Cuando se habla de competencia y formación en ISO 14001 se hace referencia al conjunto de conocimientos, habilidades y experiencia que deben tener los empleados que asumen funciones dentro del Sistema de Gestión Ambiental.
Pero la competencia y formación en ISO 14001 también tiene alcance sobre todo tipo de empleados, visitantes, contratistas y todos aquellos que desarrollen labores dentro de las instalaciones de la organización o para ella en otros puntos.
La norma requiere que los empleados sean competentes para realizar las tareas que se les encomienda, especialmente, los que desarrollan tareas para la Gestión Ambiental. A continuación, explicamos qué es y cómo se desarrolla la competencia y formación en ISO 14001 de acuerdo con diferentes perfiles de empleado.
¿Qué es competencia y formación en ISO 14001?
Las competencias son el conjunto de habilidades que hacen que una persona pueda realizar un trabajo con eficiencia. Las competencias se adquieren con conocimientos y desarrollo de habilidades y aptitudes. Es, en otras palabras, lo que aportan diferentes programas e iniciativas de formación.
ISO 14001 solicita que los empleados tengan las competencias adecuadas para realizar las tareas que se les encomiendan. En este grupo de empleados se ubican también los pasantes, trabajadores temporales, visitantes que cumplen una función, contratistas y toda clase de personal externo.
El requisito de competencia no se circunscribe a las instalaciones de la organización. Los mismos trabajadores mencionados, siempre que trabajen para la organización de forma directa o indirecta, deben contar con las competencias necesarias, aunque realicen tareas en otro lugar o en otro país.
¿Qué sucede si se determina que los trabajadores no son competentes?
La demostración de que los empleados no son competentes es evidencia de una no conformidad con lo solicitado por ISO 14001. Esto obliga a proceder con una acción correctiva, que no puede ser otra que ajustar el programa de competencia y formación en ISO 14001, de tal forma que se elimine el problema y se suplan las necesidades de capacitación evidenciadas.
Por eso es tan importante desarrollar un programa eficaz de capacitación con base en las competencias que requiere cada empleado.
¿Cómo desarrollar un programa de competencia y formación en ISO 14001?
Desarrollar un programa de capacitación, basado en las competencias como solicita ISO 14001, es una tarea que involucra a los profesionales encargados de la Gestión Ambiental, pero también al área de recursos humanos y, por supuesto, a la Alta Dirección. La tarea es un poco más sencilla de lo que se piensa. Se desarrolla en tres pasos:
1. Identificar las necesidades de capacitación
En este primer paso, técnicas como entrevistas o encuestas resultan muy útiles. Los reportes de los superiores, de incidentes o llamados de atención, suministrados por el área de recursos humanos, resultan muy útiles. Es importante que se diseñe un proceso para identificar las deficiencias de formación, desde el mismo momento de la contratación.
2. Establecer los programas de formación adecuados
En algunos casos, una conferencia sobre el tema en cuestión o impartir literatura directamente al empleado, puede bastar. Otro tipo de deficiencias puede requerir un programa de formación avanzado sobre el tema, para lo cual se puede contratar la formación con una institución especializada o contratar consultores externos que dicten los programas dentro de la organización.
Es importante tener en cuenta que dos o más empleados, que desarrollen la misma tarea, pueden no tener las mismas deficiencias de capacitación.
3. Registrar los programas suministrados y hacer seguimiento
El tercer paso es registrar cada uno de los programas de capacitación suministrados, lo cual servirá como base para la planificación en el futuro. Es preciso, igualmente, verificar la absorción del conocimiento y monitorizar la aplicación en la vida laboral cotidiana.
Los programas de formación varían de acuerdo con el tipo de trabajador. Veamos algunos ejemplos.
Aprende cómo implementar en tu #SGA el requisito de competencia y formación en #ISO14001, elementos esenciales del sistema Clic para tuitear¿Qué tipos de programas de competencia y formación en ISO 14001 se deben tener en cuenta?
El tipo de contratación, la experiencia previa del empleado y otros factores influyen en la capacitación que necesita. No todos los casos son iguales pero, usualmente, estos tres grupos de trabajadores presentan necesidades similares:
1. Nuevos empleados permanentes
Esta es la formación que debe darse en el momento de la contratación, o cuando el empleado cambia de tarea o de área. Por supuesto, previa a la capacitación debe darse una evaluación de los niveles de competencia de los empleados nuevos o los que migran a otros trabajos.
De una adecuada formación en esta etapa dependerá la disminución de necesidades de capacitación en el futuro.
2. Trabajadores temporales
Con los trabajadores temporales el asunto es un poco más fácil. Se restringe a la actividad o labor para la que fueron contratados, ya que no se espera que superen un determinado tiempo dentro de la organización. Cuando su estado pasa a permanente, se sigue el proceso indicado en el paso anterior.
3. Visitantes
Es importante entender que no todos los visitantes tienen el mismo carácter. Algunos, como los que llegan a realizar una tarea de mantenimiento, pero son empleados de otra organización, los que realizan inspecciones o auditorías, los que visitan las instalaciones con objetivos académicos…
Algunos, que pueden permanecer varios días, requerirán como mínimo una charla sobre seguridad en el trabajo. Otros, que apenas están algunas horas, deben seguir las recomendaciones e instrucciones del personal autorizado, especialmente en lo relativo a procedimientos de emergencia.
¿Cómo se desarrolla un plan de entrenamiento?
Una parte importante en la competencia y formación en ISO 14001 es el entrenamiento para responder a emergencias ambientales o prevenir riesgos. Para ello, es preciso implementar un plan de entrenamiento, que básicamente persigue estos objetivos:
- Concienciar a los empleados sobre los riesgos y amenazas que implica la operación corporativa para el medio ambiente.
- Aportar información sobre los requisitos regulatorios y los reglamentos aplicables, incluidos los requisitos de ISO 14001.
- Conocimiento sobre los requisitos que debe cumplir la organización para obtener licencias o permisos para operar.
- Generar cultura sobre la prevención de riesgos laborales y ambientales significativos.
- Dar a conocer las consecuencias que surgen por no seguir las normas y los procedimientos establecidos.
- Aumentar la productividad y obtener un mejor desempeño de cada empleado.
¿Cómo evidenciar la competencia y formación en ISO 14001?
La competencia y formación en ISO 14001 debe ser registrada y documentada. Esta es la evidencia de que se alcanzó la conformidad con el requisito de la norma. Los auditores solicitarán estos documentos y registros como evidencia de ello.
Las organizaciones que digitalizan sus Sistemas de Gestión Ambiental y automatizan tareas, no tendrán problemas en identificar con la debida celeridad las necesidades de formación de sus empleados, y suministrar los registros y documentos que lo evidencian.
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