Cómo gestionar el conocimiento de la organización según ISO 9001

Cómo gestionar el conocimiento de la organización según ISO 9001

gestionar el conocimiento de la organización según ISO 9001Revisión ISO 9001 en su versión 2015

ISO 9001, en su revisión 2015, incorpora un requisito, que exige a la organización considerar el conocimiento necesario para la correcta operación del negocio, y la forma de asegurar que ese conocimiento se salvaguarde. Gestionar el conocimiento de la organización según ISO 9001, requiere, entre otros aspectos, identificar ese conocimiento y saber en manos de quien está en el momento.

Nuestra entrada de hoy, tratará este tema: cómo gestionar el conocimiento de la organización según ISO 9001, identificarlo dentro de la organización y cómo capturarlo. Veamos:

El conocimiento de la organización

Gestionar el conocimiento de la organización según ISO 9001 es un recurso, que es considerado dentro de un mismo grupo, bajo la cláusula 7.1.6. junto con el recurso humano, el medio ambiente, la infraestructura y los recursos de monitoreo y medición.

Se trata por supuesto, de uno de los recursos más importantes para la organización, y, por ello, susceptible de ser identificado, controlado y gestionado en forma particular.

ISO 9001:2015 utiliza algunas notas en sus cláusulas para definir el concepto de conocimiento. Existen dos tipos de conocimiento dentro de una organización: aquel que es fruto de la experiencia, y que está conformado por las lecciones que ha dejado el trabajo y la operación del negocio. Los éxitos y los fracasos. 

Dentro de este mismo rango, podemos considerar el conocimiento que ha llevado a la organización a desarrollar nuevos productos o patentar tecnologías innovadoras. Este tipo de conocimiento, que es susceptible de protegerse con herramientas como la propiedad intelectual, se diferencia de otro conocimiento que ha sido adquirido al exterior de la organización.

Las capacitaciones en organismos educativos, las conferencias, cursos, e incluso, el conocimiento derivado de establecer asociaciones con otras organizaciones, se consideran dentro de este otro grupo de conocimiento que, aunque no es exclusivo, si ha tenido un coste para la organización e igualmente resulta valioso para el negocio.

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Gestionar el conocimiento de la organización según ISO 9001

¿Y qué dice ISO 9001:2015 sobre la gestión del conocimiento? Básicamente, la norma establece tres requisitos sobre el tema. Veamos:

  • Identificar claramente el conocimiento necesario, para que los procesos que requiere la organización, para que sus productos y servicios cumplan con los estándares de calidad, se efectúen con normalidad.
  • Una vez identificado, preservar ese conocimiento y asegurar la disponibilidad del mismo para cuando la organización lo necesite.
  • Establecer acciones que permitan absorber, gestionar, almacenar y asegurar nuevos conocimientos, o actualizaciones a los ya adquiridos.
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Gestionar el conocimiento de la organización según ISO 9001 – Capturar el conocimiento

Es apenas natural que cada organización obtenga conocimientos específicos, que son diferentes a los de otras organizaciones, así estas desarrollen actividades idénticas.

Pero identificar ese conocimiento y retenerlo puede no ser tan fácil. Una buena parte de ese conocimiento, se deriva de una experiencia personal de un empleado, que lo conserva durante años, pero que se pierde cuando el empleado se retira de la organización. De ahí la importancia de identificarlo a tiempo, capturarlo, documentarlo y retenerlo para beneficio de la organización. ¿Cómo lograrlo?:

  • Los manuales de trabajo son una herramienta muy útil para capturar conocimiento. Cada puesto de trabajo, realiza procesos que, se deben dar de una forma específica, para que la operación de la organización tenga éxito. Documentar estos procesos, es la mejor forma de capturar el conocimiento y preservarlo para beneficio de la organización.
  • Buena parte del conocimiento de una organización está representado en una secuencia de pasos que, si se dan en forma ordenada y eficaz, producen un resultado exitoso. Implementar listas de verificación, para cada uno de los procesos que se lleven a cabo en la organización, no solo facilita la operación del negocio, sino que asegura la conservación de ese conocimiento.
  • Implementar jornadas de formación, en las que los empleados de mayor experiencia, transfieran su conocimiento a los más jóvenes, documentándolas en medios digitales, es una muy buena forma de capturar el conocimiento de la organización.

El conocimiento es un recurso valioso que las organizaciones, por lo general, solo estiman en el momento que se pierde. Se establece el requisito de gestionar el conocimiento de la organización según ISO 9001 de forma técnica, asegurando su permanencia en el tiempo.

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