Al integrar Sistemas de Gestión ISO encontramos cláusulas y requisitos comunes. Sobre ellos hemos hablado en algunas de nuestras entradas recientes. Pero también encontramos procesos operativos comunes, que refuerzan la necesidad y la conveniencia de integrar Sistemas de Gestión ISO.
En la uniformidad de procesos comunes, es donde la organización obtiene interesantes réditos al integrar Sistemas de Gestión ISO, basados en las normas ISO 9001, ISO 14001 e ISO 45001. Sólo por mencionar dos ejemplos, la planificación y el control operativo podrán ser uno solo para los tres sistemas.
De hecho, en este punto, es contraproducente mantener información operativa separada, ya que los empleados encargados de procesos, tendrán que acudir a tres fuentes diferentes para hacer su trabajo.
Establecida la conveniencia de integrar Sistemas de Gestión ISO, pasemos al objetivo de este artículo: los procesos operativos comunes en ISO 9001, ISO 14001 e ISO 45001.
Integrar Sistemas de Gestión ISO – Los procesos operativos comunes
Al definir procesos para el sistema de calidad, destinados a proveer productos y servicios que cumplan con las necesidades y expectativas de los clientes, es preciso que se consideren controles operativos para mitigar el impacto ambiental y para prevenir incidentes o accidentes de trabajo. Así, se crea un ciclo de trabajo único, que incluye todo lo que todos los empleados necesitan, especialmente en los siguientes procesos operativos específicos:
Información documentada
Los requisitos sobre información documentada son los mismos en los tres estándares. Esto significa que, en un sistema integrado, utilizaremos un solo proceso para crear, actualizar, controlar, aprobar y almacenar documentos, facilitando así el trabajo y optimizando el acceso a la información.
Gestión de recursos
La organización debe asignar y proveer los recursos para el logro de los objetivos de cada uno de los sistemas. Esto es igual, con una ligera variación en ISO 9001 que desglosa en sub cláusulas estos recursos: Recursos Humanos, Recursos de Monitoreo, Infraestructura, y otros. Pero, en esencia, es lo mismo.
Competencia y conciencia
Conciencia es el término utilizado en ISO 45001 e ISO 14001, para lo que ISO 9001 denomina competencia. Se puede alcanzar la conformidad en los tres, atendiendo el proceso del estándar de calidad. De hecho, la tarea será más fácil, ya que se pueden coordinar y unificar todas las actividades de formación y sensibilización.
Comunicación
Todos los estándares solicitan que la organización determine cómo, quién, qué, cuándo y dónde, se comunicará. En ISO 45001 e ISO 14001 es preciso definir adicionalmente si se trata de comunicación externa o interna. Pero no estaría mal aplicar lo mismo para ISO 9001 y así contar con un único proceso, idéntico para todas.
Al integrar #SistemasDeGestiónISO encontramos varios procesos operativos comunes que facilitan la tarea. En total, son nueve. Hoy los conocemos. Clic para tuitearPreparación y respuesta ante emergencias
Este es un proceso para ISO 14001 e ISO 45001, como es apenas natural. Pero, pensándolo bien, no estaría mal implementarlo para el estándar de calidad. Nada lo impide y sí prestaría un valioso servicio. Aunque si no se hace, el punto es que para dos de los tres estándares que lo requieren, es el mismo.
Seguimiento, medición, análisis y evaluación
Para las tres normas, la organización tendrá que definir lo que será monitoreado, lo que se medirá, a lo que se aplicará seguimiento, y en qué forma se hará y con qué frecuencia. La diferencia está en que ISO 9001 pretende medir la satisfacción del cliente, en tanto que ISO 14001 e ISO 45001 se enfoca en el cumplimiento de los requisitos. El proceso es el mismo, aunque el objetivo sea otro.
Auditoría interna
Los tres estándares solicitan que la organización realice auditorías internas, programadas, de acuerdo con un programa preestablecido. La tarea se facilitará, porque el auditor evaluará un solo proceso para tres estándares. Se reducen costes, se ahorra tiempo y se potencian los beneficios de las auditorías.
Mejora continua
Aunque el origen de la no conformidad del proceso se asigne a uno de los tres sistemas, o esta proceda de un lugar diferente del sistema, lo importante es que las no conformidades se pueden resolver de la misma forma. Esto debe utilizarse para desarrollar un proceso único para la gestión de no conformidades, incidencias y acciones correctivas.
Revisión de gestión
Es la Alta Dirección la que más encuentra beneficios en la coincidencia de procesos comunes, al integrar Sistemas de Gestión ISO. El ahorro de tiempo, que para ellos es lo más valioso, es el principal de estos beneficios. Con toda la información de todos los estándares del sistema de gestión en un solo lugar, puede resultar mucho más fácil tomar decisiones, ya que la información proporciona una perspectiva amplia de todo el sistema, los recursos necesarios y el rendimiento general.
Integrar Sistemas de Gestión ISO produce muchos beneficios. Pero, para evitar problemas durante la implementación, que es la etapa más crítica, es necesario contar con profesionales capacitados, que conozcan todas las particularidades que pueden presentarse. Los procesos de formación especializados, pueden ser la solución.
Diplomado en Sistemas Integrados de Gestión
Integrar Sistemas de Gestión ISO puede representar algunas dificultades durante la etapa de implementación, que no se encuentran cuando se trabajan Sistemas Independientes.
Este es uno de los objetivos que persigue el Diplomado en Sistemas Integrados de Gestión, que, además, aborda con profundidad cada uno de los requisitos de los tres estándares a integrar: Calidad, Medio Ambiente y Seguridad y Salud en el Trabajo.
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