La frecuencia con que se debe auditar el sistema de calidad no está definida dentro del texto de la norma ISO 9001. Las técnicas de auditoría reconocidas y aceptadas tampoco especifican el periodo de tiempo que debe transcurrir entre una evaluación y otra.
Por supuesto, la periodicidad con la que se decida programar la tarea de auditar el sistema de calidad difiere de una organización a otra, y esto depende de la solidez del sistema, los antecedentes en cuanto a hallazgos y no conformidades, y el estado en que se encuentre el sistema: implementado, auditado a la espera de certificación, certificado o próximo a revalidar la certificación.
Los profesionales en gestión de la calidad necesitan conocer esta información para elaborar el cronograma de auditorías. Saber cuándo auditar el sistema de calidad, con qué periodicidad y quién debe hacerlo, permitirá realizar evaluaciones que de verdad propicien la mejora continua.
¿Con qué frecuencia auditar el sistema de calidad?
Un programa de auditoría definido con anticipación, planificado y basado en las condiciones particulares de la organización y del sistema, produce evaluaciones que benefician al mismo sistema, a los empleados, a la organización y a los encargados de la gestión de la calidad.
La auditoría es una actividad positiva, cuando se realiza en el momento oportuno. El exceso es tan perjudicial como la deficiencia. Para establecer la frecuencia con la que se debe auditar el sistema de calidad, es importante revisar estos factores:
1. El tiempo en funcionamiento del sistema
Sistemas recién implementados requerirán mayor vigilancia que uno que ya lleva varios años funcionando. Los sistemas que, aún siendo maduros, han sido repotenciados y se han modificado procesos o se han establecido algunos nuevos, deben ser auditados con mayor frecuencia durante el primer año.
En general, podríamos decir que un sistema con varios años de funcionamiento tendría que ser auditado una vez al año. Uno nuevo, o que ha sido repotenciado de forma reciente, tal vez necesite dos o tres auditorías en el año.
2. El número de no conformidades
Es claro que un sistema que presenta un número importante de no conformidades, una y otra vez, tendrá que ser auditado con frecuencia hasta que esta tendencia desaparezca o se normalice. Es importante que, en estos casos, se realice una investigación de causa raíz para establecer el origen o causas de los problemas.
3. Estado del sistema
Auditar el sistema de calidad cada mes parece exagerado, redundante e inocuo. Pero si el sistema espera afrontar pronto una auditoría de certificación, no parece ser tan innecesario. Los sistemas ya certificados, bien pueden ser evaluados cada año. Pero cuando se acerca la auditoría de recertificación, varias auditorías adicionales no estarán de más.
4. Complejidad del sistema
Las organizaciones que desarrollan operaciones complejas, que pertenecen a industrias altamente reguladas o cuyos clientes exigen requisitos de calidad específicos, tienen un escaso margen para el error. Y la forma de asegurar la calidad es auditar el sistema de calidad con mayor frecuencia.
5. Recursos disponibles
Auditar el sistema de calidad es una tarea que consume recursos: humanos, tecnológicos, de formación y económicos. Por supuesto, es preciso determinar la disponibilidad y la posibilidad de asignar estos recursos. Es una decisión que pasa por la revisión de la Alta Dirección y de áreas como recursos humanos o financiera.
¿Sabes cuándo se debe auditar el #SistemaCalidad? ¿Quién debe realizarlo? Te contamos todos los detalles en este artículo #ISO9001 #AuditoríaInterna Clic para tuitear¿Quién debe auditar el sistema de calidad?
Un principio de auditoría generalmente aceptado, dice que el auditor debe estar fuera del área auditada, y mantener independencia y distancia con respecto a ella. La auditoría de certificación la realiza un auditor líder de calidad, que trabaja para el organismo certificador que se ha elegido.
Con respecto a las auditorías internas, la organización toma una decisión entre dos opciones:
- Consultores externos que poseen todo el conocimiento necesario para realizar la tarea, aunque no lo transfieren a la organización. El coste en esta modalidad es controlado pero, considerando un número de auditorías como el propuesto en algunos supuestos, podría resultar excesivo. Si bien, la disponibilidad está asegurada.
- Auditores formados dentro de la organización, lo que representa una absorción de conocimiento que sí es transferible. El coste de la formación se amortiza con el número de auditorías. La independencia con respecto al área auditada, requiere la creación de un departamento de auditoría autónomo, lo cual haría que esta opción no resulte viable para organizaciones muy pequeñas.
Las auditorías que se desarrollan en organizaciones que ya están en el campo de la Transformación digital, sin importar su tamaño, podrían ser realizadas por sus propios empleados, aunque estos trabajen en esa misma área, debido a la transparencia y objetividad que la misma digitalización y automatización de los sistemas de gestión propone.
La incorporación de soluciones tecnológicas para automatizar los sistemas de gestión, disminuye los costes específicos de cada auditoría. La formación de profesionales especializados en auditoría, permite adquirir conocimiento de alta calidad, que puede replicarse sin problema en la organización.
Diplomado en Gestión de la Calidad – ISO 9001:2015
El Diplomado en Gestión de la Calidad ISO 9001:2015 es un completo programa que reúne todo el conocimiento sobre la norma, sobre la implementación, la transición para algunas organizaciones y la auditoría.
Es un programa de alto nivel, que acumula toda la experiencia y el conocimiento de la Escuela Europea de Excelencia durante muchos años de trabajo serio y metódico. Este programa entrega titulación como experto en Gestión de la Calidad y cómo auditor interno certificado.
Pero, además, el Diplomado es un gran avance en el propósito de obtener la certificación ERCA –Registro Europeo de Auditores Certificados-, acreditación que permite a los alumnos ejercer su profesión en cualquier lugar del continente europeo o de América Latina. Es una oportunidad de crecimiento excepcional. Tómala ahora.
