¿Cómo realizar una auditoría interna de calidad para ISO 9001 que resulte efectiva y que no parezca un mal necesario? Esta es una pregunta recurrente para quienes trabajan en el área de calidad. Y lo es porque, en muchas organizaciones, este proceso suele considerarse un esfuerzo duplicado o un obstáculo que superar en el camino para la obtención de una certificación.
Para que una auditoría interna de calidad sea realmente efectiva, no basta con constatar la existencia de modelos y procesos en conformidad con los requisitos de la norma. Una auditoría efectiva supera la validación de una lista de verificación. Su principal objetivo es proporcionar la mejora continua de los procesos.
Así, los esfuerzos deben concentrarse en la identificación de oportunidades de mejora, con el fin de fortalecer y promover la innovación de los procedimientos internos en la organización.
Con base en esta premisa, comentamos estos cinco pasos para que una auditoría interna de calidad sea algo más que un examen; si no que se convierta en una herramienta capaz de aprovechar el trabajo que se ha hecho al implementar la norma ISO 9001 en la organización.
5 Pasos para una auditoría interna de calidad efectiva
Antes de iniciar el trabajo de campo, es importante definir quién realizará la auditoría, si un solo auditor o un equipo, qué se auditará, a quién se comunicarán los resultados y qué mecanismos se utilizarán para asegurar la implementación y la efectividad de las acciones correctivas.
Una vez definidos estos parámetros, podemos avanzar con los 5 pasos siguientes:
1. Planificar y establecer un horario
El trabajo de auditoría se comienza con una planificación minuciosa. En este punto es preciso tener en cuenta la complejidad del trabajo, el tiempo que demanda su ejecución y los recursos necesarios para adelantar y culminar la labor.
El cronograma es fundamental para que todos los involucrados conozcan las fechas de verificación de cada proceso. Aunque las auditorías sorpresa gocen de un halo de transparencia y confiabilidad en sus resultados, lo cierto es que generan un pésimo efecto entre los empleados auditados.
Dependiendo del proceso que se audite, es bueno considerar las siguientes cuestiones:
- ¿Existen procedimientos o procesos que por su complejidad se puedan dividir o ser auditados de forma individual?
- ¿Existe en la organización un área o departamento que presente problemas recurrentes que justifiquen un trabajo de auditoría más detallado y profundo?
- ¿El auditor, desde su punto de vista profesional, considera que se deben realizar más o menos auditorías?
En esta fase, también se debe definir el alcance de la auditoría interna de calidad y los objetivos de la misma. La etapa de planificación y definición del cronograma debe ofrecer como resultado un diagnóstico para dimensionar el trabajo a hacer.
2. Comprometer a la Alta Dirección y al equipo de trabajo
Sin el compromiso de la Alta Dirección, los resultados de la auditoría interna de calidad pueden verse seriamente comprometidos. Los directores deben estar convencidos de la importancia de la auditoría y asignar los recursos necesarios. Además, tienen que entender que son ellos los principales responsables de generar una cultura de calidad y de mejora continua en la organización.
Por supuesto, el compromiso también debe estar presente en el equipo de auditores. De nada sirve que la Alta Dirección apoye decididamente el proyecto, asigne los recursos e instruya a los empleados para que presten su máxima colaboración, si los auditores solo pretenden marcar unas casillas en una checklist.
Para que una #AuditoríaInterna de Calidad sea eficaz, y contribuya a la #MejoraContinua, podemos seguir estos cinco pasos. Clic para tuitear3. Realizar la auditoría
La auditoría interna de calidad se puede iniciar con una reunión entre líderes que comparten y corroboran el plan de trabajo. Después de eso, es hora de entrar en la práctica de verificación. Hay varias maneras de realizar la recolección de evidencias e información durante una auditoría. Lo más importante en esta etapa, es saber conducir el proceso en un ambiente de cordialidad, respetar los plazos establecidos en el cronograma y los flujos de trabajo de la organización.
El auditor puede elegir entre varios formatos para hacer su trabajo. Puede optar por revisar registros, analizar datos de procesos estandarizados, conversar con los empleados u observar los procedimientos en tiempo real.
EL objetivo principal es documentar la evidencia de que el proceso funciona de acuerdo con los requisitos de ISO 9001.
4. Registrar y presentar los resultados
Los resultados son el producto que se fabrica durante una auditoría. Específicamente, en una auditoría interna de calidad, podemos identificar tres tipos de resultados:
- No conformidades: los problemas individuales, derivados de una diferencia entre los resultados y compromisos adquiridos, que son hallados durante la auditoría, deben ser documentados y clasificados como No Conformidades.
- Acciones de seguimiento: hay que verificar que las acciones correctivas o preventivas dispuestas en auditorías anteriores se hayan completado oportunamente y hayan sido efectivas.
- Informe general: se consolidan en él los hallazgos y acciones dispuestas para abordar esos problemas. También se detallan las acciones correctivas o preventivas nuevas que el auditor considere.
5. Hacer seguimiento de las recomendaciones del informe
Es fundamental que la entrega del informe no se considere el final de la labor de auditoría. A partir de las no conformidades y hallazgos plasmados en el informe, la organización tendrá las herramientas necesarias para identificar las causas de las no conformidades. De este modo, podrá sugerir e implementar acciones correctivas.
Una vez que las acciones correctivas y preventivas se han implementado, es recomendable realizar una evaluación de efectividad. El proceso no llega a terminar, pues, técnicamente, será un ciclo continuo. Después de todo, como lo anotamos al iniciar este artículo, el propósito de la auditoría interna de calidad es preparar a la organización para afrontar la auditoría de certificación, pero también dejar un legado para la mejora continua del sistema.
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