Las organizaciones que carecen de un programa de cumplimiento, con frecuencia enfrentan medidas disciplinarias, sanciones y afectaciones a su reputación. Esto puede impedir operar una empresa con la debida eficiencia y obtener los rendimientos esperados o alcanzar objetivos estratégicos.
Este es un punto clave para explicar la importancia de contar con un programa de cumplimiento efectivo en cualquier tipo de organización. En otras palabras, las organizaciones que se toman en serio la gestión de cumplimiento, son más rentables y productivas.
Construir una cultura de cumplimiento, hace que las organizaciones reduzcan los riesgos a los que están expuestas, operen dentro de un marco con menor incertidumbre y con mayores posibilidades de ampliar las operaciones a otros mercados. Desarrollar un programa de cumplimiento efectivo requiere incorporar ciertos elementos y seguir determinados pasos que explicamos a continuación.
Programa de cumplimiento – Los elementos para un programa eficaz
Un programa de cumplimiento es un conjunto de políticas y procedimientos internos, que tienen por propósito asegurar que se cumplan las leyes, normas, reglamentos y acuerdos que le son aplicables a la organización.
Los programas de cumplimiento no son de talla única. Esto significa que no es posible adoptar un modelo eficaz para una organización e insertarlo en otra. Pero tampoco es preciso ir al otro extremo y tratar de crear todo desde cero.
Existen unos elementos indispensables, comunes a todos los programas de cumplimiento, que debemos verificar en la implementación si queremos un programa eficaz:
1. Políticas y procedimientos
Usualmente, corresponde a la Alta Dirección crear y revisar los documentos esenciales sobre políticas y procedimientos, en los que se expresan los objetivos y las expectativas que se tienen sobre la gestión de cumplimiento.
2. Supervisión del programa
La supervisión y dirección del programa corresponde por definición al Oficial de Cumplimiento. De no existir esta posición dentro de la organización, se nombrará a un profesional independiente de la Alta Dirección para que asuma la responsabilidad.
3. Formación y capacitación
Con la ejecución de los procedimientos se entenderá que algunos empleados, por las tareas que se les asignan o por que asumen responsabilidades dentro del programa, requieren formación sobre la gestión de cumplimiento o sobre los estándares adoptados. Los trabajadores, en general, requerirán capacitación para entender los propósitos del programa y lo que se espera de ellos en la ejecución de ese programa.
4. Comunicación
Es necesario establecer canales de comunicación, de doble vía, que permitan a los empleados dar a conocer inquietudes, expectativas, problemas o presentar denuncias.
5. Auditorías e inspección
Se necesitará un programa de auditorías para medir la eficacia del programa, pero también para identificar oportunidades de mejora continua. La Alta Dirección tendrá la responsabilidad de poner en marcha inspecciones rutinarias cuando lo considere oportuno.
6. Acciones correctivas
De las auditorías e inspecciones surgirá la necesidad de aplicar acciones correctivas para solucionar problemas y para contribuir a la mejora continua del programa.
7. Tecnología y automatización
La ejecución de las tareas propias del programa puede convertirse en un obstáculo y en una razón para que los empleados no acaben de implicarse en la implementación del programa. La automatización y la digitalización de sistemas de gestión será un elemento que contribuirá al éxito del programa.
Aprende cuáles son los elementos y pasos a seguir para crear un programa de #cumplimiento efectivo #Compliance #ISO37301 Clic para tuitear¿Cómo crear un programa de cumplimiento efectivo?
Con los ingredientes listos podemos avanzar en la creación del programa de compliance. El modelo PDCA – Planear, Hacer, Verificar y Actuar -, resultará de gran utilidad en esta etapa. Iniciemos:
1. Planificar y preparar
En esta etapa de planificación y preparación es importante reunir todos los esfuerzos posibles dentro de la organización para identificar las partes interesadas, para asignar responsabilidades y para comunicar la necesidad de crear una sólida cultura de cumplimiento.
El primer rol a asignar será el del Oficial de Cumplimiento, si es que se ha dispuesto que esta figura se adoptará, como director y conductor del programa de cumplimiento, lo cual es recomendable.
2. Documentar el programa
Es el momento de redactar todas las políticas y procedimientos que se requieren, y reunirlas en una única ubicación. Una lista de verificación sobre los documentos, procedimientos y políticas requeridos será muy útil en este punto.
El control de documentos surge aquí como una necesidad. No es admisible que, por error, se trabaje con un documento erróneo, desactualizado o no aprobado en su integridad cuando en la actualidad existen muchas herramientas informáticas que permiten establecer flujos de trabajo digitales para crear de forma colaborativa, aprobar y acceder a la documentación del sistema de gestión.
3. Establecer un plan de trabajo
Con base en los documentos, se puede avanzar en la planificación del trabajo sobre el terreno. Los primero es revisar los documentos, una vez más, y verificar que todo se encuentre alineado y de acuerdo con los objetivos, regulación vigente y/o estándar de cumplimiento que se adopte.
El siguiente paso es elaborar un plan de trabajo preciso, con un cronograma de actividades y un calendario definido, en el cual se fijan fechas para la ejecución de cada una de las tareas.
4. Comunicar el programa de cumplimiento
Una cosa es comunicar la gestión de cumplimiento, como un proyecto, y otra presentar un plan de trabajo para la implementación de un programa de compliance. En este momento, pueden aparecer manifestaciones de resistencia, que deben ser abordadas dentro de un entorno de comunicación bidireccional claro, transparente y abierto.
Es importante que todos los empleados entiendan la importancia y los beneficios del programa de cumplimiento, ahora, pero también en el futuro, cuando sea preciso actualizar o ajustar el programa.
5. Formar y capacitar
Más arriba, mencionamos la formación como un elemento esencial para la implementación del programa. No será suficiente con que los empleados lean la política y la conozcan.
Será necesario que la entiendan y sepan cuál es su aporte al éxito del proyecto, de acuerdo con su posición o con las funciones que ejerzan dentro del programa de cumplimiento. Algunos empleados, sobre todo los que trabajan en áreas como Recursos Humanos, Compras o Finanzas requerirán formación adicional.
Otros, los que trabajen directamente con el Oficial de Cumplimiento, tendrán que conocer con profundidad el estándar de gestión adoptado.
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