Escribir un buen informe de auditoría ISO 9001 es el paso final de una tarea que ha comenzado con una etapa de preparación y planificación. Cuando este documento se encuentra correctamente enfocado y realizado, puede emplearse de manera efectiva para mejorar el sistema de calidad y conseguir así que la auditoría cumpla su cometido.
Para que esto sea así, el informe de auditoría ISO 9001 debe incluir la información suficiente, precisa y completa conforme a lo que indicamos a continuación.
Lo que debemos incluir en el informe de auditoría ISO 9001
El informe de auditoría ISO 9001 debe registrar toda la información necesaria para definir e implementar las acciones correctivas adecuadas y justificar por qué la organización alcanza la conformidad con la norma ISO 9001. Este documento debe ser la evidencia completa de que todos los aspectos de la auditoría han sido considerados y es el único informe oficial de este proceso. Todo esto hace que una auditoría, sin el informe de auditoría adecuado, nunca pueda ser una buena auditoría.
Entonces, ¿cómo debe ser este tipo de informe y qué debe incluirse en él? Lo primero que debemos considerar es que este debe ser elaborado de manera independiente y autónoma. Lo segundo, es que la mejor recomendación para el contenido del informe de auditoría es seguir lo indicado en ISO 19011.
Seguir todas las indicaciones acerca del contenido incluidas en esta norma de auditoria por excelencia, en la práctica, puede ser excesivo para una pequeña organización. Por ello, se puede considerar reducir algunos aspectos de ser necesario. En cualquier caso, sin duda ese es un buen inicio.
Veamos una checklist de lo que debe incluir un informe de auditoría ISO 9001:
Objetivo de la auditoría
¿Cuál fue el propósito de la auditoría? ¿Fue esta una auditoría regular de un proceso o un seguimiento de una acción correctiva? Todas las auditorías se realizan para demostrar el cumplimiento de los requisitos, pero ¿se estaba haciendo algo más?
Alcance de la auditoría
¿Cuáles fueron los límites de la auditoría? Si hay más de una línea de fabricación que utiliza el proceso, ¿cuántas fueron auditadas? ¿Se excluyó un turno nocturno o alguna ubicación?
Cliente de auditoría
Para quién fue la auditoría: puede ser para evaluar a propietarios de procesos, o para la organización en general.
Lugares y fechas de la auditoría
Es preciso demostrar el período de tiempo en que se realiza cada una de las auditorías del sistema. Además, puede ser importante conocer la cronología de las auditorías previas que se están revisando.
El informe de auditoría #ISO9001 es el documento que reúne los hallazgos que revelan la no conformidad. ¿Qué incluir? Clic para tuitearCriterios de auditoría
De manera necesaria se consideran los requisitos derivados de ISO 9001 y, además, ¿se ha tenido en cuenta algún estándar u otro tipo de exigencias?¿Qué procesos se auditaron?
Resultados de la auditoría
Hay que presentar los hallazgos o no conformidades con las evidencias encontradas señalando su grado de importancia: si es un error particular y aislado o si responde a un error que afecta al sistema en su totalidad.
Estos hallazgos deben ser presentados además asociados a los requisitos con los que se relacionan, para que se entienda perfectamente qué es lo que está fallando y en qué punto se debe mejorar.
Conclusiones de la auditoría
¿Cuál es el resumen del resultado de la auditoría? ¿Hubo demasiados hallazgos? ¿Se cumplieron las expectativas?¿Cuál es la evaluación de la efectividad del SGC de esta auditoría? Si pensamos en aquellos ejecutivos muy ocupados que solo desean el resumen de la auditoría, este podría ser el único apartado que lean del informe, dejando los detalles a los profesionales de la calidad. Por ello, debe servir para formar una idea general clara de cómo ha ido la auditoría.
Los apartados anteriores pueden constituir el contenido mínimo a incluir en un informe de auditoría ISO 9001. Pero el auditor también podría, a su juicio, considerar incluir:
- El plan de auditoría.
- Un resumen de los obstáculos que se encontraron en la auditoría.
- Áreas no cubiertas por la auditoría y la razón por la que esto fue así.
- Discusiones o desacuerdos presentados entre el auditado y el auditor.
- Oportunidades de mejora.
- Planes de seguimiento acordados.
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