Redactar planes de gestión de riesgos aumenta la probabilidad de éxito de un proyecto o de la gestión de una organización. El objetivo es adelantarse a los acontecimientos y prepararse para afrontar eventos inesperados que pueden surgir en el camino, algunos de ellos con consecuencias negativas, pero otros con interesantes oportunidades para aprovechar.
Aprender a redactar planes de gestión de riesgos eficaces y realistas ayuda a gerentes de proyectos, directores de organizaciones o profesionales en el área de gestión de riesgos, a diseñar estrategias eficaces para disminuir o eliminar el impacto negativo de eventos que tienen la capacidad de impedir el logro de los objetivos de un proyecto.
Sin embargo, redactar planes de gestión de riesgos es una actividad que implica algo más que imaginar escenarios negativos y sus posibles consecuencias. Es importante hacer la tarea y hacerla bien.
¿Qué es un plan de gestión de riesgos?
Un plan de gestión de riesgos es un documento en el que se definen los riesgos potenciales que pueden impedir el logro de objetivos en un proyecto, así como las acciones que es preciso implementar para neutralizar esas amenazas, disminuir su impacto negativo o aprovechar posibles oportunidades.
Redactar planes de gestión de riesgos eficaces hace que los profesionales encargados y los directores de proyecto se adelanten a los hechos, sepan qué hay que hacer y en qué momento, y se provisionen los recursos necesarios para construir un camino seguro para el avance del proyecto.
¿Cuáles son los beneficios de redactar planes de gestión de riesgos?
Las personas que están encargadas de dirigir un proyecto o una empresa, de una u otra forma se preparan para lo que pueda salir mal. Pero hay una diferencia entre hacerlo de forma improvisada y redactar planes de gestión de riesgos sistemáticos, profesionales, basados en principios técnicos de comprobada efectividad.
Cuando así se hace, los beneficios son evidentes:
Acumular experiencia documentada para futuros proyectos
Cuando los profesionales en gestión de riesgos y directores de proyectos formulan un plan de gestión de riesgos, el documento, sumado a todos los anteriores, se convierte en un archivo esencial para la construcción de futuros planes, para mejorar cada día más e incluso para generar modelos que faciliten la tarea para los que vienen en el camino.
Obtener una visión nueva del proyecto
La elaboración del plan de gestión de riesgos es una oportunidad para que los profesionales encargados del proyecto obtengan una visión nueva, que permite identificar oportunidades de mejora, optimizar tiempo y otros recursos, aprovechar oportunidades para innovar y aumentar la productividad, entre otros beneficios.
Disminuir el impacto negativo de eventos inevitables
La gestión de riesgos no puede eliminar todas las amenazas. Pero sí hace que las personas estén preparadas para el impacto, sepan cómo proteger el proyecto y minimicen los efectos negativos.
Apoyar la gestión financiera y la toma de decisiones
Los planes de gestión de riesgos proporcionan información de alto valor para la toma de mejores decisiones por parte del área financiera, la Alta Dirección y los encargados del proyecto.
¿Cómo redactar planes de gestión de riesgos eficaces?
La redacción de un plan de gestión de riesgos es un trabajo de equipo. A veces, dependiendo del proyecto, este puede ser multidisciplinar, incluyendo personal de varias áreas relacionadas, como financiera, ingeniería, Alta Dirección o Gestión de Riesgos.
Proponemos una guía que se basa en siete pasos:
1. Identificar los riesgos
En este primer paso la participación de personal de diferentes áreas resulta esencial. Las opiniones, experiencias y expectativas del mayor número de personas, contribuirán a la elaboración de una lista completa de amenazas probables. Pero, la “lluvia de ideas” no es la única metodología a utilizar. También se puede considerar:
- Revisar planes de gestión anteriores o archivos históricos sobre problemas reales presentados en proyectos ya culminados. Este tipo de información tiene un alto valor para la elaboración del plan, ya que se trata de hechos ciertos, ocurridos y solucionados en su momento, y no de suposiciones o especulaciones.
- Realizar entrevistas, foros u otros eventos en los cuales se compartan experiencias pasadas, aún en otras organizaciones, sobre riesgos potenciales y la forma más efectiva para tratarlos.
2. Evaluar los riesgos potenciales
De la tarea realizada en el punto uno, surge una lista, en ocasiones extensa, de riesgos y amenazas potenciales. Sin embargo, la experiencia y el simple análisis de la lista indican que no todos son riesgos que representen una preocupación real e inmediata.
Esto sucede especialmente con las amenazas que surgen de actividades como la lluvia de ideas. Son valiosas estas ideas, sin duda, pero es necesario tomarlas con calma.
Al analizar cada riesgo, se adjudica un valor de verdad, cuantitativo o cualitativo, en lo referente al impacto negativo y a la probabilidad de ocurrencia. En este paso, los diferentes modelos y matrices de evaluación de riesgos usuales en la gestión, resultan de gran utilidad.
El objetivo es ordenar la lista de riesgos, iniciando con los de mayor gravedad y probabilidad de ocurrencia, y terminando con los que tiene poca oportunidad para presentarse y su impacto es leve.
Aprender a redactar planes de #GestiónRiesgos, eficaces y realistas, ayuda a gerentes de proyectos, directores de organizaciones o profesionales en el área de gestión de riesgos a adelantarse a los acontecimientos y prepararse. ¡No te pierdas… Clic para tuitear3. Diseñar estrategias para tratar los riesgos
Con una lista categorizada, redactar planes de gestión de riesgos se hace más fácil. En este paso, lo que se hace es diseñar y desarrollar estrategias eficaces para eliminar los riesgos, como prioridad, o disminuir su impacto.
Es importante revisar el coste de la eliminación, que puede ser superior al del impacto negativo si el riesgo ocurre. Un riesgo puede ser aceptado y tolerado, si la oportunidad que representa es mucho más atractiva, y el impacto negativo es tolerable para la organización. Es lo que se conoce como “apetito de riesgo”.
4. Asignar responsabilidades
Con las estrategias aprobadas, es el momento de asignar la responsabilidad de las múltiples tareas que surgieron en el paso anterior. Implementar las estrategias implica planificar actividades, ejecutarlas, verificarlas y comprobar la eficacia integral de la estrategia.
En algunos modelos de gestión se asigna un “propietario del riesgo”, que asume el compromiso de monitorear su amenaza, vigilarla, notificar sobre algún cambio y, en resumen, tomar la responsabilidad del éxito de la estrategia de tratamiento.
5. Evaluar el riesgo residual
Los cuatro pasos anteriores permiten depurar la lista de riesgos, eliminar muchos, mantener controlados otros y, en general, tomar alguna acción sobre la mayoría de ellos.
Pueden subsistir, no obstante, riesgos que no admiten ningún tipo de estrategia. El riesgo residual, el que pasa todos los filtros y aún está ahí, puede en un momento determinado llevar el proyecto a la cancelación cuando es muy alto, no gestionable y con una alta probabilidad de ocurrencia.
Nuevamente, el apetito de riesgo y la tolerancia al riesgo de la organización se convierten en un elemento a tener en cuenta al redactar planes de gestión de riesgos.
6. Crear un registro de riesgos, documentarlo y compartirlo
El beneficio más importante que se obtiene al redactar planes de gestión de riesgos es el registro histórico de la tarea, que tendrá un gran valor para proyectos futuros. Será la base de la mejora continua de la gestión y del éxito de los proyectos venideros.
Aprovechar la valiosa información que entregan los planes de gestión de riesgos, implica adoptar un componente tecnológico que sistematice la gestión, automatice tareas y digitalice sistemas de gestión. Es lo que se conoce a nivel global como transformación digital, y las organizaciones que emprendan procesos encaminados a llegar a esa transformación, tendrán mayores oportunidades para obtener los beneficios que entrega la gestión de riesgos profesional.
Los registros de riesgos, además de la descripción del riesgo, deben informar sobre consecuencias e impacto, nivel de prioridad de la amenaza, probabilidad de ocurrencia, estrategias proyectadas para tratamiento, plan de respuesta, nombre y cargo del empleado responsable.
7. Vigilar los riesgos
Al redactar planes de gestión de riesgos es preciso tener en cuenta que todos los eventos considerados son susceptibles de cambiar su comportamiento, dejar de existir, aumentar su poder negativo, minimizarlo o convertirse en una gran oportunidad.
También pueden aparecer eventos que no eran considerables en el momento de redactar planes de gestión de riesgos. Por eso, la gestión es continua, cíclica, constante y requiere seguimiento y vigilancia permanente.
Redactar planes de gestión de riesgos profesionales y eficaces asegura el éxito del proyecto. Dos elementos esenciales requieren los encargados de tan importante tarea: tecnología y formación. Sobre este último, hablamos en nuestro apartado final.
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