Aun las organizaciones que no implementan un Sistema de Gestión Ambiental tienen obligaciones de cumplimiento. La Evaluación de Cumplimiento en ISO 14001 revisa, además de las obligaciones propias del estándar, las que se derivan de compromisos voluntarios, las normativas, las legales y las regulatorias, relacionadas por supuesto con la interacción de la organización con el medio ambiente.
La diversidad de fuentes y orígenes para revisar es uno de los desafíos más importantes que plantea la Evaluación de Cumplimiento en ISO 14001. Y lo es más si se tiene en cuenta que la tarea necesita ser efectuada con una determinada periodicidad.
Los resultados de la Evaluación de Cumplimiento en ISO 14001 son esperados por la Alta Dirección, pero también conciernen a otros grupos que son partes interesadas: comunidad, empleados, reguladores y la Oficina de Cumplimiento, cuando esta existe.
¿Qué se revisa en la Evaluación de Cumplimiento en ISO 14001?
Se revisa que la organización cumpla con las obligaciones que le aplican en relación con el impacto que genera su operación en el medio ambiente. Estas obligaciones, como ya se anotó, proceden de fuentes muy diversas:
- Leyes, decretos o reglamentos.
- Exigencias regulatorias para cada industria.
- Compromisos contractuales.
- Acuerdos voluntarios.
- Expectativas de las partes interesadas.
- Solicitudes del estándar de Gestión.
ISO 14001 solicita a las organizaciones identificar y verificar el cumplimiento de todas las obligaciones ambientales. Es un requisito de primer orden y por eso la comprobación de la conformidad corresponde a la Alta Dirección.
Los equipos de Gestión Ambiental necesitan ir un poco más allá: deben obtener un inventario de obligaciones, especificar el origen de la obligación, declarar la razón por la que la obligación aplica a la organización, aclarar las solicitudes precisas de cada obligación y, finalmente, determinar las tareas o acciones que es preciso llevar a cabo para cumplir con el requisito, solicitud, norma o acuerdo. Todo se documenta.
¿Cómo se determina la aplicabilidad de una obligación de cumplimiento ambiental?
Las normas, leyes y decretos sobre cuidado ambiental suelen aplicar por sectores o por industria. Por supuesto, una organización consultora contable y financiera no tiene las mismas obligaciones de una industria fabricante de zapatos.
Una de las razones por las que es tan importante realizar la Evaluación de Cumplimiento en ISO 14001 con determinada periodicidad es que el cumplimiento es dinámico, volátil. Lo que hoy es, mañana puede no serlo.
La determinación de un aspecto ambiental, por ejemplo, conduce a adquirir una nueva obligación de cumplimiento. La modificación de un proceso o la eliminación de un producto del catálogo de la empresa, por otra parte, puede liberar a la organización de una o más obligaciones de cumplimiento ambiental.
Hay obligaciones que se convierten en aplicables al superar determinados umbrales: consumo de agua, de energía eléctrica, volumen de vertimiento de aguas residuales, emisiones de carbono…
Es importante, antes de proceder a la evaluación de cumplimiento en ISO 14001 sobre el terreno, comprobar lo que se pretende evaluar y asegurar que estén todas las obligaciones y que todas son aplicables.
Encuentra una guía completa para realizar la Evaluación de #Cumplimiento en #ISO14001 y descubre qué es y por qué tu SGA la necesita #GestiónAmbiental Share on X¿Qué es la evaluación de cumplimiento en ISO 14001?
Durante una evaluación de cumplimiento en ISO 14001 la persona o el equipo al que se le asigna la tarea comprueba que, durante un periodo de tiempo definido con anterioridad, la organización cumplió con las obligaciones que le son aplicables, de acuerdo con los criterios de aplicabilidad expuestos hasta este punto.
En la práctica se trata de elaborar una lista de verificación en la que se pueden adjuntar tres casillas de comprobación: cumple, cumplimiento parcial, no cumple. Lo ideal es obtener una X en la casilla de cumple, para todos los ítems evaluados.
Para todos los efectos posteriores, el cumplimiento parcial es incumplimiento. En la práctica puede ser un avance o algo mejor que el incumplimiento total. Sin embargo, para el informe final, se considera incumplimiento.
La evaluación de cumplimiento en ISO 14001 es en cierto modo una auditoría interna. De hecho, la evaluación puede ser parte de la Auditoría Interna del Sistema. Pero, por otra parte, la evaluación hecha por fuera de una auditoría interesa en gran medida al auditor, a la hora de producir su informe final.
Evaluar el cumplimiento no es una tarea de competencia exclusiva del equipo de Gestión Ambiental. En organizaciones de medio o gran tamaño, el Oficial de Cumplimiento puede asumir la tarea, siempre informando directamente a la Alta Dirección.
¿Cómo se realiza la Evaluación de Cumplimiento en ISO 14001?
Evaluar el cumplimiento es un requisito que aparece en el capítulo 9 del estándar, sobre seguimiento y medición. La cláusula 9.1.2, específicamente requiere diseñar, implementar y mantener procesos efectivos para evaluar el cumplimiento de las obligaciones de orden ambiental de la organización. Para hacerlo es preciso:
1. Determinar la frecuencia
Para la determinación de la frecuencia es preciso considerar el grado de volatilidad del marco regulatorio bajo el que opera la organización, así como el comportamiento histórico de los organismos legislativos del país. En circunstancias normales, una media de dos evaluaciones anuales – una semestral -, resulta aceptable.
2. Elaborar una lista de verificación
El inventario de obligaciones es la base del checklist que se utilizará en la evaluación. No sirve el anterior, por lo menos sin revisarlo con suficiente atención, en busca de nuevas obligaciones o de las que ya no aplican.
3. Realizar la evaluación
Para realizar la evaluación de cumplimiento en ISO 14001 es preciso recorrer varias áreas. La tarea para cumplir alguna obligación puede ser pagar algún tipo de tasa o gravamen. Esto corresponde al área contable o de tesorería. Otras obligaciones se verifican con el área de producción y otras con el área legal. Es necesario registrar los eventos de la tarea sobre el terreno, y, por supuesto, documentar todo para el registro histórico y para los informes finales a la Alta Dirección.
4. Producir los informes finales
Los informes, cuanto más sucintos y específicos mejores. Consumir tiempo y espacio en resaltar lo que se cumple, no resulta muy práctico. Lo relevante en este tipo de informes es lo que no se cumple, las razones por las que no sucede y las acciones necesarias para alcanzar el obligatorio cumplimiento. Recordar que nadie reclamará nunca que no sabía que se cumplía con una obligación. Lo contrario, siempre sucederá.
5. Realizar seguimiento a las acciones correctivas
La evaluación tiene un alcance posterior a la entrega del informe. Verificar que se implementen las acciones correctivas necesarias para subsanar el problema que impide el cumplimiento. Luego es necesario verificar la eficacia de la acción implementada.
La evaluación de cumplimiento ambiental evita problemas a la organización, como multas, sanciones, afectación de su reputación o pérdida de licencias de operación. Uno de los beneficios de los Sistemas de Gestión automatizados es la posibilidad de evaluar el cumplimiento con intervalos de tiempo muy cortos.
La tecnología potencia los beneficios de un Sistema de Gestión. Si se suma el conocimiento y la experiencia, la organización garantiza el cumplimiento de sus obligaciones y el logro de cada uno de sus objetivos ambientales.
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