Realizar una evaluación de riesgos de cumplimiento es la primera, y una de las más importantes tareas que se le asigna a un oficial de cumplimiento. Con la proliferación de regulaciones globales, la presión a la que están sometidas las organizaciones aumenta y para cumplir con lo estipulado por los organismos reguladores, así como las expectativas de clientes y otras partes interesadas, los profesionales del área deben asegurarse de cubrir todos los puntos vulnerables.
La tarea inicia con una evaluación de riesgos de cumplimiento. Desde una definición muy general, se trata de identificar las situaciones, circunstancias, procesos o procedimientos en los que por una u otra causa se pueden presentar incumplimientos de obligaciones legales, reglamentarias o contractuales.
A continuación, explicamos qué es exactamente una evaluación de riesgos de cumplimiento, por qué es importante y cómo se realiza.
Evaluación de riesgos de cumplimiento – ¿Qué es?
Una evaluación de riesgos de cumplimiento es un análisis de todas las formas en que la organización puede incumplir con sus obligaciones. Obligaciones que pueden ser de carácter legal, normativo, estatutario, civil, penal o contractual.
Este tipo de evaluación requiere adoptar un enfoque holístico que permita identificar todas las obligaciones que aplican a la organización, de acuerdo con las reglas, leyes, estándares y acuerdos.
El riesgo de cumplimiento es la exposición de la organización a las consecuencias del incumplimiento. Sanciones, multas, reparaciones y afectación a la reputación, son las más recurrentes.
Entre otros objetivos, lo que se persigue con una evaluación de riesgos de compliance, es identificar la brecha entre lo que se hace para garantizar el cumplimiento y lo que debería hacerse para eliminar las amenazas.
¿Por qué realizar una evaluación de riesgos de cumplimiento?
Por supuesto, la primera razón para hacerlo es evitar sanciones, multas y deterioro de la imagen de la marca. Pero podemos encontrar otras:
- Es un paso clave en un programa de gestión de compliance sólido.
- Es una forma de saber cuáles son exactamente las obligaciones de cumplimiento y qué amenazas podrían evitar que la organización cumpla con todos sus compromisos.
- Permite protegerse ante litigios judiciales.
- Es la única forma de mejorar un sistema de gestión de cumplimiento de forma continua, evaluando y aplicando mejoras en las áreas que lo requieran.
- Permite identificar nuevos riesgos, que no existían o que no fueron detectados antes.
- Es un requisito en cualquier estándar de gestión de compliance si la organización quiere certificar su compromiso con el cumplimiento corporativo.
Finalmente, saber con precisión a qué riesgos se expone la organización, permitirá tomar acciones preventivas o correctivas antes de que se presenten problemas graves. ¿Cómo hacerlo?
Evaluación de riesgos de cumplimiento – 5 pasos para hacerlo bien
La evaluación de riesgos en el área de cumplimiento no es muy diferente a la que se realiza en otras áreas. Podemos agrupar las diferentes tareas en cinco pasos:
1. Identificar los riesgos
Esto requerirá que cada área, departamento o ubicación de la organización informe sobre sus obligaciones de cumplimiento en cada uno de los campos que hemos mencionado: legal, regulatorio, contractual…
A la hora de identificar nuevos riesgos, hay que considerar que, no todas las obligaciones parten de una norma o una ley que obligue a la organización a hacer o dejar de hacer algo. Algunas obligaciones son voluntarias, como las que se asumen en virtud de la adopción de un estándar de gestión o acuerdos contractuales, por ejemplo.
Por obvias razones, algunas áreas como Recursos Humanos, Financiera o Calidad, resultan críticas para la búsqueda de posibles riesgos. Finalmente, es importante que se documente la tarea y se conserven los registros pertinentes.
2. Mapear los riesgos potenciales
Con una lista completa de obligaciones, se tiene una idea de las áreas en las que se pueden encontrar brechas de cumplimiento. Pero para identificar los puntos precisos serán necesario realizar un mapeo de los riesgos potenciales. Esto es hacer un seguimiento a todos los procesos y flujos de trabajo, para establecer en qué puntos se encuentran las amenazas.
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Los criterios serán los mismos que se aplican para cualquier evaluación de riesgos: probabilidad de ocurrencia y capacidad de impacto negativo. Este es un paso muy importante para la gestión.
Los recursos no son ilimitados, y es mejor concentrarlos en los riesgos que tengan mayor probabilidad de ocurrencia y resulten más lesivos para el cumplimiento.
4. Implementar controles y verificar su eficacia
La gestión de cumplimiento será tan buena como su capacidad para prevenir riesgos. Para ello, es preciso diseñar e implementar controles, pero también es necesario comprobar que estos controles son efectivos.
Nuevamente, los recursos pueden no ser suficientes para controlar amenazas en todos los frentes. Es probable que se enfoquen recursos en áreas de alto riesgo, antes que en aquellas en las que posteriormente se puede actuar, cuando la situación general ya esté controlada.
5. Actualizar y evaluar nuevamente los riesgos de cumplimiento
El programa de cumplimiento corporativo es una parte esencial y permanente de la gestión organizativa. Con el crecimiento de la organización, con el incremento de las regulaciones, con el cambio de empleados, o la adopción de nuevas tecnologías, los riesgos crecen o aparecen nuevas amenazas.
Esto significa que la evaluación de riesgos de cumplimiento es una tarea cíclica. De hecho, de ello depende la mejora continua del sistema. Esto significa que estos cinco pasos deben repetirse una y otra vez, con un enfoque en la mejora continua del sistema.
La formación y la capacitación de empleados clave es un factor determinante para esta mejora continua.
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