Los Sistemas de Gestión Integrados son el resultado de la evolución natural de los diferentes estándares publicados por ISO. La aparición de la primera norma de calidad en 1987, seguida con prontitud por la llegada de estándares de Gestión Ambiental y de Seguridad y Salud en el Trabajo son los primeros pasos de esta evolución significativa.
Posteriormente, en 2005, inicia una expansión de publicaciones que llegan a todas las áreas que interesan a las organizaciones modernas. Los Sistemas de Gestión Integrados permiten enfrentar el desafío que representa para una organización atender muchos requisitos normativos, en áreas muy diversas, que no obstante presentan elementos de cumplimiento comunes.
Más recientemente, con el objetivo de armonizar las diferentes normas, se publicó el Anexo SL, también conocido como estructura de Alto Nivel. Así se llega a un enfoque de Gestión que promueve la integración como respuesta eficaz al desafío que implica cumplir con muchos requisitos en diferentes Sistemas de Gestión.
¿Qué son los Sistemas de Gestión Integrados?
Un SGI – Sistema de Gestión Integrado – es el que incluye procesos diseñados para cumplir, de forma simultánea, los requisitos de varios sistemas con propósitos diferentes: Gestión de la Calidad, Gestión Ambiental o Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, siendo estos los que usualmente conforman un SGI.
Los Sistemas de Gestión Integrados utilizan un solo documento (política, declaración, procedimiento), para satisfacer requisitos de diferentes estándares. Los objetivos también pueden ser comunes, en una alta proporción, así como la práctica de inspecciones, evaluaciones y auditorías, con sus respectivos informes.
Aunque la integración puede ser total, dependiendo de las áreas involucradas y otros factores como complejidad, ubicaciones, tamaño o regulación, es posible que algunos Sistemas Integrados de Gestión no permitirán un nivel de integración absoluto.
¿Cómo establecer el potencial de integración de Sistemas de Gestión Independientes?
En Sistemas ISO, la estructura de Alto Nivel facilita la integración. La nomenclatura de cada cláusula es igual, los requisitos similares, y a excepción de los objetivos específicos de cada estándar, la estructura es común.
ISO 27001, por ejemplo, incorpora un anexo de controles que merece un trato diferencial y único. Pero es un caso excepcional. Para establecer con certeza el potencial de integración que pueden ofrecer dos o más sistemas, los pasos a seguir son:
1. Comparar los requisitos
La estructura de Alto Nivel ISO incorpora requisitos similares desde el capítulo 4 hasta el 10. Esto facilita la comparación. Más que comparar los textos, que son muy similares, la idea es hacer un mapeo de los procesos asociados al cumplimiento de esos requisitos, para evaluar su posible integración.
El capítulo 5 en cualquier norma ISO que utilice la estructura de Alto Nivel, solicita a la organización la creación de una política promulgada por la Alta Dirección. En este caso, nada impide publicar un único documento en el que se exprese el compromiso de la Alta Dirección con la Calidad, con el cuidado del Medio Ambiente o con la Seguridad y la Salud de sus trabajadores.
Elaborar una tabla comparativa, capítulo a capítulo y requisito por requisito, es una buena idea para establecer similitudes y diferencias. Es, además, un ejercicio interesante de comprensión del propósito de cada requisito y la forma en que se puede alcanzar la conformidad.
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Los datos obtenidos en el primer paso sirven para establecer diferencias y coincidencias. Pero también para ordenar los requisitos en una lista de acuerdo con su relevancia.
Igualmente, la información obtenida es útil para ubicar cada solicitud de acuerdo con su categoría: documental, operativo, regulatorio, de procesos…
3. Establecer el nivel de integración
Los Sistemas de Gestión Integrados, que entregan todos los beneficios que este modelo de Gestión propone – ahorro de tiempo y recursos, eliminación de silos de información, facilidad para crear cultura…-, son los que muestran un nivel total o muy alto de integración.
Básicamente se diferencias tres niveles:
- Alta Integración o integración total, en el que más del 80% de los requisitos y cláusulas pueden ser integrados.
- Medio o integración parcial, en el que los números indican que la integración se produce en requisitos que representan entre el 50 y el 80% de los requisitos.
- Bajo o aditivo, cuando la media de requisitos baja del 50%. Usualmente la integración, en este caso, se limita a algunos documentos. Es típico de organizaciones sometidas a regulaciones estrictas que dificultan la integración.
La automatización, que ya ofrece interesantes beneficios a Sistemas Independientes, facilita aún más la operación de Sistemas de Gestión Integrados. Una plataforma que automatice tareas y digitalice la gestión, potenciará los resultados de la integración y facilitará la tarea de los administradores del Sistema, disminuyendo costes y ahorrando horas de trabajo.
Por otra parte, los Sistemas de Gestión Integrados necesitan profesionales especializados en el tema.
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