En el área de calidad, el ciclo PDCA para la mejora continua, que ya cumple 81 años, ha demostrado ser una herramienta eficaz y aún actual, en el objetivo de alcanzar la conformidad con el requisito de mejora continua, no solo en Sistemas de Gestión de la Calidad, sino en otros basados en normas ISO.
La eficiencia del ciclo PDCA para la mejora continua, en la Gestión de la Calidad, en otros Sistemas ISO, o en la Gestión de Proyectos, han hecho de esta metodología la más popular para los profesionales en diferentes áreas.
Sin embargo, a pesar de formar parte de las tareas cotidianas en millones de organizaciones, y tal vez por su uso mecánico, aún existe un cierto grado de desconocimiento sobre los que es y como opera el ciclo PDCA para la mejora continua. Hoy hablaremos de ello: porqué se llama así, cuál es su origen, en que consiste y cómo funciona el ciclo PDCA para la mejora continua.
Ciclo PDCA para la mejora continua – Su origen
El ciclo PDCA, conocido también conocido como rueda de Deming, curiosamente no fue creado por el profesor William Edwards Deming, sino por el físico norteamericano Walter Andrew Shewhart en 1939.
Aunque el ciclo PDCA fue bautizado y popularizado apenas en la década del 50 del siglo pasado, por el profesor Deming, razón por la que esta metodología suele ser reconocida con el apellido de este gurú de la Gestión de la Calidad.
El clico PDCA es un acrónimo de cada uno de los pasos que comprende, por sus iniciales en inglés así: P (Plan), D (Do), C (Check), A (Action). En español, Planear, Hacer, Comprobar y Actuar (Ciclo PHVA).
¿En qué consiste el ciclo PDCA para la mejora continua?
La metodología PDCA tiene un carácter cíclico, que garantiza la atención continua sobre la mejora de la calidad. Después de la evaluación y aplicación de acciones correctivas, el proceso se reinicia. El modelo a menudo se usa a nivel organizacional, pero también se puede usar a nivel operativo.
El ciclo PDCA permite a los profesionales evaluar su propio método de trabajo y mejorarlo cuando sea necesario. Debido a que el trabajo de un empleado, forma parte de un proceso integral, los resultados del ciclo PDCA impactan positivamente a toda la organización.
El modelo, como ya lo advertimos, se desarrolla en cuatro etapas:
Plan
En esta etapa se identifican los problemas específicos que se pueden enfrentar en la ejecución de un proyecto, los recursos que se utilizarán, que recursos están disponibles y cuales tendrán que ser solicitados, los requisitos de las partes interesadas, las condiciones de ejecución, y los objetivos finales del proyecto.
Hacer
Una vez se ha encontrado la solución a un problema, o una nueva forma para optimizar un proceso, inicia la etapa de implementación en la práctica. Durante esta etapa se registra información relevante, sobre todo sobre los eventuales problemas que se presenten. Recordemos que lo que planeamos sobre el papel, no siempre se reproduce con fidelidad en la realidad.
Usualmente, este paso se desarrolla en dos etapas. Una en la que todo se hace en una escala de prueba, y otra en la que, de acuerdo con los resultados, se procede a una ejecución en escala real.
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En esta fase de verificación se miden y evalúan los resultados y se comparan con la expectativa planteada. En caso de grandes diferencias, es importante responder con prontitud y rastrear la causa.
Verificar los resultados es probablemente la fase más importante del ciclo PDCA. Se debe prestar suficiente atención para que los errores recurrentes no se presenten nuevamente y se produzca así una mejora evidente. Esta fase se caracteriza por la verificación activa y la evaluación de la efectividad del plan original.
Además, durante esta fase, el equipo del proyecto identifica áreas problemáticas del proyecto y toma la decisión de eliminar los riesgos o tomar acciones para mitigar el impacto en aras de una mejora continua.
Actuar
Finalmente, es posible tomar acciones correctivas -por lo general-, pero también de mejora cuando se detectan oportunidades, que se podrán aplicar en toda la organización. Si todo fue de acuerdo con el plan y los resultados son satisfactorios, no es necesario desviarse del curso original.
Pocas veces sucede así. Con buenos o deficientes resultados, tras la implementación de las acciones de mejora, el ciclo debe reiniciarse. Es en la continuidad de la metodología donde se encuentra su mayor fortaleza.
Ciclo PDCA para la mejora continua – Un ejemplo
Para comprender mejor el funcionamiento del ciclo PDCA, reproducimos un ejemplo típico y usual: el proceso de desarrollo de un nuevo producto en una organización.
Plan: planificar el desarrollo de nuevos productos y el proceso de producción.
Hacer: crear un prototipo, probarlo y recopilar datos del cliente.
Verificar: analizar los datos recopilados para medir la satisfacción del cliente.
Actuar: implementar el nuevo diseño desarrollado con base en la información recolectada e iniciar nuevamente el ciclo.
Cada vez que el ciclo se reinicie, se pueden definir nuevos objetivos. El ciclo se cumple para un proceso. No conviene reunir varios procesos en un mismo ciclo. Lo adecuado sería iniciar un ciclo para cada uno de los procesos o proyectos que sea necesario.
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Un Sistema de Gestión de la Calidad, funciona de acuerdo con un ciclo PDCA, en el que la etapa final es la auditoría. Es esta el final del ciclo y el inicio de uno nuevo. De ahí la importancia de esta metodología y de los programas de formación que aseguren a la organización contar con profesionales idóneos, capacitados y certificados en la práctica de auditorías internas.
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