La implementación y certificación de ISO 45001 puede ser un proyecto complejo por los numerosos requisitos de la norma ISO 45001. Pero también porque, a diferencia de otros estándares, en este contexto el trabajo bien hecho significa el bienestar de los trabajadores, e incluso, su vida.
ISO 45001, por otra parte, es un estándar que incorpora una alta participación humana para su éxito. Al final, se trata de personas y no de productos o sistemas informáticos. Por lo que, se hace prioritario una cuidadosa planificación del proceso de implementación y certificación de ISO 45001.
Para ayudar a los profesionales y organizaciones que inician el camino de implantación a comprender mejor los elementos esenciales del sistema de seguridad y salud ocupacional, desglosamos los siguientes pasos a seguir.
¿Qué pasos seguir para la implementación y certificación de ISO 45001?
El primer paso es obtener y examinar el texto de la norma. Una copia completa y fidedigna del estándar ayudará al equipo que trabajará en el proyecto de implementación y certificación de ISO 45001 a avanzar sobre un terreno que, para entonces, resultará familiar.
Los doce pasos que se proponen, siguen una hoja de ruta definida por los requisitos que exige la norma. Así, para la implementación y certificación de ISO 45001 se pueden seguir estos pasos:
1. Obtener la aprobación de la Alta Dirección
La implementación y certificación de ISO 45001 es un proyecto de alto nivel, que afectará todas las estructuras de la organización. El proyecto demandará recursos económicos, tecnológicos y humanos. Por eso, se requiere de forma esencial y prioritaria obtener la aprobación de la Alta Dirección.
Dependiendo de la cultura y la forma en que se hagan las cosas, en algunos casos, lo más apropiado será hacer una presentación exhibiendo los beneficios y explicando el ROI del proyecto. En otras organizaciones, es probable que abordar a los diferentes grupos de presión uno a uno funcione mejor.
2. Entender las obligaciones legales de cumplimiento en el área de SST
ISO 45001 exige a la organización asegurar el cumplimiento de las normas o regulaciones sobre Seguridad y Salud en el Trabajo. Lo hace en la cláusula 6.1.3. Así es que, tras obtener el aval de la Alta Dirección, el segundo paso es hacer un inventario detallado sobre todas las obligaciones de cumplimiento, de orden local, regional, nacional o internacional.
3. Definir el alcance
Antes de desgastarse planificando la implementación y certificación de ISO 45001 es importante definir el alcance. Lo ideal es que el Sistema tenga injerencia en todos los niveles y departamentos. Pero es posible que la Alta Dirección prefiera hacer una prueba inicial en alguna ubicación o solo en el área de producción, por ejemplo.
4. Diseñar procesos y procedimientos
Los procesos conforman el tejido del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo. Es preciso definirlos de tal forma que se entrelacen naturalmente entre ellos y, sobre todo, cumplan con los requisitos de la norma. Es necesario diseñar procesos de Gestión de Riesgos, de evaluación de los mismos, de revisión y monitoreo, de capacitación, formación y educación…
Pero también es necesario pensar en la creación de documentos. Para ello, es importante contar con una lista de verificación o checklist de documentación y registros obligatorios en ISO 45001.
5. Implementar los procesos y procedimientos
En el paso anterior se diseñan procesos y procedimientos sobre el papel. A continuación, es preciso llevarlos a la práctica. En este punto la colaboración de los empleados resulta muy valiosa. Algunos de ellos recibirán responsabilidades importantes dentro del sistema. Esto requerirá de una colaboración estrecha entre los mandos medios de la organización y los trabajadores.
Aprende los pasos clave a seguir para que la implementación y certificación de #ISO45001 fluya con agilidad y eficacia #SST #SeguridadOcupacional Share on X6. Establecer las necesidades de capacitación y formación
De acuerdo con el desarrollo del paso anterior, aparecerán necesidades de capacitación específicas. Algunas de ellas se completarán con algunas charlas o reuniones que contribuyan a la sensibilización del empleado. Otras requerirán programas de formación estructurados de alto nivel.
7. Elegir el organismo de certificación
En la mayoría de países del mundo se encuentra una media de cinco organismos de certificación. En el continente europeo se encuentran más de diez. Todos tienen la autonomía para certificar Sistemas de Gestión basados en normas ISO. Sin embargo, algunos pueden ser más afines a la industria o al sector al que opera la organización.
Los precios y los tiempos de espera también son factores importantes a considerar, dependiendo de los recursos y de la urgencia del proyecto.
8. Probar el Sistema
La forma adecuada para saber si el Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo está funcionando o no es ponerlo en marcha. Antes de hacer una prueba definitiva, el Sistema en operación puede arrojar algunas alertas válidas para ser revisadas antes de la auditoría.
9. Auditar el Sistema
Con la auditoría interna se entra en la fase final de implementación y certificación de ISO 45001. La auditoría interna, por supuesto, no tiene la misma exigencia que la auditoría de certificación. Pero es importante que se parezca mucho y que todos se lo tomen muy en serio. Los registros, los documentos, los procesos y procedimientos, todo debe estar listo como si se tratase de enfrentar al auditor de certificación.
La auditoría interna tiene una gran ventaja. Se pueden hacer tantas como se consideren necesarias para alcanzar el punto de eficiencia esperado.
10. Revisión de la Alta Dirección
La opinión de la Alta Dirección es tan importante como la del auditor de certificación. Después de todo, son ellos los que están invirtiendo en el proyecto, y es a su organización a la que afecta el buen o mal trabajo que se haya hecho. Esto se logra con una revisión de gestión por parte de la Alta Dirección, y el visto bueno implica que ya se puede emprender la última etapa en el camino hacia la implementación y certificación de ISO 45001.
11. Corregir errores
Antes de enfrentar al auditor de certificación, hay una oportunidad para afinar los detalles que se han descubierto en las auditorías internas y en la revisión de la Alta Dirección. El proceso de acción correctiva, basado en el ciclo PDCA, está además consignado como requisito dentro del texto de la norma.
12. Auditoría de certificación
Lo que queda es afrontar la auditoría de certificación. Algunos organismos tienen listas de espera largas, lo que hace que el turno asignado pueda ir desde los tres hasta los seis meses. Es probable que, pese al arduo y eficiente trabajo, la implementación y certificación de ISO 45001 se posponga hasta que se muestre evidencia de resolución de algún problema identificado por el auditor de certificación.
Esto no debe sorprender. Por el contrario, es lo usual. Las observaciones y requerimientos del auditor deben ser tomadas muy en serio y ser resueltas en el menor tiempo posible.
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