Para aquellas organizaciones que ya han alcanzado cierto grado de madurez en su gestión, es habitual planificar la integración de sistemas ISO para aprovechar las sinergias que la gestión integrada ofrece. Las organizaciones que optan por iniciar su camino en la gestión estandarizada, también pueden acoger la integración, como una forma de aprovechar desde el origen los beneficios que el modelo propone.
De forma general, la integración de estándares de gestión ISO permite reducir costes en la implementación, en auditorías y revisiones, en gestión de documentos y en el mantenimiento general de los sistemas. Pero, además, planificar la integración de sistemas ISO e implementar un sistema integrado aporta algunos beneficios interesantes:
- Eliminar procesos innecesarios y esfuerzos duplicados.
- Mejorar la eficiencia de la gestión de datos y documentos.
- Aplicar la gestión de riesgos en todas las áreas clave para asegurar el cumplimiento y anticiparse a potenciales problemas.
- Optimizar el uso de los sistemas existentes.
- Reducir costes de auditoría y certificación.
- Facilitar la revisión de los sistemas.
- Aumentar la productividad y mejorar la gestión.
- Generar credibilidad en empleados, proveedores, clientes e inversores, creando una cultura de mejora continua y desarrollo.
¿Cuáles son los aspectos esenciales al planificar la integración de sistemas ISO?
Un paso obvio antes de planificar la integración de sistemas ISO es decidir cuáles se integrarán. Usualmente, se integran en primer lugar los de Calidad (ISO 9001), Seguridad y Salud en el Trabajo (ISO 45001) y Gestión Ambiental (ISO 14001).
Sin embargo, todos los estándares provistos de la Estructura de Alto Nivel, ISO, están listos para ser integrados. Seguridad de la Información, Cumplimiento o Gestión Anticorrupción, son algunos ejemplos.
En la práctica, para planificar la integración de sistemas ISO, es preciso tener en cuenta:
1. Conocer los estándares a integrar
Definidas las áreas de gestión a integrar, es conveniente conocer los estándares ISO que aplican. Las organizaciones que integran sistemas de gestión, tras algunos años de operar con sistemas independientes, deben hacer un repaso de la edición más reciente de cada uno de los estándares.
No se trata de que todas las personas que participen en el proceso de integración sean expertos. Pero sí conviene hacer una lectura detenida de los textos de cada una de las normas. En algunas organizaciones, esto puede requerir un proceso previo de capacitación. El tamaño y la complejidad de la organización influye en la necesidad de tener un número más alto de profesionales expertos en gestión ISO.
2. Conformar el equipo de trabajo
No siempre el equipo que trabaja en la planificación es quien se encarga de la planificación, aunque es recomendable. Incluso, las personas que trabajaron en la lectura y conocimiento de los textos de la norma, deberían tener un lugar en el equipo de planificación e implementación del sistema integrado.
Empleados en áreas clave deberán participar en el equipo de trabajo. De la acertada planificación que efectúe este grupo dependerá el futuro éxito del proyecto.
Aprende qué aspectos importantes debes tener en cuenta para planificar la integración de #sistemasISO, hacerlo rápido y hacerlo bien #SIG #SistemasIntegrados Clic para tuitear3. Comunicar e informar
Planificar la integración de sistemas ISO es un proyecto en el que se integran todos los empleados. Algunos asumen responsabilidades, otros, liderazgo. Pero todos, deben ser informados sobre lo que sucederá, por qué sucederá y cómo se hará.
Comunicar de forma clara y precisa sobre los beneficios que obtendrá la organización, y la forma en que impactará, de forma positiva, a los empleados es muy importante. Esta comunicación debe ser pedagógica, amigable y estar disponible a través de diferentes canales: email, carteleras, foros, charlas, impresos…
4. Tener en cuenta el pensamiento basado en el riesgo
El pensamiento basado en el riesgo es un elemento relativamente nuevo en los estándares de gestión ISO, pero que ha tenido una rápida repercusión en las normas de mayor uso.
Es el caso de los estándares que determinamos como primeros en ser integrados. El pensamiento basado en el riesgo significa que, en todos los procesos, en todas las etapas de implementación u operación del sistema, en todas las actividades y tareas, es necesario considerar los riesgos y las oportunidades que pueden aparecer, y la forma de tratarlos.
¿Cómo integrar sistemas de gestión ISO?
Al planificar la integración de sistemas ISO se decide el grado de integración, si se integrará en todas las áreas y en todas las ubicaciones o si permanecerá algún estándar operando de forma independiente.
Esto depende de la madurez de cada uno de los sistemas, de la complejidad de la organización, del contexto y del alcance definido para cada sistema. La estructura de Alto Nivel facilita hacer un plan de trabajo que podría tener una estructura similar a:
- Necesidades de formación y capacitación para cada sistema y para la propia integración.
- Definición de objetivos.
- Creación de políticas.
- Definir y documentar alcances y contextos.
- Gestión de riesgos y oportunidades.
- Control de documentos y registros.
- Programación de auditorías internas y de certificación.
- Monitoreo, revisión e inspecciones.
- Acciones correctivas.
Los sistemas integrados ofrecen, entre muchos beneficios, la posibilidad de enfrentar una única auditoría de certificación. Pero esto no tiene que necesariamente ser así. Las organizaciones pueden integrar sistemas en la práctica cotidiana, pero decidir obtener una certificación para cada uno de ellos.
La automatización de la gestión, y la digitalización de los sistemas, son elementos que impulsan la integración y el éxito del proyecto y de los resultados de cada sistema. La tecnología, de la mano de la formación, facilitan la ejecución de un proyecto de integración de sistemas de gestión ISO.
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