Planificación de reuniones y conferencias: 8 pasos clave

Planificación de reuniones y conferencias

Planificación de reuniones y conferencias: 8 pasos clave

Planificación de reuniones y conferencias

En muchas organizaciones, los ejecutivos y sus equipos de trabajo dedican hasta más de dos horas diarias a reuniones ineficaces. Esto sucede porque no hay un trabajo previo de planificación de reuniones y conferencias enfocado en aprovechar el tiempo y el conocimiento y la experiencia de quienes asisten a ellas.

De este modo, cuando se realiza, la planificación de reuniones y conferencias puede ahorrar una enorme cantidad de dinero a la organización, mejorar la productividad de los equipos de trabajo y potenciar los proyectos, que se adelantan en todos los niveles.

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Pero la planificación de reuniones y conferencias, como todo en el mundo organizacional, debe responder a ciertos criterios. Hay unos pasos a seguir para que el resultado sea realmente satisfactorio.

8 pasos para la planificación de reuniones y conferencias

La planificación de reuniones y conferencias comienza con la definición del tipo de actividad que se realizará. Algunas reuniones son apenas de carácter informativo, en tanto que otras se centran en la planificación de un proyecto. Pero también encontramos las que tienen como objetivo resolver ciertos problemas.

Estas últimas, en verdad suponen un reto, y son el mejor sujeto de prueba para probar los siguientes 8 pasos para la planificación de reuniones y conferencias que proponemos hoy:

1. Definir objetivos, temas a tratar y agenda

Puede parecer obvio, pero muchas reuniones empiezan sin un propósito claro. Definir los objetivos de la reunión, los temas que se tratarán y el orden en que serán abordados es una responsabilidad de quien convoca a la reunión, que usualmente es el líder del equipo de trabajo.

Pero no basta con que el líder tenga claro para qué convoca a una reunión, qué temas se tratarán y en qué orden. Los participantes deben conocer esta información con antelación para ir mejor preparados.

2. Seleccionar los participantes

Hay equipos de trabajo que funcionan como un todo siempre. Asisten juntos a todas las actividades y no empiezan a producir hasta que todos los miembros están presentes. Es una actitud encomiable, pero no siempre práctica.

Algunos ejecutivos cometen el error de enviar invitaciones a reuniones a una lista completa de distribución. El resultado es previsible: demasiadas personas, algunas de las cuales el temario no interesa, una agenda difícil de conducir, intervenciones inadecuadas e improcedentes y, finalmente, ningún objetivo alcanzado.

Todos, también los que no son escogidos, pronto entienden que lo mejor para el equipo, como conjunto, es que se efectúen reuniones productivas, ágiles, solo con las personas necesarias.

3. Dejar claros los objetivos al iniciar la reunión

Ya, en la práctica, es importante reiterar el objetivo de la reunión, hacer una breve descripción del problema o de los temas que se tratarán y establecer unas reglas rápidas sobre participación e intervención.

En esta breve exposición, es bueno que el líder del equipo deje muy claro que la agenda debe cumplirse y que no se permitirá que los participantes divaguen por otros temas que, aunque puedan ser importantes, no son los que toca tratar en esta ocasión

Independientemente de la razón por la que se reúna un equipo o un grupo de profesionales, es fundamental que todos estén en la misma página y todos entiendan cuál es el objetivo y cuál es el tiempo asignado para lograrlo.

4. Elegir un moderador

Gran parte del éxito de una reunión o una conferencia reside en la elección del moderador adecuado. No es preciso que sea el convocante o el líder del equipo. Dentro de la organización, hay muchas personas que tienen habilidades naturales para desempeñar esta función.

El moderador debe asegurar que la reunión comience y termine a tiempo y que se cubran todos los temas programados en la agenda. Entre otras tareas, debe asignar tiempo para intervenir a los participantes, limitarlos en caso de que se extiendan en tiempo o en temas no previstos, cortar intervenciones que se consideren fuera de contexto y tomar notas importantes para la redacción de un informe que documente lo acontecido en la reunión.

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5. Empezar a tiempo y finalizar a tiempo

Nada puede desalentar y restar más energía en una reunión que esperar a que aparezca la persona a cargo o uno de los participantes clave. El tiempo es dinero y es un recurso precioso, irrecuperable cuando se pierde.

Empezar y finalizar a tiempo puede ser en un comienzo un poco difícil. Con el pasar de las reuniones, el equipo notará que su líder es puntual, preciso, y que las reuniones con él siempre empiezan y finalizan a la hora exacta. Ante este tipo de liderazgo, todos se esforzarán en ser puntuales y contribuirán a que este punto se cumpla siempre.

6. Restringir el uso de dispositivos innecesarios

Una norma elemental que asegura productividad es lograr que los miembros del equipo escuchen activamente a los que hablan. Por ello, mientras dura la reunión debe evitarse cualquier otra tarea distractoria: revisar cuentas de correo, responder mensajes instantáneos, hacer planes para el almuerzo…

Entonces, el uso de teléfonos, tabletas o laptops debe restringirse a menos que sean utilizados para tomar notas sobre la reunión o agregar información relevante sobre algún tema de la agenda. Esto es especialmente importante en las reuniones online, necesarias en los tiempos de la nueva normalidad.

7. Terminar con un plan de acción

Los últimos minutos de la reunión deben reservarse para determinar el plan de acción resultado de lo tratado y discutido. Esto incluye asignar responsabilidades y plazos para la ejecución. ¿Quién hará qué y cuándo lo hará?

8. Evaluar el desempeño de la reunión

Esto se puede hacer con un modelo de encuesta. Los participantes pueden enviar por correo electrónico su opinión sobre el desarrollo y el resultado final de la reunión. Algunas preguntas clave pueden ser:

  • ¿La reunión comenzó y terminó a tiempo?
  • ¿Todos los temas propuestos fueron abordados de forma suficiente?
  • ¿Los participantes obtuvieron el espacio necesario para exponer sus opiniones?
  • ¿El moderador actuó de forma profesional e imparcial?
  • ¿Se obtuvieron conclusiones eficaces para resolver el problema planteado?
  • ¿Se formuló un plan de acción para resolver el problema o para avanzar en el proyecto?
  • ¿Se sabe quién realizará las acciones determinadas y cuándo lo hará?
  • ¿Cómo califica el resultado general de la actividad, de 1 a 5, y por qué lo considera así?

La respuesta a estas preguntas resultará muy valiosa para corregir errores y promover la mejora continua en futuras reuniones, para beneficio del equipo y de la organización en general.

La planificación de reuniones y conferencias es algo más que seguir estos ocho pasos. Es una cuestión que debe ser estudiada por todo tipo de profesionales, en todos los niveles de la organización.

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