El análisis de brechas en ISO 14001 es el primer paso en la implementación de un Sistema de Gestión Ambiental basado en este estándar internacional. El análisis de brechas en ISO 14001 pretende encontrar las diferencias entre lo que hay y lo que se necesita para alcanzar la conformidad con el estándar.
Entonces, una organización que no ha implementado ningún Sistema de Gestión Ambiental, ¿no tendría que realizar el análisis de brechas en ISO 14001? Sí. Es necesario hacerlo porque todas las organizaciones, aún sin percibirlo, hacen algo para proteger el medio ambiente. Y, en algunos casos, lo que hacen es mucho y con ello logran la conformidad con un buen número de requisitos.
Básicamente, encontramos dos tipos de análisis de brechas en ISO 14001, ambos desarrollados bajo el formato de checklist o lista de verificación. ¿Cuáles son estos tipos de análisis y como ejecutarlos?
Análisis de brechas en ISO 14001 – ¿Qué es?
El análisis de brechas es una metodología diseñada para comparar los procesos de una organización, al inicio de la implementación de un Sistema de Gestión, para establecer que tan distantes están estos procesos de los que requiere el Sistema de Gestión para aceptarlos como conformes.
El análisis de brechas es una práctica común en la implementación de cualquier Sistema, bien sea de Calidad o de Seguridad y Salud en el Trabajo, entre otros muchos. Esta herramienta de autoevaluación se desarrolla con base en los requisitos solicitado por la norma, y para ello, se acude a la estructura del estándar.
En el caso del análisis de brechas en ISO 14001, que hoy nos ocupa, la lista de verificación se basa en la estructura de 10 capítulos del estándar, que, además, es común a las más recientes publicaciones ISO:
- 1 – Alcance.
- 2 – Referencias Normativas.
- 3 – Términos y Definiciones.
- 4 – Contexto de la Organización.
- 5 – Liderazgo.
- 6 – Planificación.
- 7 – Apoyo.
- 8 – Operación.
- 9 – Evaluación del Desempeño.
- 10 – Mejora Continua.
Tipos de análisis de brechas en ISO 14001
En la práctica encontramos dos tipos de análisis de brechas en ISO 14001. Uno de carácter general y otro detallado. Aunque cada uno de ellos puede hacer uso de un checklist basado en la estructura de Alto Nivel del estándar, el objetivo y la metodología en cada uno de ellos es diferente. Veamos:
Análisis de brechas general
En este modelo de análisis solamente se establece si un requisito se cumple o no. Por ello, lo que se hace es formular preguntas de acuerdo con cada una de los requisitos de la norma, contenidos en cada uno de los diez capítulos.
El formato de las preguntas sería similar a: ¿la organización ha redactado, comunicado y publicado una política de gestión ambiental? La respuesta no puede ser diferente a SÍ o NO. ¿La organización ha determinado las partes interesadas para su SGA?, sería otra pregunta típica en este tipo de análisis.
Aunque el análisis de brechas general resulta de gran utilidad, lo cierto es que podríamos obtener información mucho más valiosa con un análisis detallado. Por ello, el análisis general sería recomendable para organizaciones que ya han avanzado en un modelo de gestión ambiental, bien sea basado en ISO 14001 o en otro estándar.
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El análisis detallado, que bien puede ser posterior o complementario al análisis general, proporciona mucha más información, pero igualmente requiere más horas de trabajo. El trabajo, al igual que en el análisis general inicia con una lista de verificación:
La lista de verificación se toma de los requisitos contenidos en la norma ISO 14001. La palabra clave es “deberá”. Siempre que esta palabra aparece en el texto de la norma, indica que una obligación de cumplimiento para la organización. Para efectos de este análisis, bien podemos prescindir de los capítulos 1 a 3. Sabemos con anticipación que los requisitos aparecen en los capítulos 4 a 10. Finalmente, dado que este tipo de análisis incorpora más información que un SÍ o un NO, conviene crear un formato de hoja de cálculo desde el inicio de la tarea.
Comparar con la práctica diaria de la organización, el cumplimiento o no de los requisitos. Hasta este punto, el trabajo no dista mucho de lo hecho en el modelo anterior. De ahí que sea buena idea primero ejecutar el modelo general y después el detallado.
Evaluar y verificar el cumplimiento, enfocando el trabajo en los requisitos que se cumplen parcialmente o no se cumplen en absoluto. Recordemos que un cumplimiento parcial no es para nada mejor que un no cumplimiento absoluto.
Establecer las brechas de cumplimiento con base en los requisitos que se han identificado como no conformes o conformes parcialmente. Es aquí donde consignamos información detallada sobre el incumplimiento, las razones por las que se produce y el trabajo que hay que hacer para alcanzar la conformidad.
Formular planes para alcanzar la conformidad, especificando con claridad la tarea que se debe realizar, quién la debe efectuar, en cuánto tiempo se llevará a cabo y cuáles serán los mecanismos de monitoreo, revisión y calificación. En algunos casos, el cumplimiento implicará diseñar e implementar nuevos procesos.
El resultado del análisis de brechas en ISO 14001, detallado, se convierte en una hoja de ruta para la implementación, facilitando el trabajo y permitiendo gestionar el tiempo y asignar los recursos adecuados.
La formación específica en el estándar ISO 14001 será sin duda un elemento indispensable para el éxito del proyecto.
Formación en Gestión Ambiental ISO 14001
El trabajo de implementación de un Sistema de Gestión Ambiental es arduo, pero los beneficios lo justifican con amplitud. Tareas como desarrollar el análisis de brechas, sólo para empezar, requerirán la participación de profesionales especializados.
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