Documentos y registros obligatorios requeridos por ISO 45001

Con la publicación de la norma ISO 45001:2018, los expertos en seguridad y salud en el trabajo inician la investigación sobre los requisitos de la norma, bien sea para hacer la transición desde OHSAS 18001 o para emprender el camino hacia la certificación en la nueva norma. Los documentos y registros obligatorios requeridos por ISO 45001 son un buen punto de partida en cualquiera de los dos casos.

Dos claves dentro de la norma nos indican el tipo de documento que se está demandando: “conservar información documentada como evidencia de…”, nos indica que los registros deben generarse. Por otra parte, “mantener como información documentada” sugiere que el documento tendrá que ser desarrollado, incluyendo los procedimientos.

Pero ¿Cuáles son esos documentos y registros obligatorios requeridos por ISO 45001? Hoy compartimos una lista de ellos, y también de los que no son obligatorios, con el ánimo de facilitar la labor de los expertos en seguridad y salud en el trabajo, para quienes ya empieza a correr el término de tres años para completar la transacción u obtener la certificación.

Lista de documentos y registros obligatorios requeridos por ISO 45001:2018

Iniciemos por los documentos obligatorios que son solo 7. A continuación, de cada uno de ellos, encontrará la cláusula que lo exige:

• Alcance del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo – 4.3
• Política de Salud y Seguridad Ocupacional – 5.2
• Autoridades y responsabilidades dentro del SG-SST – 5.3
• Procesos dentro del plan de Salud y Seguridad Ocupacional para abordar riesgos y oportunidades – 6.1.1
• Criterios y Metodologías para la evaluación de los riesgos en el SG-SST – 6.1.2.2
• Planes y objetivos de Seguridad y Salud Ocupacional para ser alcanzados – 6.2.2
• Preparación para emergencia y planes de respuesta – 8.2

Hasta aquí, los documentos obligatorios requeridos por ISO 45001. Veamos los registros:

• Riesgos y oportunidades en Salud Ocupacional y Seguridad en el Trabajo. Acciones para abordarlos – 6.1.1
• Requisitos legales y de otro tipo – 6.1.3
• Evidencia de competencia – 7.3
• Evidencia de comunicaciones – 7.4.1
• Planes de respuesta a situaciones de emergencia – 8.2
• Resultados de mediciones, monitoreos y análisis de desempeño – 9.1.1
• Mantenimiento, calibración o verificación del equipo de monitoreo – 9.1.1
• Resultados de las evaluaciones de cumplimiento – 9.1.2
• Programación de auditorías internas – 9.2.2
• Informes de auditorías internas – 9.2.2
• Resultados de la revisión de la gestión – 9.3
• Incidentes, no conformidades y las acciones correctivas que hayan tomado – 10.2
• Resultados de cualquier acción y acción correctiva, incluida su calificación de efectividad – 10.2
• Evidencia de los resultados de la mejora continua – 10.3

Documentos no obligatorios

Muchos documentos no son obligatorios según ISO 45001. Sin embargo, pueden resultar de gran utilidad en la implementación del sistema:

• Cómo determinar el contexto de la organización y las partes interesadas – 4.1
• Manual de Salud Ocupacional y Seguridad en el Trabajo – 4
• Procedimiento de consulta y participación de los trabajadores – 5.4
• Procedimiento para la identificación y evaluación de riesgos – 6.1.2.1
• Procedimiento para la identificación de requisitos legales – 6.1.3
• Procedimiento para la comunicación – 7.4.1
• Procedimiento para el control de documentos y registros – 7.5
• Procedimiento para la planificación y el control operativos – 8.1
• Procedimiento para la gestión del cambio – 8.1.3
• Procedimiento para la medición, monitoreo y análisis – 9.1.1
• Procedimiento para la evaluación del cumplimiento – 9.1.2
• Procedimiento para la auditoría interna – 9.2
• Procedimiento para la revisión de la gestión – 9.3
• Procedimiento para la investigación de incidentes – 10.1
• Procedimiento para el Manejo de No Conformidades y Acciones Correctivas – 10.1
• Procedimiento para la mejora continua – 10.3

Si nos detenemos un poco en los documentos y registros obligatorios requeridos por ISO 45001, notaremos que se conserva el mismo enfoque de otros estándares que han sido revisados en años recientes.

Los documentos y los registros en un sistema de gestión permiten garantizar la coherencia entre los procesos y proporcionar evidencia de que los procedimientos requeridos han sido implementados y se aplican en la práctica, lo que, al final del día, significa que el sistema funciona, es eficaz y su implementación ha resultado exitosa.

Diplomado en Seguridad y Salud en el Trabajo con ISO 45001

La lista de documentos y registros obligatorios requeridos por ISO 45001 es larga y su producción puede implicar cierta complejidad. La Escuela Europea de Excelencia ha puesto a disposición de las organizaciones que inician la transición o necesitan certificarse en la nueva norma el Diplomado en Seguridad y Salud en el Trabajo con ISO 45001, como una forma de dotar a los encargados del tema en las organizaciones de las herramientas y los conocimientos necesarios para implementar el sistema con éxito.

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Partes interesadas en ISO 45001:2018

Las partes interesadas en ISO 45001:2018 son ahora un requisito en el nuevo estándar, y no solo parte del glosario. Y es que ISO 45001 no solo exige determinar las partes interesadas, sino que también necesita que se establezcan y se evalúen sus necesidades y sus expectativas, y se entienda el impacto que pueden tener sobre el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

Pero ¿Cómo se determina una parte interesada?, y ¿Cuáles son las partes interesadas en ISO 45001:2018 para una organización? Ese es el tema que ocupa nuestra entrada de hoy.

¿Qué son partes interesadas en ISO 45001:2018?

Iniciemos definiendo el concepto de “partes interesadas”: se trata de cualquier persona, organización, institución, grupo de personas, entes gubernamentales, e, incluso, espacios o lugares, que pueden verse afectados por las actividades o los negocios que lleva a cabo la organización.

Entonces, el sentido común nos indica que en un SG-SST, la parte interesada por definición está conformada por los trabajadores de la organización. Esta es fácil, por supuesto. Pero son muchas más y para identificar las partes interesadas en ISO 45001:2018, la organización tendrá que recorrer un largo camino que pasa por entender el alcance del Sistema de Gestión.

¿Cuáles son las partes interesadas en ISO 45001:2015?

Solemos creer que solo los empleados tienen interés en la Gestión de Salud y Seguridad en el Trabajo. De la definición del alcance del sistema se derivan otras partes interesadas:

Socios y Alta Dirección

Para cualquier persona que dirija una organización, o haya apostado su patrimonio al buen desempeño de ella, la eficacia del SG-SST resulta de gran importancia. Los accidentes laborales o las enfermedades profesionales generan grandes pérdidas económicas para muchas organizaciones en todo el mundo.

Contratistas y proveedores de servicios

Consideremos la relación entre la organización y sus proveedores y contratistas, las labores que ellos cumplen en las instalaciones de la organización y la dependencia que tiene el negocio de sus productos o sus servicios, para entender las razones por las que se califican como “parte interesada”.

Organizaciones gubernamentales y/o legislativas

Cumplir con los requerimientos normativos en cada país, en materia de salud y seguridad en el trabajo, es uno de los objetivos que se persigue cuando se implementa un SG-SST. Por ello, los organismos y las entidades estatales que vigilan el cumplimiento de las normas son, sin duda, partes interesadas para el sistema.

Sindicatos, asociaciones de vecinos, u otros grupos organizados

En cuanto a los sindicatos, en la medida en que representan los intereses del colectivo de trabajadores, es apenas obvio que sean considerados como parte interesada.

Los vecinos, o agrupaciones de vecinos, eventualmente pueden ser parte interesada, si las actividades de la organización representan un peligro para la salud de los habitantes en el área en que está ubicada. Es el caso de las organizaciones que producen energía nuclear, productos tóxicos, explosivos…

Compañías aseguradoras

Aunque menos obvias, las primas de los contratos aumentarán si la organización no puede garantizar la salud y la seguridad en el trabajo. Por lo tanto, aunque en forma colateral, se constituyen en parte interesada.

Clasificar y registrar las partes interesadas en ISO 45001:2018

Lo que sigue es ordenar las partes interesadas en ISO 45001:2018 de acuerdo con la categoría de su interés, el impacto que puede tener el sistema sobre ellas y la importancia que tienen para el desarrollo de los negocios de la organización.

Por supuesto, el lugar número uno está reservado para los trabajadores. A partir de ellos, se listarán las demás partes interesadas, discriminando sus necesidades y sus expectativas, a partir de los cuales establecer prioridades, objetivos y obligaciones de cumplimiento.

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Evaluar las consecuencias del incumplimiento, entender los riesgos que ello acarrea y establecer las sanciones a las que se hará acreedora la organización, son algunas de las competencias que adquieren los profesionales que se forman a través del Diplomado en Seguridad y Salud en el Trabajo con ISO 45001 de Escuela Europea de Excelencia.

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La información documentada en ISO 45001:2018

Con la reciente publicación de la norma ISO 45001:2018, los gestores de los Sistemas de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo deben prepararse para adaptarlos a los nuevos requisitos. Uno de los temas que más relevantes es la información documentada en ISO 45001:2018.

A partir de la publicación de este nuevo estándar de seguridad y salud laboral, se inicia un periodo de transición que conviene abordar cuanto antes con el fin de que la adaptación sea adecuada y en plazo. Por ello, el primer paso, es conocer qué es la información documentada en ISO 45001:2018 y los elementos a los que prestar atención.

La información documentada que una organización debe controlar y mantener debe atender no solo la forma en que se preserva, sino la relevancia con respecto al SG-SST, así:

• La información documentada debe estar preservada en cualquier medio, y provenir de fuentes confiables.
• La información debe tener referencia directa al SG-SST, sus procesos, o los resultados alcanzados, incluyendo la evidencia de no conformidades encontradas.

Por supuesto, la intención del requisito no es otro que asegurar que la organización tiene el control total sobre la información necesaria para asegurar el cumplimiento de los requisitos de la norma ISO 45001:2018, y la eficacia de los procesos relacionados, incluyendo la evidencia de las evidencias del alcance de los objetivos propuestos.

ISO 45001 plantea nuevas reglas

Empecemos por aclarar que ISO 45001 unifica los términos “documentos y registros” en uno solo denominado “información documentada”.

Bajo este nuevo término, se agrupan todos los registros y documentos que hacen referencia a procedimientos y proceso que se han venido utilizando hasta ahora en el SG-SST, basado en el estándar OHSAS 18001.

Pero eso no es todo. ISO 45001 requiere que la información sea documentada en varios de sus requisitos. Específicamente, la cláusula 7.5 establece cuáles son esos requisitos que debe cumplir esa información documentada:

• El documento o registro debe estar plenamente identificado.
• El documento o registro debe estar aprobado, antes de entrar en vigencia.
• Asegurar la disponibilidad del documento o registro.
• Asegurar la integridad física o intelectual del documento o registro.
• Disponer de una ubicación segura para los documentos y registros, asegurando su disponibilidad y su integridad.

¿Qué significa el término información documentada en ISO 45001:2018?

En las cláusulas en las que ISO 45001:2018 habla de mantener la información documentada, quiere decir sin lugar a equívocos que esta debe estar siempre actualizada, protegida y a salvo de cualquier deterioro, modificación u manipulación no autorizada.

Pero ¿qué significa realmente esto en la práctica? En primer lugar, que es necesario mantener información documentada que soporte el funcionamiento de los procesos. En segundo lugar, es necesario conservar información documentada que demuestre que los procesos se efectúan de acuerdo con lo previsto y que cumplen el objetivo que se ha planificado.

• Se debe conocer el tema que trata el documento y si este está aprobado o en fase de revisión.
• La información debe ser confiable y debe hallarse disponible en el momento y en el lugar en el que se le requiere.
• Deben existir procesos de gestión y control sobre la documentación que aseguren su eliminación cuando esta ya no sea necesaria.

Curso Transición de OHSAS 18001 a ISO 45001

Con la publicación de la nueva ISO 45001, los gestores y administradores de OHSAS 18001 deben capacitarse y formarse en la nueva norma. Los requisitos, sobre todos aquellos relacionados con la información documentada, deben ser dominados con prontitud por los encargados del SG-SST.

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