Cómo superar los mayores retos al establecer un SGC basado en ISO 9001

Cómo superar los mayores retos al establecer un SGC basado en ISO 9001

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Las organizaciones que quieren realizar la implementación de un Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) sin haber implementado un Sistema de Calidad con anterioridad o cualquier otro Sistema de Gestión, se enfrentan a un conjunto de retos y desafíos al establecer un SGC basado en ISO 9001.

Pero, ¿cuáles son exactamente estos desafíos, y cómo pueden ser superados con éxito?

Cómo superar los mayores retos al establecer un SGC basado en ISO 9001

Son muchos los retos a los que una organización tiene que hacer frente al establecer un SGC basado en ISO 9001, sobre todo cuando éste, o cualquier otro Sistema de Gestión se implanta desde cero. Aunque, en general, el resultado siempre suele ser positivo.

Estas son algunas de las soluciones para superar los mayores retos al establecer un SGC basado en ISO 9001:

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Formación y educación para los miembros de una organización

La Alta Dirección debe guiar a los miembros de la organización sobre la mejor forma de alinear el SGC con la estrategia de la organización y cumplir con los principios de ISO 9001. Esto evitará la diferencia de opiniones sobre el formato y los objetivos del SGC.

Así mismo, se puede hacer una presentación a los empleados donde cualquier aportación o sugerencia puede ser considerada y agregada. El proceso de formación y educación para los miembros de una organización puede hacer más fácil la implantación del Sistema de Gestión.

Usar la consulta y la participación

Usando la consulta y participación se disiparán los temores que puedan existir entre los miembros de la organización. Como hemos comentado en el apartado anterior, la participación es vital, no solo para el contenido del SGC, sino también para involucrar a los empleados en el proceso. De este modo, se asegura su implicación fututra, por ejemplo, en la construcción de procesos, la generación de documentación importante o la detección de riesgos y posibles mejoras. 

Garantías por parte de la Alta Dirección

Uno de los retos clave es asegurar que la Alta Dirección entienda los requisitos de liderazgo de la norma ISO 9001:2015, y se comporte de tal manera que se cumplan estos términos. El comportamiento y el liderazgo por parte de la Alta Dirección, pondrá un ejemplo a los miembros de la organización, aumentando las posibilidades de una implementación fluida.  

Combatir rumores y malestar

A la hora de establecer un SGC basado en ISO 9001, las organizaciones pueden enfrentarse a rumores entre los miembros del equipo de una organización, estos rumores pueden ir desde los términos de por qué se está implementando un SGC, hasta que la implementación del Sistema de Gestión llevará a una reducción de la plantilla de empleados. Contrarrestar este tipo de rumor, con una aclaración sobre las razones para tener un buen Sistema de Gestión de la Calidad por parte de la Alta Dirección, ayudará a disipar los rumores y el malestar que se puede generar en la fuerza de trabajo durante la implementación.

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Asignación correcta de recursos para lograr el éxito de la implementación

Durante la implementación de ISO 9001, a los empleados se les asignarán tareas adicionales que puede resultar una carga y causar estrés. Es de vital importancia que los recursos requeridos sean delimitados con la Alta Dirección y con el mando intermedio al inicio del proyecto.

Así mismo, se debe asegurar que los miembros de la organización entiendan la importancia de las tareas asignadas y que los recursos estén cerrados para asegurar el éxito del plan de implementación.

Seguimiento de procesos en la ejecución del SGC

Al utilizar los elementos de comunicación consulta y participación, se puede establecer la importancia del SGC, pero también, puede que los miembros de la organización no se adhieran a los procesos declarados o no registren información vital para los indicadores del desempeño clave del SGC.

Esto puede ser influenciado y rectificado por parte de la Alta Dirección, si se comunica la importancia del Sistema de Gestión de la Calidad y, posteriormente, realizando un proceso de auditoría interna.

Como hemos podido observar, lograr que el SGC esté funcionando, que los objetivos se cumplan y que se esté produciendo una mejora continua, se puede hacer mediante una combinación de liderazgo, consulta y participación y comunicación.

La auditoría interna y los procesos de revisión periódica, deben ser precisos y capaces de corregir cualquier problema identificado. Repetir este proceso llevará a su organización al camino correcto para garantizar la mejora continua.

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