La auditoría ambiental es evaluación que busca comprobar que el sistema de gestión ambiental alcanza la conformidad con todos los requisitos ISO 14001 y tiene capacidad para lograr los objetivos propuestos. Es una labor clave en las prácticas empresariales, por lo que debe quedar en manos de profesionales con formación especializada.
En la práctica, cumplir con los requisitos ISO 14001 implica que el sistema es capaz de alcanzar los objetivos ambientales propuestos. Es importante que el auditor conozca la norma, su estructura y, sobre todo, cada una de sus exigencias. Por eso, es de gran relevancia contar con una lista de verificación que permita navegar en la auditoría por cada uno de los requisitos ISO 14001 para comprobar la conformidad.
Qué es ISO 14001
La norma ISO 14001 entrega requisitos y herramientas que permiten identificar, evaluar, tratar y, en lo posible, eliminar los riesgos generados por la interacción de la organización con el medio ambiente. El objetivo es gestionar los riesgos ambientales y alcanzar objetivos de sostenibilidad a corto, medio y largo plazo.
ISO 14001 está dotada con la ya reconocida estructura de Alto Nivel. Consta de diez capítulos: los tres primeros son de referencia, glosario y definiciones, en tanto que los siete restantes incorporan los requisitos ISO 14001 sobre los cuales es preciso comprobar la conformidad y recolectar evidencia de ello en la auditoría ambiental.
Cuáles son los requisitos ISO 14001 para verificar en la auditoría ambiental
La lista de verificación para la auditoría ambiental, que busca verificar el cumplimiento de los requisitos ISO 14001, se estructura siguiendo el orden de los capítulos 4 a 10 que conforman la estructura de la norma.
Avanzando por la estructura de requisitos, se identifica la importancia de la solicitud, que se requiere como evidencia de conformidad, cuáles son los desafíos que enfrentan los equipos ambientales y, finalmente, alguna recomendación para mantener la conformidad en el tiempo.
1. Contexto de la organización
El capítulo 4 de ISO 14001 solicita a la organización definir el contexto, interno y externo. El contexto de la organización lo componen los problemas, circunstancias, elementos, factores o condiciones que tienen la capacidad para influir de forma positiva o negativa en el logro de los objetivos propuestos para el sistema.
Para obtener una definición del contexto holística es preciso considerar los intereses y las expectativas de partes interesadas relevantes como los clientes, los reguladores y la comunidad, por supuesto. Pero también es necesario tener en cuenta el alcance del Sistema de Gestión Ambiental en ISO 14001.
| Requisito | Importancia | Comprobación de la conformidad | Desafíos recurrentes | Consejos para mantener la conformidad |
| Definir el contexto (interno y externo) de la organización. | La adecuada definición del contexto permite entender el entorno e identificar posibles fuentes de riesgos o de oportunidades: regulaciones estatales, hábitos de los competidores, intereses de la comunidad, etc. | El auditor revisa el documento y verifica que el contexto se haya definido tomando en cuenta todas las cuestiones internas y externas relevantes, así como los intereses y expectativas de las partes interesadas. | Las organizaciones suelen definir un contexto en el momento de la implementación y olvidar que esas condiciones y factores evaluados son dinámicos, especialmente los relacionados con regulaciones o con preferencias de las partes interesadas. | El contexto necesita revisión y actualización periódicas para mantener su vigencia, especialmente en lo relacionado con regulaciones o con cambios de hábitos de los consumidores. |
2. Liderazgo
Continuando con la lista de requisitos ISO 14001, en el capítulo 5 se encuentra la solicitud sobre el liderazgo del sistema. La norma solicita a la Alta Dirección asumir el liderazgo de la gestión y del sistema y que este se alinee con las estrategias comerciales de la empresa, con su misión y con su visión. Por supuesto, el liderazgo incluye la asignación de recursos, la obligación de comunicar una política medioambiental ISO 14001 y la de revisar el funcionamiento del sistema.
| Requisito | Importancia | Comprobación de la conformidad | Desafíos recurrentes | Consejos para mantener la conformidad |
| La Alta Dirección asume el liderazgo de la gestión y así lo demuestra. | La Alta Dirección es la máxima autoridad y el órgano que tiene la mejor oportunidad para impulsar un liderazgo fuerte. | La política ambiental suscrita por la Alta Dirección es la principal evidencia que recopila el auditor. La asignación de recursos y de responsabilidades, así como la huella de intervención de la Alta Dirección en comunicaciones o documentos exigidos por la norma también evidencian la conformidad. | La Alta Dirección puede caer en el error de delegar en exceso, evitando así una participación realmente activa y proactiva en la implementación y mantenimiento del sistema. | La Alta Dirección necesita demostrar y asumir un compromiso real, involucrarse en tareas cotidianas del sistema, aun cuando no sean de su responsabilidad, y, sobre todo, ejercer su derecho a revisar el sistema. |
3. Planificación
El capítulo 6 incluye una serie de requisitos que buscan la planificación de procesos, procedimientos y actividades para que la organización pueda identificar, evaluar y tratar los riesgos ambientales y las posibles oportunidades.
| Requisito | Importancia | Comprobación de la conformidad | Desafíos recurrentes | Consejos para mantener la conformidad |
| La organización debe planificar e implementar procesos para identificar aspectos, impactos, riesgos y oportunidades. | La planificación acertada mejora las oportunidades de éxito, en particular de las tareas específicas a las que se alude en el enunciado del requisito. | Los procesos diseñados se documentan para entregar evidencia al auditor. Las evaluaciones de riesgos, siguiendo estos procesos, también son evidencia de la conformidad. | Los equipos de gestión de riesgos pueden ser obligados a trabajar con procesos que no les han sido consultados y que no guardan coherencia con las mejores prácticas en el área. | Los procesos necesitan revisión constante y las actualizaciones deben ser consultadas con los especialistas en el área ambiental, pero también con los expertos en gestión de riesgos. |
4. Apoyo
En la estructura de requisitos ISO 14001 el apoyo hace referencia a los recursos que requiere el sistema para operar en condiciones óptimas. Los recursos humanos y financieros ocupan la primera línea de relevancia. También son importantes los recursos tecnológicos y los de formación y capacitación.
| Requisito | Importancia | Comprobación de la conformidad | Desafíos recurrentes | Consejos para mantener la conformidad |
| La organización necesita definir y determinar los recursos necesarios para implementar, mantener y mejorar el Sistema de Gestión Ambiental. | El adecuado suministro de recursos, en cantidad y calidad, determina la capacidad que tiene el sistema para alcanzar los objetivos. | El auditor solicita documentos que evidencien la entrega de recursos financieros o tecnológicos. Las personas que cumplen funciones en el sistema evidencian el cumplimiento del suministro de Recursos Humanos. Los programas de capacitación son el resultado de un análisis de brechas de formación y de un programa anual de formación y capacitación. Los programas se evalúan para comprobar la absorción de conocimiento. | Limitar los recursos porque el sistema, en apariencia, cumple, es una decisión que puede afectar el desarrollo del máximo potencial de la gestión y de las personas que trabajan en ella. | La entrega de recursos se basará en evaluaciones y estudios técnicos y sobre las solicitudes de los equipos de gestión, sustentadas y basadas en la realidad. Es importante asociar la solicitud de recursos con el propósito o el objetivo que se pretende alcanzar. |
5. Operación
En el capítulo 8 de requisitos ISO 14001 se habla del control operacional, que no es otra cosa que el mantenimiento que necesitan los procesos y procedimientos que utiliza el sistema para funcionar y para que se cumplan los requisitos de la norma.
| Requisito | Importancia | Comprobación de la conformidad | Desafíos recurrentes | Consejos para mantener la conformidad |
| La organización debe planificar, implementar y controlar los procesos que requiere el sistema para alcanzar la conformidad con los requisitos ISO 14001. | Controlar los procesos, revisarlos y verificar la capacidad para hacer aquello para lo que fueron diseñados, es una forma de mantener operativo y eficiente el sistema de gestión. | Los documentos que comprueban la revisión constituyen la evidencia de la conformidad con los requisitos que se incluyen en el capítulo 8. | Es posible que se omita la revisión de controles o procesos operativos clave porque se cree que están operando bien y no requieren revisiones o actualizaciones. | Implementar sistemas de revisión y monitoreo efectivos permite rastrear fallos, errores o desviaciones que deben ser corregidas. |
5. Evaluación del desempeño
En el capítulo 9, los requisitos ISO 14001 se enfocan en la revisión y monitoreo del funcionamiento del sistema para obtener una evaluación metódica y sistemática de la gestión, utilizando herramientas como revisiones (incluida la de la Alta Dirección), inspecciones y auditorías.
| Requisito | Importancia | Comprobación de la conformidad | Desafíos recurrentes | Consejos para mantener la conformidad |
| La organización necesita definir métodos de revisión, criterios para evaluar el desempeño del sistema, equipos de seguimiento y métodos para evaluar el cumplimiento. | Las herramientas de revisión, monitoreo y seguimiento permiten establecer la capacidad del sistema para alcanzar objetivos y el cumplimiento de los requisitos ISO 14001. | Los registros del cumplimiento de los KPI y los informes de auditorías, revisiones e inspecciones, son evidencia del cumplimiento del requisito. | Los problemas para recopilar información y datos que respalden los resultados de las evaluaciones son frecuentes. | Automatizar la gestión, es una forma de aprovechar el uso de indicadores de desempeño o KPIs claros e inteligentes. La Transformación Digital tiene mucho que ofrecer a la gestión ISO. |
5. Mejora continua
Finaliza el recorrido por la estructura de requisitos ISO 14001 en el capítulo 10 de la norma, que se centra en la mejora continua. La solicitud es para que la organización adopte un ciclo PDCA, aplicando acciones correctivas para solucionar problemas y no conformidades, revise el rendimiento de estas acciones y las corrija si es necesario e inicie un nuevo ciclo de forma proactiva.
| Requisito | Importancia | Comprobación de la conformidad | Desafíos recurrentes | Consejos para mantener la conformidad |
| La organización debe mejorar de forma continua la eficacia del Sistema de Gestión Ambiental y demostrarlo. | La mejora continua hace que el sistema sea cada vez más eficiente y productivo, en especial en la gestión de riesgos. | Los registros de la revisión de acciones correctivas, los resultados de auditorías e inspecciones son evidencia de la mejora continua, además, de la comparación de indicadores de rendimiento. | Suponer que un número alto de acciones correctivas representa una mejora de la gestión. La verdadera mejora solo se obtiene con la mejora de los indicadores. | Fomentar una cultura de mejora continua que llegue a todos los niveles de la organización, iniciando por los equipos de gestión ambiental. |
La conformidad con los requisitos ISO 14001 y la mejora continua de la gestión son el resultado de la confluencia de tres elementos esenciales: tecnología, recursos humanos y conocimiento sobre la norma y sus requisitos. S
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