Las obligaciones de cumplimiento en ISO 14001 son requisitos que solicitan a la organización cumplir con normas, leyes, regulaciones, decretos, todos ellos obligatorios, pero también con obligaciones adquiridas de forma voluntaria, unilateral o en consenso con la comunidad, con los empleados o con clientes, entre otras partes interesadas.
Algunas de las obligaciones de cumplimiento en ISO 14001 están relacionadas con las interacciones de la organización con el planeta. Otras aparecen como resultado de un acuerdo o de un compromiso y las hay también que tienen origen en un compromiso espontaneo de la organización y su Alta Dirección.
¿Cuáles son las obligaciones de cumplimiento en ISO 14001?
Las obligaciones de cumplimiento en ISO 14001 son todas las leyes, decretos, reglamentos o regulaciones, a las que está obligada una empresa. Pero también son obligaciones de cumplimiento los compromisos que la organización suscribe en contratos, acuerdos o dentro de sus políticas de Gestión Ambiental.
Cuando se implementa un Sistema de Gestión Ambiental, basado en la norma ISO 14001, la organización necesita identificar todas sus obligaciones de cumplimiento, voluntarias, obligatorias, con los gobiernos, con otras partes interesadas, de alcance local, regional o internacional.
Las obligaciones de cumplimiento en ISO 14001 están ahí para ser cumplidas. Es tan importante el cumplimiento que el estándar exige a la Alta Dirección que se comprometa públicamente a cumplir, compromiso que se incluye en la Política Ambiental.
El inventario de obligaciones de cumplimiento en ISO 14001 se documenta y, como mínimo, incluye la siguiente información:
- Origen de la obligación: Ley, reglamento, acuerdo, contrato…
- Propósito de la solicitud: Controlar emisiones, disminuir el consumo de un determinado recurso, establecer protocolos para eliminación de residuos…
- Solicitud especifica: la norma o el acuerdo pide que la organización presente un informe mensual, trimestral o anual, o puede solicitar entregar muestras de algún tipo o permitir auditar un proceso, por ejemplo.
- Acciones para garantizar el cumplimiento: describir las acciones específicas que la organización necesita implementar para cumplir. Elaborar y presentar un informe, realizar pruebas de laboratorio ante entidades certificadas, auditar o permitir auditar un proceso, implementar controles para disminuir emisiones o garantizar la no afectación de recursos hídricos…
Para organizaciones que tienen operación en diferentes lugares del planeta, y dependiendo del alcance del Sistema de Gestión Implementado, es posible que necesitan hacer varias declaraciones y varios inventarios de obligaciones de cumplimiento en ISO 14001.
¿Todas las obligaciones de cumplimiento en ISO 14001 son aplicables?
Hay obligaciones de cumplimiento obligatorio para todas las organizaciones, de todos los sectores. Las hay que solo aplican a empresas de determinada industria: petroquímica, farmacéutica, agrícola, construcción…
También existen obligaciones derivadas de la existencia o no de un aspecto y un impacto ambiental. Otras aparecen cuando se alcanza un límite: número de kilovatios consumidos, litros de agua o de otro tipo de líquidos desechados, número de trabajadores, área construida de instalaciones, ubicación de la empresa…
¿Cómo evaluar el cumplimiento en ISO 14001?
Evaluar el cumplimiento, para alcanzar la conformidad con ISO 14001 implica revisar el inventario de obligaciones y recopilar la evidencia de cumplimiento, que puede ser el informe presentado, el resultado del examen de laboratorio o los certificados de la formación impartida. Estas recomendaciones resultarán muy útiles:
1. Revisar el listado de obligaciones
El marco regulatorio en el área ambiental es dinámico y volátil. Una nueva ley o un numeral en un contrato, no incluido en la lista, puede dejar en posición de incumplimiento a la organización, con las previsibles consecuencias.
2. Clasificar las obligaciones
Las obligaciones no aplicables deben separarse. La evaluación del cumplimiento de acuerdo con ISO 14001 necesita concentrase en las obligaciones que sin duda aplican a la organización.
Encuentra hoy la guía completa para evaluar las obligaciones de cumplimiento en #ISO14001, alcanzando la conformidad con los requisitos #GestiónAmbiental Clic para tuitear3. Elaborar un checklist
Con base en el listado de obligaciones aplicables, en el que se incluyen los requisitos y solicitudes específicas, elaborar una lista de verificación que incluya dos campos para ser completados: SI cumple o NO cumple.
En algunos casos es posible que se necesite una glosa o una nota aclaratoria o que indique que hubo un cumplimiento parcial o que, aunque se cumple, existe un riesgo de incumplimiento futuro.
4. Presentar un informe con sugerencias de mejora
La tarea finaliza con un informe en el que se incorporan sugerencias para solucionar los problemas de cumplimiento, o para mejorar o facilitar el trabajo para los encargados de realizar una acción para cumplir con lo solicitado.
La conformidad con el requisito sobre cumplimiento de obligaciones en ISO 14001 se certifica en la auditoría interna del Sistema de Gestión. Sin embargo, es necesario que de forma periódica se revise y evalúe el cumplimiento. Esperar el resultado de una auditoría interna puede tomar demasiado tiempo.
¿Qué pide ISO 14001 sobre obligaciones de cumplimiento?
ISO 14001 solicita a la organización que cumpla con sus obligaciones ambientales, regulatorias, legales, normativas y sus compromisos contractuales o voluntarios. Pero también solicita, en la cláusula 9.1.2. que se evalúe el cumplimiento. Para ello, pide la norma de forma específica que:
- Se determine la periodicidad de la evaluación, dependiendo del contexto de la organización, el nivel de regulación, la industria y la complejidad.
- Se documente la tarea, se mantengan los registros y se redacte un informe definitivo en el que se incorporen conclusiones y sugerencias de mejora.
- Se haga seguimiento a las recomendaciones de mejora o a las acciones indicadas para la solución de problemas de incumplimiento hallados.
- Se comunique a las personas indicadas el resultado de la evaluación y las acciones sugeridas para solucionar problemas.
El registro de obligaciones de cumplimiento, la actualización del listado, la evaluación de cumplimiento y la conformidad con todos los requisitos de ISO 14001 entregarán mejores resultados si se apoyan en recursos tecnológicos adecuados. La formación en Gestión Ambiental es otro elemento esencial.
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