Problemas más habituales en el proceso de integración de sistemas ISO

proceso de integración de sistemas ISO

Problemas más habituales en el proceso de integración de sistemas ISO

proceso de integración de sistemas ISOEn el proceso de integración de sistemas ISO surgen problemas recurrentes que pueden, eventualmente, hacer que alguna organización desista del proyecto de integración de sistemas y decida continuar operando con sistemas independientes.

El proceso de integración de sistemas ISO conduce a obtener beneficios sobre los que ya hemos hablado en varios de nuestros textos anteriores. Los estándares de ISO están diseñados y predispuestos para la integración. Entonces, ¿Cuáles pueden ser los problemas que se presenten durante el proceso de integración de sistemas ISO?

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Proceso de integración de sistemas ISO – Algunas recomendaciones para evitar problemas

Antes de describir los problemas habituales que se presentan en el proceso de integración de sistemas ISO, y de hablar de las acciones que debe implementar la organización para superarlos, vale la pena conocer algunas recomendaciones para prevenirlos y afrontar la tarea con la mejor disposición.

Algo debemos tener claro: los estándares de calidad, medio ambiente y seguridad y salud en el trabajo, que son los llamados en primera instancia a integrarse en forma natural, están diseñados, alineados, estructurados y predispuestos para la integración.

Aunque el proceso de integración de sistemas ISO suponga algunos inconvenientes, estos serán recompensados en forma suficiente con los beneficios, entre los que podemos mencionar la reducción de procesos requeridos, solo por mencionar uno de los más atractivos.

Conviene saberlo con antelación, para no desanimarse y desistir del proyecto tan pronto surjan inconvenientes, que seguro aparecerán. Es muy probable, por ejemplo, que sea necesario reescribir políticas, procedimientos y otro tipo de documentos. Pero ya no será por triplicado. Uno sólo bastará para los tres sistemas.

Entonces la recomendación es, entender que se van a presentar problemas pero que estos son habituales y que muchas empresas los han superado. Saber cuáles son exactamente y entender cómo proceder ayudará mucho en el logro del objetivo.

Problemas habituales en el proceso de integración de sistemas ISO

El primer problema que surge en el proceso de integración de sistemas ISO, se relaciona con la asignación de responsabilidades. Asignar la responsabilidad a uno o varios profesionales, sin criterio alguno, genera un problema recurrente.

Es necesario que la implementación se asigne a un equipo interdisciplinario, que reúna profesionales que trabajen en el área de calidad, medio ambiente y seguridad y salud en el trabajo. Por supuesto, debe asignarse la dirección del proyecto a una única persona. En este caso, lo más recomendable es asignar la dirección a un profesional del área de calidad.

En el mismo sentido, es preciso unificar criterios sobre las necesidades reales de documentación, que como sabemos, ahora son mucho más flexibles. Esta debería ser una decisión tomada por la Alta Dirección. Dejarla en manos del equipo implementador, puede conducir a una serie de discusiones que entorpezcan el desarrollo y la celeridad de la implementación.

Los estándares a integrar, incorporan el requisito de medir la eficiencia de los procesos. Para algunos procesos, esto puede ser muy fácil, sobre todo los relacionados con la producción en el área de calidad. Pero otros, como los de auditoría, la implementación de acciones correctivas o la capacitación, pueden representar un problema.

Estos son tres ejemplos puntuales de problemas recurrentes en el proceso de integración de sistemas ISO. Pero básicamente, este tipo de inconvenientes se pueden agrupar en cinco áreas diferentes. Veamos la siguiente tabla:

Diferencias entre los sistemas a integrar Resistencia de los empleados Falta de recursos Problemas post-implementación Aspectos culturales
Alcance de los sistemas individuales. Rechazo de los empleados al Sistema Integrado. Experiencia insuficiente. Percepción de falta de flexibilidad. Falta de capacitación y de cultura.
Estructura diferente en los sistemas a integrar. Resistencia por pérdida de funciones asignadas, o por asignación de nuevas tareas. Otros recursos insuficientes. Incremento de la burocracia.  
Metodología diferente para la práctica de auditorías.        
Falta de un Sistema de Gestión Integrado formal.        
Falta de elementos comunes en los sistemas.        
Deficiencias en la interpretación del concepto de integración.        

Cinco problemas habituales en el proceso de integración de sistemas ISO

La integración satisfactoria tendrá que salvar estos obstáculos. ¿Cómo hacerlo? Desglosamos cada uno de estos grupos para comprender el origen de estos problemas y la forma de superarlos:

Diferencias entre los sistemas a integrar

Es claro que tenemos tres sistemas diferentes, con enfoques diferentes. ISO 9001 es el más antiguo de los tres estándares a integrar, de acuerdo con nuestro ejemplo. Sin embargo la estructura es la misma, si es que trabajamos con las versiones más recientes de cada una de las normas.

Pero el alcance y los requisitos específicos son diferentes, en apariencia. Si somos un poco acuciosos, entenderemos que se trata apenas de adoptar un enfoque basado en el riesgo en la toma de cualquier decisión o en la implementación de cualquier proceso relativo a la gestión de la calidad, del medio ambiente o de la seguridad y la salud en el trabajo. Todo puede hacerse en un solo documento, si se tiene la precaución de no dejar fuera las solicitudes de ninguno de los sistemas a integrar.

Durante el proceso de #IntegraciónSistemasISO pueden surgir algunos problemas usuales. Aprende cuáles son y cómo superarlos #SIG Clic para tuitear

Resistencia de los empleados

La resistencia al cambio es un comportamiento natural en los empleados, y en los seres humanos en general. No nos gusta enfrentarnos a escenarios nuevos, porque esto supone mayores dificultades, necesidad de aprender nuevos conceptos, y, en general, incertidumbre.

Algunos empleados, que desempeñan funciones clave dentro de un Sistema de Gestión, perciben esta asignación como una forma de aferrarse a su puesto y hacerse imprescindibles. Otros, por el contrario, creen que la integración los llevará a cumplir tareas propias de otros dos sistemas que, hasta el momento, les eran ajenos.

Ninguno de los dos casos se acerca a la realidad. ¿Dónde está el problema? Es claro que existe una comunicación deficiente y que la implementación requerirá un proceso de formación y capacitación.

Falta de recursos

La asignación y disposición de recursos es una obligación de la Alta Dirección. El proceso de integración de sistemas ISO demanda recursos físicos, financieros, de recursos humanos, de formación y tecnológicos. La falta de alguno de ellos generará problemas.

Es normal que se presente cierta resistencia por parte de la Alta Dirección para la asignación de recursos adicionales. Después de todo, pensarán algunos, ¿si ya invertimos en la implementación de cada sistema individual, porque invertir de nuevo en uno integrado?

¿Qué ha fallado aquí? La forma de “vender el proyecto a la Alta Dirección”. Los profesionales encargados deben iniciar por calcular el retorno de la inversión, y mostrar el ahorro que la organización tendrá en un futuro inmediato, así como el aumento en la productividad que se generará a muy corto plazo.

Problemas posteriores a la implementación

En un comienzo, la operación del sistema de gestión integrado puede parecer difícil, dura y poco flexible. Con el sistema en marcha, la práctica diaria mostrará la necesidad de ajustar documentos, lo cual hará parecer que se incrementa la burocracia y que ahora, las tareas administrativas son muchas más.

Es algo predecible durante las primeras semanas posteriores a la implementación. En algunos casos es probable que el problema persista hasta la primera auditoría interna integrada. Los profesionales encargados de esta primera auditoría, tendrán que afinar muy bien sus competencias y habilidades para detectar las causas de estos problemas y determinar las acciones correctivas procedentes. En términos generales, este tipo de problemas no tendrían por qué sobrevivir a los primeros seis meses.

Falta de cultura

Adoptar un enfoque integrado es mucho más fácil cuando los empleados han sido formados y capacitados para entender y asimilar este modelo de gestión. El problema, por supuesto, se soluciona adoptando programas de formación especializados en la integración de sistemas ISO. Programas que aporten la capacidad de planificar de forma estratégica la tarea de integración, especialmente para los profesionales encargados de la tarea.

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Integrar los sistemas de gestión basados en las normas ISO 9001, ISO 45001 e ISO 14001, es hoy una necesidad. Una necesidad que facilitará a las organizaciones la gestión, reducirás costes, eliminará tareas repetitivas, y, finalmente, conducirá a un incremento de la productividad y a una valoración de la imagen de marca.

El Diplomado en Sistemas Integrados de Gestión, es un programa de excelencia eminentemente práctico, que, además de aportar conocimientos, habilidades y competencias para que los alumnos acometan la tarea de integrar los tres sistemas de gestión, entrega valiosas herramientas, manuales, documentos y plantillas útiles para adelantar la tarea.

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