7 Pasos para crear un Plan de Capacitación de Compliance

7 Pasos para crear un Plan de Capacitación de Compliance

Plan de Capacitación de Compliance

El Plan de Capacitación de Compliance es la base de un buen sistema de gestión de cumplimiento. Para que este sea exitoso, debe atender a las deficiencias que una organización encuentra en sus empleados y terceros, y el riesgo que estas suponen para la gestión del cumplimiento normativo.

Elaborar un buen Plan de Capacitación de Compliance que pueda lograr sus objetivos con éxito requiere seguir algunas instrucciones.

7 Pasos para crear un Plan de Capacitación de Compliance exitoso

Los empleados que desempeñan tareas de alto riesgo de cumplimiento deben recibir capacitación adaptada a sus necesidades y aprender sobre el procedimiento adecuado para tratar esos riesgos.

El Plan de Capacitación de Compliance debe surgir, por tanto, de una evaluación detallada del tipo y el nivel de riesgo que el trabajo de estos empleados implica. Y seguir los siguientes 7 pasos ayudará a que el resultado final sea satisfactorio:

1. Ajustar el programa al entorno de trabajo

Hay que asegurarse de que programa de capacitación sea accesible y comprensible. Esto implica considerar el idioma, los dispositivos disponibles para el empleado, sus horarios de trabajo, las funciones que desarrolla en la empresa, su nivel cultural y sus expectativas en cuanto al Programa de Cumplimiento.

Esto supone segmentar la audiencia de acuerdo con los niveles que ocupan dentro de la organización, el grado de exposición al riesgo, su ubicación geográfica, e incluso, las limitaciones de aprendizaje que algunos de ellos puedan presentar.

2. Definir los temas de entrenamiento

Una vez segmentado el público objetivo, es fácil determinar los temas a tratar según los riesgos a los que se expone cada uno de los grupos que hemos definido.

Identificados los riesgos, es preciso analizarlos y priorizarlos. No todos son iguales. El oficial de cumplimiento debe evaluar la probabilidad, la frecuencia y el impacto que cada uno puede representar con respecto al tiempo, dinero y menoscabo de la marca para la organización. También debe considerar los objetivos del Plan de Capacitación de Compliance.

3. Hacer que el Plan de Capacitación resulte atractivo

Para capturar la atención de los empleados y motivarlos a realizar la capacitación es necesario adoptar modelos pedagógicos atractivos. El objetivo es que los empleados realmente integren las ideas trasmitidas.

Dentro de este modelo, es importante decidir la frecuencia y el horario de la capacitación. Si bien, no siempre es posible incluir los programas de formación dentro del horario de trabajo, también es importante intentar que la capacitación no se convierta en una carga adicional para el empleado. De ser así, desarrollará aversión hacia ella y el resultado no será el esperado.

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4. Evaluar la posibilidad de establecer una alianza estratégica

Diseñar e implementar un Plan de Capacitación de Compliance no es una tarea para una sola persona. El oficial de cumplimiento puede necesitar establecer una alianza con el área de recursos humanos, por ejemplo, para lograr la adecuada administración del plan. Tampoco debe descartar la idea de solicitar la colaboración de consultores externos con experiencia en el tema.

5. Documentar el trabajo

Documentar cada uno de los pasos, cada comunicación, cada avance del proceso, permite registrar evidencia de que se está siguiendo un procedimiento sistemático para cumplir con los objetivos propuestos.

Es importante digitalizar los registros en papel, documentar los contenidos elegidos para la capacitación, registrar y conservar los resultados obtenidos por los alumnos en los diferentes programas de formación. En tanto sea posible, hay que conservar todos los documentos del programa.

6. Establecer responsabilidades

El éxito del plan depende en gran medida de las personas que lo ejecutan, de los responsables de ponerlo en práctica. El oficial de cumplimiento, por definición, es el líder del equipo. A él le corresponde asignar la responsabilidad de definir los contenidos, revisarlos, aprobarlos, documentar los resultados de la capacitación, e incluso, de medir los resultados.

7. Evaluar los resultados del Plan de Capacitación de Compliance

Puede haber muchas formas de medir si el plan de capacitación cumple con los objetivos. Una prueba sólida puede ser una crecimiento en la implicación de los empleados en ciertas actividades, como el uso del canal de denuncias.

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