Disponer de una lista de documentos requeridos por ISO 45001 es un buen punto de partida para la implementación de un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, pero también un importante paso hacia la certificación. Por supuesto, aún será necesario crear los documentos obligatorios, y algunos adicionales. Pero lo importante es que esta lista de documentos requeridos por ISO 45001 permite visualizar una carta de navegación que ayuda a que el proyecto llegue a buen puerto.
Cada organización debe preparar los documentos requeridos por ISO 45001 para demostrar la conformidad con los requisitos. Es posible que algunos requerimientos de documentación no apliquen en determinadas organizaciones. Esto depende del sector y del alcance de las operaciones, pero aun así es necesario conocerlos ya que debe anotarse su exclusión y la razón por la que se produce en la declaración del alcance del sistema de gestión del Sistema de Gestión.
¿Cuáles son esos documentos requeridos por ISO 45001, cuáles son obligatorios y cuáles opcionales? El checklist que compartimos a continuación resultará muy útil para responder a esta pregunta, que seguro se plantean muchos profesionales inmersos en la implementación de un sistema de gestión SST.
¿Cuáles son los documentos requeridos por ISO 45001?
ISO 45001 elimina la distinción entre documentos y registros. Ahora todo se conoce como “información documentada”. Esto tiene una importancia que va más allá de la semántica. Ahora, la organización no solo se obliga a controlar y mantener la información. También el medio que la contiene.
Con ello se abre el espectro de formas para documentar o registrar: imágenes, infografías, esquemas, diagramas, vídeos, audios… Todos ellos serán medios habilitados para demostrar la conformidad.
ISO 45001 permite así adaptar la documentación a las condiciones particulares de la organización, siempre que se alcancen los objetivos generales del sistema. Hecha esta salvedad, podemos pasar a revisar el listado de documentos requeridos por ISO 45001.
Documentos requeridos por ISO 45001 – Documentos y registros mínimos obligatorios
En ISO 45001, documentos y registros conforman la “información documentada”. Así es que iniciemos con la lista de los que son obligatorios y la cláusula en la que cada uno de ellos es solicitado:
Cláusula 4.3: Alcance del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional.
Cláusula 5.2: Política de Seguridad y Salud en el Trabajo.
Cláusula 5.3: Responsabilidades y autoridades dentro del Sistema.
Cláusula 6.1.1: Procesos de Seguridad y Salud en el Trabajo para abordar riesgos y oportunidades.
Cláusula 6.1.2.2: Metodología y criterios para la evaluación de los riesgos de Seguridad y Salud en el Trabajo.
Cláusula 6.1.3: Requisitos legales y otros requisitos.
Cláusula 6.2.2: Objetivos y planes de Seguridad y Salud y planes para alcanzarlos.
Cláusula 7.2: Competencia de los trabajadores.
Cláusula 7.4: Comunicaciones de Seguridad y Salud en el Trabajo relevantes.
Cláusula 8.1.1: Información documentada sobre la eficacia de los procesos y su concordancia con lo planificado.
Cláusula 8.2: Procesos de preparación y respuesta ante emergencias.
Cláusula 9.1: Pruebas de los procesos de seguimiento, medición, análisis y evaluación.
Cláusula 9.1.2: Resultados de la evaluación de cumplimiento.
Cláusula 9.2.2: Evidencia de la implementación de un programa de auditoría.
Cláusula 9.3: Evidencia de los resultados de las revisiones de la Alta Dirección.
Cláusula 10.1: Evidencia de la naturaleza de los incidentes y no conformidades y de las acciones tomadas para corregir los problemas.
Cláusula 10.2.2: Evidencia de los resultados de las acciones tomadas para lograr la mejora continua.
La lista de documentos requeridos por #ISO45001 es amplia. Unos obligatorios, otros opcionales. Conoce el listado completo y cómo ayudan a implementar el #SGSST #SeguridadOcupacional Clic para tuitearDocumentos y registros no obligatorios para ISO 45001
No obligatorios pero sí necesarios para facilitar la implementación, y seguramente relevantes en el momento de la auditoría de certificación. Igualmente, los desglosamos con la cláusula en la que se habla de ellos:
Cláusula 4.1: Procedimiento para determinar el contexto de la organización y las partes interesadas.
Cláusula 5.4: Procedimiento de consulta y participación de los trabajadores.
Cláusula 6.1.2.1: Procedimiento para la identificación y evaluación de peligros.
Cláusula 6.1.3: Procedimiento para la identificación de requisitos legales.
Cláusula 7.4.1: Procedimiento de comunicación.
Cláusula 7.5: Procedimiento para el control de documentos y registros.
Cláusula 8.1: Procedimiento de planificación y control operacional.
Cláusula 8.1.3: Procedimiento para la gestión de cambios.
Cláusula 9.1.1: Procedimiento de seguimiento, medición y análisis.
Cláusula 9.1.2: Procedimiento para la evaluación del cumplimiento.
Cláusula 9.2: Procedimiento de auditoría interna.
Cláusula 9.3: Procedimiento de revisión por la dirección.
Cláusula 10.1: Procedimiento para la investigación de incidentes.
Cláusula 10.1: Procedimiento para la gestión de no conformidades y acciones correctivas.
Cláusula 10.3: Procedimiento de mejora continua.
Con la conformidad en cuanto a información documentada, se puede decir que la mitad del trabajo está hecha. Lo que sigue es la implementación real del Sistema, lo que implica construir una sólida cultura de SST. Y para ello, será importante contar con los profesionales formados para esta tarea tan importante.
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