Los Sistemas Integrados de Gestión aportan muchos beneficios a las organizaciones que eligen este modelo de gestión. Optimizar recursos humanos, financieros y tecnológicos, es tal vez el más relevante entre ellos. Pero también tenemos la agilidad y facilidad con que se pueden practicar las auditorías internas.
Evitar la duplicidad de funciones, en los empleados y en los procesos, así como elevar los niveles de productividad y de satisfacción en empleados, clientes y socios comerciales, son también factores que inclinan la balanza hacia el lado de los Sistemas Integrados de Gestión.
¿Cómo hacerlo? Identificar los requisitos comunes en los estándares que conformarán los Sistemas Integrados de Gestión es un buen punto de partida.
Sistemas Integrados de Gestión – ¿Dónde iniciar?
La implementación de Sistemas Integrados de Gestión requiere una etapa de planificación. En el plan del proyecto se define el alcance y los requisitos comunes. En el ejemplo de hoy, hablamos de Sistemas Integrados de Gestión que involucran tres estándares esenciales hoy en el mundo organizacional: Calidad – ISO 9001 – Medio Ambiente – ISO 14001 – y Seguridad y Salud en el Trabajo – ISO 45001 -.
Identificando puntos en común
De la lectura de los textos de las tres normas a integrar, establecemos con facilidad que algunas cláusulas son casi idénticas, y que las diferencias son tan mínimas, que es posible subsanarlas para alcanzar la conformidad con un solo proceso o un solo documento.
Es el caso de los capítulos 4, 5, 7, 9 y 10, en los tres estándares que mencionamos. Veamos entonces cómo podemos cumplir con estos requisitos, en Sistemas Integrados de Gestión que incorporen estándares de Calidad, Medio Ambiente y Seguridad y Salud en el Trabajo.
Políticas
Los requisitos sobre creación, aprobación y comunicación de políticas en los tres estándares son iguales. La diferencia está, por supuesto, en los objetivos específicos. Es claro que uno trata sobre la satisfacción de los requisitos de calidad de los clientes, otro sobre el compromiso de la organización con el cuidado del Medio Ambiente y, el último, sobre la prevención de riesgos que amenacen la salud y la seguridad de los trabajadores.
Los tres temas se pueden incorporar en una política integrada, teniendo en cuenta que el contexto de la organización es el mismo, y que para todos ellos es preciso lograr que se alineen con la estrategia de negocios de la organización.
Mejora continua
Los tres estándares, y otros de ISO de reciente publicación, requieren que la organización establezca objetivos e implemente procesos para garantizar la mejora continua de los sistemas. Los tres estándares, sobre los que trabajamos hoy, solicitan que estos objetivos sean consistentes con la política, y que se trate de objetivos alcanzables, medibles y que se puedan monitorear.
Estos objetivos, en los tres casos, deben ser comunicados en forma oportuna y efectiva, y actualizados cuando sea necesario. Por supuesto, todo esto puede hacer parte de un solo documento, lo que facilitará el seguimiento, revisión y actualización cuando se requiera.
Una ventaja de los #SistemasIntegrados de Gestión es la optimización de recursos porque los estándares tienen requisitos comunes ¿Cuáles? Conócelos. #SIG #ISO9001 #ISO14001 #ISO45001 Clic para tuitearContexto de la organización
Los estándares ISO, en sus ediciones recientes, incorporan este requisito: la organización debe determinar los factores o elementos internos y externos, que pueden afectar su capacidad para alcanzar los objetivos comerciales y los específicos de cada Sistema de Gestión, que, en el caso que nos ocupa, son Calidad, Medio Ambiente y Seguridad y Salud en el Trabajo.
El contexto de la organización, interno o externo, es uno. Por supuesto, no todas las cuestiones que lo conforman afecta por igual la capacidad de satisfacer las necesidades de los clientes, o cuidar la salud y la seguridad de los trabajadores, por ejemplo. Pero nada impide que todos se reúnan en un único documento, que, aunque no es necesario, ya que ninguna de las normas lo exige, resulta muy buena idea tenerlo en un Sistema de Gestión Integrado.
Necesidades y expectativas de las partes interesadas
Los tres estándares requieren que la organización identifique las partes interesadas, para cada uno de ellos, y establezca sus necesidades y expectativas. Algunas de estas partes serán comunes a dos o a los tres Sistemas. Algunas de estas necesidades pueden convertirse en obligaciones de cumplimiento para la organización, lo cual no impide que, para alcanzar la conformidad, se establezca un proceso único y un solo documento.
Liderazgo y compromiso
El liderazgo y compromiso de la Alta Dirección es un elemento común a todos los estándares ISO, y no solamente a los tres que tratamos hoy. Este liderazgo se demuestra desde el establecimiento de las políticas, hasta la asignación de recursos, pasando por la definición de objetivos.
Evaluación de riesgos y oportunidades
El requisito está en los tres estándares, y en ninguno se indica la necesidad de un procedimiento formal, y mucho menos, documentado. La finalidad no es otra que asumir una actitud proactiva y preventiva frente a los riesgos, y, así, también contar con herramientas para no desaprovechar las oportunidades.
Las evaluaciones de riesgos y oportunidades pueden ser mucho más ágiles y oportunas, si se consideran riesgos y oportunidades para los tres objetivos: Calidad, Medio Ambiente y Seguridad y Salud en el Trabajo.
En la práctica, muchos riesgos que pueden impactar la Gestión Ambiental, tienen también relevancia en la Seguridad y la Salud de los trabajadores y, a la vez, estos están estrechamente relacionados con lo dispuesto en la cláusula 4.4 de ISO 9001, que habla sobre la obligación de definir las actividades comerciales y sus interacciones.
Obligaciones de cumplimiento
Identificar las obligaciones de cumplimiento y garantizar su acatamiento, es un requisito común a las normas de Gestión Ambiental y de Seguridad y Salud en el Trabajo. La organización debe establecer cuáles son las normas, leyes, regulaciones o acuerdos, que le son aplicables, y que debe cumplir.
Esta es una tarea que se adelanta en la definición de las necesidades de las partes interesadas, y que puede integrase en un mismo documento.
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