Una gestión de auditorías internas adecuada ofrece seguridad y eficacia para el Sistema de Gestión evaluado, por ejemplo, de Gestión de la Calidad, sistema normalizado con mayor implantación a nivel internacional. Recordemos que la auditoría tiene entre sus objetivos identificar problemas que impiden que el Sistema satisfaga las necesidades de las partes interesadas y la consecución de los objetivos corporativos.
Es por ello que, la auditoría interna es el motor que impulsa la mejora continua del Sistema. Pero esto no significa que realizar muchas auditorías conducirá a mejorar mucho más. Es preciso adoptar una gestión de auditorías internas consistente, coherente y que responda a las necesidades particulares de cada Sistema.
A continuación, explicamos 7 estrategias, de comprobada eficiencia, para hacer de la gestión de auditorías internas un factor que potencie los beneficios una herramienta de evaluación imprescindible.
Gestión de auditorías internas eficaz – 7 estrategias comprobadas
Las auditorías internas a un Sistema de Gestión se realizan porque se necesitan, pero también porque el estándar en el que se basa el Sistema lo exige. La información que suministra una auditoría interna ayuda a la organización a mejorar de forma continua y asegurar la satisfacción de las partes interesadas.
Para obtener los mejores resultados de un programa de auditorías, este debe gestionarse de acuerdo con las mejores prácticas. Un programa de auditorías efectivo y bien administrado es el resultado de:
1. Planificar
Tener un plan de acción infunde confianza en los empleados, en los organismos reguladores, pero sobre todo, en el auditor. El mensaje que se emite es que la organización, y los profesionales en el área evaluada, tienen el control y trabajan para mejorar cada día.
Pero la gestión de auditorías internas planificada también asegura la disponibilidad de las personas involucradas, de los datos, de la información y de los espacios requeridos, además de los recursos tecnológicos a utilizar, que pueden ser varios y muy específicos en el caso de auditorías remotas.
Un plan acertado garantiza el cumplimiento de los plazos y los tiempos para cada tarea. Es importante que se designe un equipo que planifique las auditorías del semestre o del año, y comunique a las áreas pertinentes o a las personas involucradas, asegurando así la disponibilidad de todo lo necesario para el normal desarrollo de la tarea.
2. Elegir y entrenar el equipo de auditores
Aún en pequeñas organizaciones, aunque parezca innecesario, es bueno que todos sepan con suficiente anticipación qué tendrán que hacer, cuándo y cómo. La elección de los auditores internos implica verificar que no concurra un auditor evaluando el trabajo de un área en la que él trabaja.
El entrenamiento y la formación, no solamente en técnicas de auditoría, sino en el conocimiento especifico del área a auditar, calidad, por ejemplo, es un factor decisivo para el éxito de la tarea. Todo parte de la planificación: si sabemos que enfrentaremos un número representativo de auditorías al Sistema de Gestión de la Calidad, es importante disponer de los profesionales adecuados para cumplir con la misión.
3. Incluir a las personas indicadas
Las personas que son responsables de realizar actividades diarias y ejecutar procesos rutinarios, tienen la mejor percepción sobre lo que funciona bien o mal, aunque no tengan el conocimiento sobre el requisito exacto de un determinado estándar que se puede estar incumpliendo.
Excluir a estas personas podría resultar en pasar por alto problemas graves que no son percibidos por el director de área o los altos ejecutivos de la organización. Así, para una gestión de auditorías internas eficaz es importante integrar en el proceso a las personas adecuadas.
Aprende 7 estrategias para realizar una gestión de #AuditoríasInternas eficaz y mantener el Sistema de #Calidad en la senda de la mejora continua #ISO9001 Clic para tuitear4. Enfocarse en los riesgos y en los controles para prevenirlos
Las listas de verificación son muy útiles para una auditoría interna. La gestión de auditorías internas eficaz, sin embargo, debe enfocarse en el riesgo más que en completar un formulario, marcando equis en unos espacios.
Esto permitirá al auditor identificar riesgos, pero también los respectivos controles. Y, en caso de que no existan, recomendar su diseño e implementación. Durante este trabajo, que se realiza sobre el terreno, el auditor debería tener la oportunidad de probar los controles y su eficacia. De esta acción surgen las mejores notas de auditoría. Las que de verdad promueven la mejora continua del sistema.
5. Redactar informes constructivos y proactivos
Una buena auditoría debería tener como cierre un informe que contribuya efectivamente a la mejora del Sistema. El informe, contrario a la creencia general, no se redacta al final del trabajo de campo. El informe se construye paso a paso durante la misma auditoría, con las notas del auditor, con sus observaciones, con el material y la evidencia que recolecta.
Cuando no hay nada que decir, ni bueno ni malo, es mejor no decir nada. Algunos auditores piensan que en la extensión, a veces injustificada, de sus informes se refleja el valor de su tarea. Los informes constructivos, en los que se señalan puntualmente los problemas y se sugieren soluciones, pero también que indican los aspectos positivos y las oportunidades de mejora, son el resultado de una excelente gestión de auditorías internas.
6. Hacer seguimiento post auditoría
La auditoría, formalmente, termina con la reunión de cierre y entrega de los informes de auditoría a la Alta Dirección. Pero el auditor aún puede hacer más. Puede realizar actividades de monitoreo y vigilancia para supervisar la implementación de las acciones correctivas sugeridas o prescritas en sus informes.
Hacer seguimiento posterior al cierre facilitará la tarea del mismo auditor o de otro al que se le asigne la tarea en el futuro. Esto, además de contribuir al éxito de la gestión de auditorías internas, conducirá a que se califique mejor aún el trabajo del auditor interno.
7. Aprovechar la tecnología y la digitalización de Sistemas de Gestión
En esta era de Transformación Digital los auditores internos encuentran en la tecnología su mejor aliado. Los Sistemas automatizados son más fáciles de auditar, la trazabilidad de los procesos y de la información se puede establecer sin problemas, los procedimientos resultan ágiles y la tarea del auditor se facilita, optimizando los resultados.
Sin duda, la digitalización de Sistemas de Gestión se convierte en una gran herramienta para una gestión de auditorías internas eficaz. La formación, aprovechando la tecnología, es también un gran valor.
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