Implementar un Sistema Integrado de Gestión aporta muchos beneficios a una organización. Los Sistemas Integrados de Gestión permiten reducir y optimizar recursos financieros, tiempo y esfuerzos en la práctica de auditorías internas y de certificación.
Pero también es posible optimizar el mantenimiento del Sistema y asumir un enfoque coherente para la gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, Ambiental o de Calidad, que suelen ser las tres áreas que se priorizan al implementar un Sistema Integrado de Gestión.
La experiencia demuestra que las organizaciones que optan por implementar un Sistema Integrado de Gestión toman mejores decisiones, obtienen una gestión mucho más ágil y efectiva, resuelven problemas y lo hacen con menos esfuerzo.
Para avanzar en el proyecto, las organizaciones necesitan trabajar en un plan que contemple los elementos requeridos, de partida proporcionados por el Anexo SL. Pero también, seguir determinados pasos que explicamos a continuación.
¿Cómo implementar un Sistema Integrado de Gestión? – Los elementos que se integran
Los elementos o cláusulas comunes que facilitan la integración, no solo de los estándares mencionados sino de otros, como Seguridad de la Información o Gestión de Cumplimiento, están definidos por el Anexo SL, estructura de Alto Nivel que acompaña a las normas ISO de reciente publicación y, sin duda, a las publicaciones que vendrán en un futuro próximo.
En esta estructura encontramos los elementos indispensables para implementar un Sistema Integrado de Gestión:
Contexto de la organización
Se puede definir un contexto único –cuestiones internas y externas-, válido para cumplir el requisito en el estándar de calidad, de medio ambiente o de seguridad y salud en el trabajo.
Partes interesadas
En el caso de medio ambiente y seguridad y salud en el trabajo, pueden ser las mismas. Calidad puede requerir otras, pero de igual forma se pueden tomar todas en un único documento.
Compromiso y liderazgo
En todos los sistemas a integrar que se basen en normas ISO se solicita el liderazgo de la Alta Dirección. Así, la Alta Dirección que tiene la responsabilidad general de los sistemas de gestión individuales también será responsable del Sistema de Gestión Integrado.
Gestión de riesgos y oportunidades
Se implementa un Sistema de Gestión de Riesgos Integrado coherente, unificado y estandarizado para todas las áreas a integrar. Herramientas como un análisis DAFO y la definición de un plan estratégico suelen ser un buen punto de partida.
Planificación y definición de objetivos
Es posible, y aconsejable, desarrollar un programa de objetivos comunes de calidad, medio ambiente y seguridad y salud en el trabajo. Y de esta forma, reunir los objetivos del sistema de gestión en un solo documento.
Recursos
La optimización de los recursos se logra a través de la integración de los procedimientos de gestión de calidad, medio ambiente y salud y seguridad en los procesos de negocio. Por ejemplo, en un área de producción se puede fabricar un producto o prestar un servicio controlando la calidad del output, la generación de residuos, las emisiones o los vertidos, así como implementando las medidas de seguridad aplicables.
Concienciación
Las campañas de concientización, en un Sistema Integrado, cubren las áreas incorporadas, disminuyendo costes y optimizando recursos como espacio físico, disponibilidad de los trabajadores, uso de equipos…
Operaciones
En un Sistema Integrado, la implementación de procesos es más fácil, eficiente y consume menos recursos (frente a varios sistemas de gestión individuales que no se interrelacionan).
Monitoreo, medición, análisis y evaluación
Con indicadores establecidos e integrados en un Sistema común es posible realizar reuniones de evaluación periódicas, para revisar el avance, identificar problemas y tomar las mejores decisiones.
Mejora continua
La mejora continua es un resultado natural en un Sistema Integrado y se espera que las áreas de desempeño integradas avancen en su camino hacia la mejora de forma sincronizada.
Conoce las mejores técnicas para implementar un #SistemaIntegrado de Gestión eficiente y que potencie los beneficios de este modelo de gestión #SIG #ISO Clic para tuitear¿Cuáles son los pasos para implementar un Sistema Integrado de Gestión?
Un Sistema Integrado tiene un alto consumo de información confiable. Información inmediata, transparente y constante. Por ello, las organizaciones que ya transitan por el camino de la transformación digital, automatizando y digitalizando Sistemas de Gestión, encontrarán un escenario propicio para alcanzar la integración total con mayor facilidad.
Con esto resuelto, los pasos a seguir son:
1. Definir los Sistemas a integrar
El primer paso es establecer los Sistemas de Gestión que se integrarán. En principio, resulta buena idea pensar en Calidad, Medio Ambiente y Seguridad y Salud en el Trabajo. Hacerlo así allana el camino para futuras incorporaciones, como Compliance, gestión anticorrupción, Seguridad de la Información o futuras actualizaciones o publicaciones de ISO.
2. Asignar responsabilidades
Designar un equipo encargado del proyecto, en el cual se destaque un director o coordinador, sería el siguiente paso. Para las organizaciones que ya han implementado sistemas separados, los profesionales encargados de ellos son candidatos ideales para conformar el equipo integrador, al igual que directores de áreas relacionadas con cualquiera de los Sistemas a integrar.
3. Planificar la integración
Esto incluye elaborar un cronograma, disponer de los textos de cada uno de los estándares, comprender los requisitos, definir tareas a realizar, asignar responsabilidades unitarias, establecer plazos de entrega, solicitar recursos y elaborar un plan detallado de acción.
4. Notificar a todos los interesados
Implementar un Sistema Integrado de Gestión es una tarea que involucra a muchas personas y partes interesadas dentro de la organización. El último paso, antes de entrar en la integración efectiva, es notificar a todos sobre el proyecto, su alcance, los objetivos que se persiguen y el cronograma de actividades.
Diplomado en Sistemas Integrados de Gestión
Solo en países hispanoparlantes, más de 36.000 organizaciones ya han implementado Sistemas de Gestión Normalizados. Y el camino natural es la integración de sistemas preexistentes de forma separada o la incorporación de nuevos estándares que guíen el camino de la organización hacia la excelencia.
Esto, por supuesto, ha generado una alta demanda de profesionales especializados en este campo, lo que, de paso, ha impulsado el diseño y la implementación del Diplomado en Sistemas Integrados de Gestión de Escuela Europea de Excelencia.
Este programa, que goza de reconocimiento internacional, ofrece titulación como experto en Sistemas Integrados y como auditor de Sistemas Integrados. Pero también facilita a los profesionales que así lo requieran la obtención del Certificado del Registro Europeo de Auditores. Impulsa tu proyección profesional con este Diplomado en Sistemas Integrados.
