El análisis de brechas ISO 9001 es la primera tarea que encuentra un profesional encargado de implementar un Sistema de Gestión de la Calidad basado en la norma internacional ISO.
Es también, una herramienta muy eficaz para mejorar el sistema o para corregir problemas antes de una auditoría. El análisis de brechas ISO 9001, también conocido como Análisis GAP, es el inicio del camino hacia la resolución de muchos problemas frecuentes en un Sistema de Gestión de la Calidad.
¿Qué es un análisis de brechas ISO 9001?
El análisis de brechas ISO 9001 es una evaluación que busca identificar elementos, acciones o tareas faltantes en un Sistema de Gestión de la Calidad, que generan una diferencia entre lo que hay y lo que se espera encontrar para alcanzar la conformidad con los requisitos de la norma.
El estado ideal de un Sistema de Gestión de la Calidad basado en la norma ISO 9001 es la conformidad total y absoluta con los requisitos del estándar. Esto, además de asegurar la obtención de la certificación, garantiza el mantenimiento del sistema y la generación de los resultados esperados, entre ellos, la satisfacción creciente de los consumidores.
¿Cómo realizar un análisis de brechas ISO 9001?
El análisis de brechas ISO 9001 establece si cada uno de los requisitos solicitados en las cláusulas de la norma, se cumplen y son satisfechos por los diferentes procesos y procedimientos.
Así, una revisión ordenada y metódica de cada una de las cláusulas y sus solicitudes, es el primer paso para realizar el análisis. El objetivo es evaluar la conformidad o lo que falta para alcanzar el cumplimiento total.
Parece fácil, y aunque de verdad lo es, pueden surgir algunos desafíos.
¿Qué inquietudes se presentan al realizar un análisis de brechas ISO 9001?
Los requisitos en ISO 9001:2015 aparecen en el capítulo 4 y van hasta el 10. El análisis de brechas ISO 9001 es en la práctica muy simple: revisar cada solicitud y verificar su cumplimiento.
Sin embargo, surgen en el camino muchas inquietudes:
¿Es necesario verificar la conformidad con todos los requisitos de ISO 9001 en toda la organización?
Para resolver esta duda es preciso ir al alcance del sistema, que debe estar definido y documentado. El alcance indica las áreas para las que los requisitos son relevantes y obligatorios. El alcance puede estar delimitado por áreas, por ubicaciones geográficas o, incluso, apenas para algunas líneas de productos o servicios. Pero también puede ser total y absoluto, lo que obliga a verificar el cumplimiento en toda la organización.
¿Cómo entender el lenguaje técnico ISO?
Si bien existe un glosario de palabras de uso común en los estándares ISO, es claro que se trata al final de palabras de fácil comprensión para una persona con una formación profesional, como la que debe tener un experto en Gestión de la Calidad.
La norma incluye tres capítulos iniciales, que no incluyen requisitos, y conforman un prólogo que introduce conceptos y definiciones de palabras que se utilizarán con frecuencia en el desarrollo posterior: trazabilidad, Alta Dirección, contexto, alcance, auditoría, conformidad, No Conformidad, partes interesadas, mejora continua…
¿Cómo agrupar los requisitos para verificar la conformidad?
Los requisitos en ISO 9001 se agrupan por capítulos, y dentro de ellos, por cláusulas. Básicamente, se encuentran requisitos de documentación y registro, operacionales y de procedimiento. Esto significa que la conformidad, en el primer caso, se verifica con la existencia de un documento o el almacenamiento sistemático de un dato o un registro.
Mucho más fácil es revisar las cláusulas, y sus requisitos, en orden numérico, desde la cuatro hasta la diez.
Aprovecha el análisis de brechas #ISO9001, como herramienta eficaz para resolver problemas comunes en el #SGC. Conócelo aquí Clic para tuitear¿Es posible alcanzar conformidad parcial de uno o varios requisitos?
Sí. Es posible pero no es admisible para un auditor interno o uno de certificación. Por supuesto, la conformidad parcial es mucho mejor que la inconformidad total. El propósito del análisis de brechas ISO 9001 es identificar lo que falta para el cumplimiento total con lo solicitado por la norma. Este faltante puede ser total, con respecto a un requisito, o parcial. Sin embargo, una conformidad parcial muestra un problema que igualmente debe ser resuelto.
¿Hay requisitos opcionales en ISO 9001?
En principio no es posible elegir algunas cláusulas y obviar otras. Sin embargo, algunos requisitos no tienen aplicabilidad en algunas organizaciones, porque son impracticables. Un ejemplo de ello son algunas solicitudes expresadas en el capítulo 7, sobre medición y trazabilidad. La no aplicabilidad debe ser, en cualquier caso, argumentada y documentada.
¿Quién debe realizar el análisis de brechas ISO 9001?
El análisis de brechas ISO 9001 es una evaluación de gran relevancia para la mejora del Sistema y para afrontar con éxito auditorías programadas o de certificación. Lo ideal es que el análisis lo efectúe un profesional con la debida formación en el área de gestión de calidad. Algunas organizaciones optan por contratar un consultor externo, siendo esta una forma de subsanar la deficiencia de personal con el conocimiento y la experiencia necesarios.
¿Cuáles son los recursos necesarios para realizar un análisis de brechas ISO 9001?
El análisis de brechas se efectúa sobre un formato de lista de verificación. Una hoja de cálculo funciona bien, pero las organizaciones que cuentan con apoyo tecnológico suficiente, con herramientas que automatizan la gestión y digitalizan el sistema, pueden proveer al profesional de la calidad, mejores recursos para realizar el análisis.
La tecnología, en tiempos de Transformación Digital, y la formación, son los elementos clave para evaluar el Sistema. Una buena opción, con respecto a capacitación y formación, es la que mencionamos en nuestro apartado final.
Diplomado en Gestión de la Calidad ISO 9001:2015
El Diplomado en Gestión de la Calidad ISO 9001:2015 es el programa que, de forma integral, entrega el conocimiento profundo sobre el estándar de Calidad y sobre sus requisitos.
Pero los conceptos y las competencias necesarias para evaluar y auditar el SGC también forman parte de este programa de excelencia. Los alumnos de este Diplomado obtienen certificación como auditores, y tienen, además, la gran oportunidad de obtener la Certificación ERCA, del Registro Europeo de Auditores Certificados. Hay una convocatoria abierta en este momento. Inscríbete aquí.
