Liderar reuniones eficaces: optimizar el tiempo en 5 pasos

Liderar reuniones eficaces: optimizar el tiempo en 5 pasos

Liderar reuniones eficaces

Gestionar de forma adecuada las reuniones y comunicación con el equipo de trabajo es determinante en el avance de un proyecto, de forma positiva cuando son eficaces, y de forma negativa cuando la inversión de tiempo no se transforma en acción y consecución de objetivos.

La capacidad para liderar reuniones eficaces es entonces, una habilidad que debe poseer un líder exitoso.

El tiempo es un recurso muy valioso en cualquier actividad, pero lo es más en una reunión con un equipo de trabajo. Optimizar el tiempo resulta esencial para liderar reuniones eficaces.

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¿Cómo hacerlo? En la reuniones se habla de trabajo pero normalmente no se realiza el trabajo en sí, por lo que, sin una planificación adecuada pueden resultar una pérdida de tiempo. Tiempo que puede ser utilizado en resolver problemas estructurales complejos y sistémicos. De ahí la importancia de hacer el mejor uso de este recurso, que dependerá en gran medida de la capacidad de un gerente para liderar reuniones eficaces.

5 pasos para optimizar el tiempo y liderar reuniones eficaces

Reuniones que no alcancen los objetivos propuestos, además, del obstáculo para avanzar, representan un coste directo en términos económicos, medido en función del coste de las horas de trabajo que se destinen a esta actividad.

Pero también pueden conducir a la toma de decisiones sin la suficiente información, y a generar un ambiente de trabajo tenso y contaminado. No tomar el control y liderar reuniones de una forma eficaz, puede llevar a que equipos que trabajan como ruedas sueltas, que repiten funciones y realizan esfuerzos enfocados en objetivos dispares.

Cómo comentamos más arriba, tenemos algunos consejos para optimizar el tiempo y, así, liderar reuniones eficaces:

Determinar objetivos claros y una agenda definida

Sin un objetivo definido, es muy poco probable que una tarea se concluya en forma satisfactoria. Con base en los objetivos definidos, se construye la agenda y se asigna el tiempo para cada uno de ellos. La tarea del líder es conducir la reunión de tal forma que se cumpla la agenda y se alcancen los objetivos.

Enfocarse en áreas que contribuyen al avance del proyecto

Muchas reuniones, desde la misma construcción de la agenda, se desperdician tratando asuntos que perfectamente podrían resolverse con una llamada telefónica. Reunir al equipo de trabajo implica paralizar momentáneamente todas las actividades. Por eso, este tiempo debe ser aprovechado al máximo, atendiendo áreas que realmente representen un avance en el proyecto.

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Asignar responsabilidades y definir roles

Otro aspecto importante para aprovechar al máximo las reuniones, es que exista una personas que actúe como conductor de las mismas, que ejerza como mediador cuando es requerido, e, incluso, alguien que toma el tiempo para las intervenciones. Si cada persona sabe cuál es su función dentro de la reunión, se hará un buen uso del tiempo.

Tomar decisiones relevantes

Escuchar argumentos y establecer posiciones es importante. De hecho, es un objetivo implícito en toda reunión. Pero, si todo queda ahí, sin duda estaremos ante una gran pérdida de tiempo. Es importante e imprescindible tomar decisiones, aunque no haya consenso en el equipo. Esta es una tarea que corresponde al líder del equipo.

Adoptar un formato único de reunión

Es probable que las cuatro recomendaciones anteriores no funcionen todas al tiempo en la próxima reunión que se programe. Pero insistir en ellas, llevará a que paulatinamente se instalen en la organización y se logre definir un formato único y eficiente para el desarrollo de reuniones de equipos de trabajo.

Una vez esto suceda, este formato debe trasponerse a todas las reuniones que se celebren en la organización. Pero podemos hacer aún algo más para liderar reuniones efectivas. Es lo que tratamos en nuestro apartado final.

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