auditoría, en realidad no cuenta.

No podemos olvidarnos de que ese informe de auditoría interna no solo lo van a leer las personas que fueron auditadas o aquellos que estaban en la reunión de cierre, sino que éste también será revisado por la Dirección de la organización y por personas (partes interesadas) que no participaron del proceso de auditoría.

Un ejemplo de terceras partes que van a comprobar el informe de auditoría interna es el organismo de certificación. Por ello, es tan importante que toda la información esté detallada. El informe tiene que registrar toda la información necesaria acerca de las acciones correctivas necesarias y justificar por qué la organización cumple con la norma ISO 9001. El informe de auditoría interna es la evidencia completa registrada de todos los aspectos de la auditoría. En muchos sentidos, una auditoría sin un buen informe no es realmente una auditoría.

¿Qué se debería incluir en un informe de auditoría interna?

Vamos a ver cómo hacer un buen informe de auditoría teniendo en cuenta lo que se debe incluir y lo que no. Una buena guía acerca del contenido de un informe de auditoría interna se incluye en la norma ISO 19011.

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A continuación os detallamos los 7 elementos que debe incluir un informe de auditoría interna sacado de la ISO 19011:

• Objetivo de la auditoría. Si se trata de una auditoría periódica o una auditoría de seguimiento de acciones correctivas.
• Alcance de la auditoría. Por ejemplo, si hay varias líneas de fabricación, incluir si se han auditado todas o no, o si se ha dejado fuera algún turno.
• Cliente de la auditoría. ¿Para quién se realizó la auditoría?
• Fechas y lugares de la auditoría. Es importante poder demostrar el marco temporal en el que se hacen las auditorías.
• Criterios de la auditoría. ¿Qué procesos se han auditado y siguiendo qué estándar?
• Resultados de la auditoría. ¿Cuáles son los resultados de las evidencias que se encontraron? Algunas organizaciones distinguen entre principales hallazgos (donde hay un fallo sistemático) y hallazgos menores (como uno o varios errores que se cometieron, pero que no eran universales), pero esto no es necesariamente así. Otras organizaciones incluyen también los resultados positivos y mejores prácticas que pueden ser compartidos con toda la organización. Es relevante incluir los elementos probatorios de los hallazgos.
• Conclusiones de la auditoría. ¿Cuál es el resumen de los resultados de la auditoría? ¿Había demasiados hallazgos para determinar si el proceso se llevó a cabo correctamente? ¿Cuál es la evaluación de la eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad?

Adicionalmente, la ISO 19011 incluye algunos elementos opcionales que se pueden incluir si se consideran útiles: un plan de auditoría; resumen del proceso de auditoría y obstáculos; áreas no cubiertas; el desacuerdo entre el auditor y el auditado; oportunidades de mejora; y planes de seguimiento acordados.

Para finalizar comentaros, el informe de auditoría interna no debería incluir nada que sea sorpresa para los auditados que lo lean. Si alguna información no fue presentada en la reunión de cierre, no debería aparecer en el informe de auditoría. Además, que el informe esté redactado de forma que sea fácil de comprender, ayudará a que la información de la auditoría sirva para mejorar el SGC.

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