4 Estrategias para prevenir no conformidades de calidad

prevenir no conformidades de calidad

4 Estrategias para prevenir no conformidades de calidad

prevenir no conformidades de calidadPrevenir no conformidades de calidad es una forma de contribuir a la mejora continua del sistema, pero también, de evitar un trámite burocrático, que implica la activación de un proceso que inicia cuando la no conformidad es detectada.

Una vez se produce el hallazgo, durante una auditoría externa o de certificación, no habrá otro camino diferente a documentar, registrar, diseñar una acción correctiva, comprobar, hacer seguimiento y revisar nuevamente.




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Es mucho trabajo. Entonces, si existen formas para prevenir no conformidades de calidad, ¿Por qué no hacer uso de ellas? Esto sería lo más razonable, siempre que no se trate de ocultar un serio problema de calidad.

No se trata de eso. Como veremos hoy, existen formas adecuadas, acudiendo a mecanismos provistos por el mismo Sistema de Gestión basado en la norma ISO 9001, para prevenir no conformidades de calidad, antes de que estas se conviertan en un problema mayor.

Prevenir no conformidades de calidad – 4 formas de hacerlo

Una no conformidad indica sin lugar a dudas el incumplimiento de uno o varios requisitos del sistema de Gestión de la Calidad basado en ISO 9001. La no conformidad es la evidencia de que algo salió mal o que un proceso no está funcionando como se planificó.

Este tipo de desviaciones pueden ser identificadas en diferentes etapas de la Gestión de la Calidad, y no precisamente dentro de la auditoría. Aunque hoy, ISO 9001 no solicita documentar el hallazgo, sí pide registrar la no conformidad, diseñar e implementar una acción correctiva, lo cual implica seguir un camino que puede llegar a ser largo y dispendioso.

Es por ello que, es tan importante prevenir no conformidades de calidad, acudiendo a los mecanismos de monitoreo y revisión que prevén el Sistema y la norma. Entre ellos tenemos:

Revisión del sistema

Un Sistema de Gestión de la Calidad es equiparable a una máquina. Una máquina que debe ser revisada constantemente para identificar problemas de rendimiento, de obsolescencia o de mala operación. La revisión constante puede identificar y corregir problemas en etapas tempranas, antes de que se evidencien en una auditoría o como causa de un incidente grave.

Este tipo de revisiones, que deben ser constantes y formar parte de las funciones de los profesionales de la calidad o de los empleados clave para el Sistema, deben ser especialmente acuciosas cuando se revisan las especificaciones de un producto, se introducen nuevos productos, se modifica un proceso o se presentan cambios de personal o de procedimientos.

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Revisión de la Alta Dirección

ISO 9001 solicita a la Alta Dirección realizar revisiones periódicas al Sistema de Gestión de la Calidad. Aunque no se espera que la Junta Directiva de la organización, en pleno, recorra las instalaciones con un checklist en mano, sí podemos pensar en que la Alta Dirección se tome esta responsabilidad en serio y revise los documentos relacionados con incidentes, hable con los empleados que tienen un conocimiento profundo de los procesos y del sistema y revise la documentación relacionada con incidentes, quejas de los clientes y acciones correctivas emprendidas para subsanar fallas en la operación.

Los comentarios de los clientes

Las quejas y los comentarios de los clientes, incluso los positivos, deben tomarse en serio y proceder en concordancia.

Las quejas pueden ser una evidencia clara que podemos tener de que hay una falla de calidad. En consecuencia, uno o varios procesos pueden no estar operando de forma adecuada y, seguramente, haya un incumplimiento de un requisito.

Los comentarios positivos, igualmente deben ser valorados. En ellos se pueden encontrar oportunidades para aprovechar. De una u otra forma, es en las comunicaciones de los clientes donde encontramos la información más valiosa para prevenir no conformidades de calidad.

La auditoría interna

La idea es no llegar a esta instancia. Pero, aún dentro de una auditoría interna, una no conformidad puede ser tratada como un problema que puede ser corregido de inmediato, sin que se registre como no conformidad y se proceda de acuerdo con tal condición.

Por supuesto, es preciso dimensionar la magnitud del problema encontrado. También es preciso tener en cuenta el alcance de la auditoría. De hecho, una auditoría interna puede tener como objetivo evaluar algunos procesos específicos, ya que se intuye, con base en las tres estrategias anteriores, que en ellos puede estar presentándose una falla que, en una auditoría externa o una auditoría general, será reportada como no conformidad.

Prevenir no conformidades de calidad es mucho más productivo que esperar a que sean detectadas y tratarlas de acuerdo a lo solicitado por ISO 9001. Pero, una estrategia adicional para hacerlo, es contar con profesionales expertos en el estándar. Para ello, se necesitan programas de formación de comprobada excelencia.

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ISO 9001:2015 es el estándar internacional más adoptado por organizaciones a nivel global. Implementar y certificar ISO 9001 en una organización es una tarea compleja. Una tarea que pasa por varias etapas, desde la planificación, la implementación, la auditoría interna y la certificación.

Pero con la certificación la tarea no concluye. Aún es preciso trabajar para mantener y mejorar el sistema. Prevenir no conformidades de calidad es, por ejemplo, algo que deben hacer profesionales expertos y especializados, como los que han tomado el Diplomado Gestión de la Calidad ISO 9001:2015.

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